Studia przypadków: Cyfryzacja dokumentów w branży TSL – Jak zacząć oszczędzać od pierwszego dnia?
Cyfryzacja procesów transportowych w branży transportu, spedycji i logistyki jest dziś realnym, sprawdzonym i przynoszącym wymierne efekty kierunkiem rozwoju. Jej skuteczność potwierdzają konkretne dane operacyjne oraz doświadczenia firm, które zdecydowały się na wdrożenie elektronicznych dokumentów transportowych, takich jak eCMR, ale nie tylko.
W tym artykule prezentujemy wybrane studia przypadków z wdrożeń eCMR oraz innych e‑dokumentów, które zostały zrealizowane z wykorzystaniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów transportowych GreenTransit – zarówno w przewozach krajowych, jak i międzynarodowych.
Opisane projekty pokazują, w jaki sposób cyfrowa transformacja przekłada się między innymi na optymalizację kosztów, poprawę kontroli przewozów oraz usprawnienie współpracy między uczestnikami łańcucha dostaw. Ponadto oferują one również odpowiedź na pytanie, jak firmy z rynku TSL mogą zacząć oszczędzać czas i pieniądze już od pierwszego dnia korzystania z eCMR i pozostałych e-dokumentów na platformie GreenTransit.
W tym artykule poznasz studia przypadków z wdrożeń eCMR i innych e-dokumentów w 6 firmach:
- Avon – eCMR w firmie produkcyjnej.
- Rohlig SUUS Logistics – eCMR w spedycji kontraktowej.
- OST Sped Intermodal – eCMR w transporcie intermodalnym.
- Geberit – pełna automatyzacja eCMR, z integracją systemów.
- Coverock – cyfryzacja obiegu dokumentów dostawy.
- VIVE Group – eCMR jako nowa jakość w codziennej pracy.
Jakie korzyści i oszczędności przynosi cyfryzacja dokumentów w TSL?
Cyfryzacja i automatyzacja dokumentów transportowych porządkują między innymi jeden z najbardziej wrażliwych obszarów operacyjnych w logistyce – obieg dokumentacji przewozowej. Zastąpienie papieru elektronicznymi odpowiednikami eliminuje ręczne czynności, skraca czas realizacji procesów oraz ogranicza ryzyko błędów i opóźnień w dostępie do danych.
Doświadczenia płynące ze zrealizowanych przez GreenTransit wdrożeń oraz systematyczny pomiar ich efektywności pokazują, że przedsiębiorstwa korzystające z tej platformy osiągają szybkie i trwałe efekty operacyjne. Dodatkowo, cyfrowy obieg dokumentów staje się dla nich często fundamentem dalszej automatyzacji, integracji systemów oraz budowy przejrzystego, zrównoważonego i opartego na danych środowiska pracy.
Korzyści najczęściej wskazywane przez użytkowników eCMR i pozostałych e-dokumentów transportowych, tworzonych i obsługiwanych na platformie GreenTransit, obejmują:
- znaczące oszczędności czasu i pieniędzy – nawet ponad 80% szybciej i ponad 80% taniej w porównaniu z procesami administracji dokumentacją papierową,
- szybsze fakturowanie usług transportowych i skrócenie czasu oczekiwania na płatność,
- przyspieszenie procesu obiegu i podpisywania dokumentacji przewozowej,
- usprawnienie komunikacji między wszystkimi uczestnikami łańcucha dostaw,
- monitoring przesyłki w czasie rzeczywistym, ograniczający ryzyko opóźnień,
- eliminację błędów w dokumentacji i wzrost bezpieczeństwa transportu,
- większą dbałość o środowisko przez ograniczenie zużycia papieru i innych zasobów.
1. Studium przypadku Avon: Oszczędności z eCMR zarówno w wersji hybrydowej, jak i elektronicznej
Wdrożenie eCMR i elektronicznego obiegu dokumentów przewozowych w Avon Operations Polska z siedzibą w Garwolinie – polskim oddziale globalnej firmy kosmetycznej – było zaplanowane jako proces cyfryzacji obejmujący przewozy międzynarodowe. Jednym z celów tego projektu było przetestowanie e-dokumentów w modelu hybrydowym eCMR, w którym wersja elektroniczna jest uzupełniana jednym wydrukiem CMR przygotowywanym na potrzeby kontroli, aby docelowo być gotowym na przejście do modelu w pełni elektronicznego, opartym wyłącznie na cyfrowym obiegu dokumentów.
Już od pierwszego przewozu firma Avon odnotowała wymierne oszczędności i usprawnienia operacyjne. Cyfrowe tworzenie, udostępnianie i podpisywanie dokumentów na platformie GreenTransit skróciło czas obiegu, ograniczyło koszty związane z drukiem, wysyłką i archiwizacją oraz znacząco zmniejszyło ryzyko błędów wynikających z ręcznego przetwarzania. Dostęp do dokumentów w czasie rzeczywistym usprawnił komunikację między Avon, spedytorami i przewoźnikami, co przełożyło się na lepszą koordynację transportów.
Przejście od papieru do modelu hybrydowego spowodowało, że eCMR stał się integralnym elementem cyfrowego łańcucha dostaw w Avon.
Zobacz pełny opis wdrożenia eCMR z GreenTransit w Avon
2. Studium przypadku Rohlig SUUS Logistics: Wykorzystanie eCMR w spedycji kontraktowej
Użycie dokumentów eCMR w procesach transportowych realizowanych przez operatora logistycznego Rohlig SUUS Logistics było testem, jak cyfrowe dokumenty sprawdzają się w środowisku spedycji kontraktowej, gdzie kluczowe znaczenie mają standaryzacja procesów, wysoka jakość obsługi oraz sprawna wymiana informacji między uczestnikami łańcucha dostaw. Projekt objął zarówno przewozy krajowe, jak i międzynarodowe, dla których terminowość, kompletność dokumentacji i szybkie rozliczenia mają bezpośredni wpływ na ciągłość i efektywność operacyjną.
Zastosowanie eCMR na platformie GreenTransit umożliwiło firmie Rohlig SUUS Logistics cyfrowe zarządzanie dokumentacją przewozową w całym cyklu transportu – od wystawienia dokumentu, przez jego udostępnienie przewoźnikom i klientom, aż po podpisanie i archiwizację. Elektroniczny obieg znacząco skrócił czas przetwarzania, ograniczył liczbę błędów oraz poprawił przejrzystość procesów spedycyjnych. Szczególnie istotna okazała się możliwość bieżącego dostępu do dokumentów w czasie rzeczywistym, co usprawniło komunikację i ułatwiło zarządzanie transportami.
W tym projekcie okazało się ponadto, że eCMR w spedycji kontraktowej realnie wspiera skalowanie działalności bez proporcjonalnego wzrostu kosztów administracyjnych.
Zobacz pełny opis wdrożenia eCMR z GreenTransit w Rohlig SUUS Logistics
3. Studium przypadku OST Sped Intermodal: Zastosowanie elektronicznych zleceń spedycyjnych w transporcie intermodalnym
Firma OST Sped Intermodal, realizująca usługi logistyczne krajowe, stała przed wyzwaniem usprawnienia obsługi dokumentacji w przewozach intermodalnych, czyli łączących różne środki transportu i wykorzystujących terminale kontenerowe. Ten rodzaj przewozów charakteryzuje się wysoką złożonością operacyjną oraz wymaga precyzyjnej koordynacji między wieloma podmiotami, terminowego przekazywania dokumentacji oraz ścisłego przestrzegania procedur i regulacji prawnych. Każde opóźnienie lub błąd w dokumentacji może prowadzić do kosztownych przestojów, komplikacji w harmonogramie transportu oraz utraty kontroli nad łańcuchem dostaw.
Wdrożenie w OST Sped Intermodal umożliwiło cyfrową obsługę dokumentów w przewozach intermodalnych. Testy obejmowały międzynarodowe transporty, w których każdy dokument był tworzony, uzupełniany i udostępniany w formie elektronicznej, a wszystkie zmiany były natychmiast widoczne dla wszystkich uprawnionych uczestników. Zaimplementowany system umożliwiał obsługę nie tylko standardowych dokumentów transportowych (np. list przewozowy, kwit paletowy, protokół szkody, protokół odbioru czy dokument WZ), ale także dokumentów typowych dla transportu intermodalnego (tj. zlecenie spedycyjne). Dzięki temu zespoły operacyjne mogły szybciej reagować na zdarzenia, śledzić status przesyłek w czasie rzeczywistym i minimalizować ryzyko błędów.
To studium przypadku pokazuje, że nawet w bardzo złożonych operacjach transport może być obsługiwany szybciej, bezpieczniej i efektywniej dzięki cyfrowym dokumentom.
Zobacz pełny opis wdrożenia eCMR z GreenTransit w OST Sped Intermodal
4. Studium przypadku Geberit: Od papieru do pełnej automatyzacji i integracji systemów
Pilotaż w firmie Geberit, która jest producentem ceramiki łazienkowej, został początkowo zaplanowany jako projekt porównawczy. Jego celem było zestawienie tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów z modelem hybrydowym opartym na eCMR i jednym papierowym egzemplarzu listu przewozowego (na potrzeby kontroli). Różnice między modelem papierowym a hybrydowym okazały się bardzo wyraźne. Elektroniczne tworzenie, udostępnianie i podpisywanie dokumentów znacząco skróciło czas ich obiegu, ograniczyło ryzyko błędów oraz zapewniło bieżący dostęp do danych transportowych. Co istotne, eCMR sprawdził się również podczas kontroli drogowych, potwierdzając zgodność eCMR z obowiązującymi przepisami.
Bardzo dobre wyniki porównania sprawiły, że Geberit zaplanował dalsze wykorzystanie eCMR w modelu hybrydowym jako nowego standardu obsługi dokumentacji przewozowej, a równolegle rozpoczął prace nad kolejnymi usprawnieniami. Następnym krokiem stała się automatyzacja procesów oraz integracja eCMR z wykorzystywanymi systemami IT, co umożliwia jeszcze większą redukcję pracy manualnej, poprawę jakości, zwiększenie kontroli oraz dalsze skrócenie czasu obsługi transportów.
Ten projekt pokazuje, że wdrożenie eCMR może stanowić impuls i punkt wyjścia do szerszej cyfrowej transformacji procesów logistycznych, uwzględniającej integracje z innymi systemami.
Zobacz pełny opis wdrożenia eCMR z GreenTransit w Geberit
5. Studium przypadku Coverock: Cyfryzacja dokumentów transportowych bez eCMR
Wdrożenie zrealizowane w firmie Coverock – będącej producentem nowoczesnych materiałów izolacyjnych – pokazuje, że wymierne korzyści operacyjne może przynieść nawet cyfryzacja dokumentów transportowych bez wykorzystania eCMR. Projekt skoncentrował się na usprawnieniu procesu obiegu dokumentów dostawy (tzw. delivery note), które w codziennej działalności naszego partnera generowały znaczące obciążenie administracyjne oraz zajmowały cenny czas zarówno pracowników, jak i klientów.
Zastosowanie platformy GreenTransit pozwoliło firmie Coverock uporządkować i zautomatyzować obieg dokumentacji w transportach – bez konieczności zmiany procesów związanych z listami przewozowymi. Dokumenty były tworzone, udostępniane, podpisywane i archiwizowane w formie elektronicznej, co znacznie skróciło czas i obniżyło koszty obsługi dokumentacji. Szczególnie istotne okazało się natychmiastowe udostępnianie dokumentów odbiorcom oraz możliwość ich weryfikacji i podpisywania bez konieczności oczekiwania na papierowe wersje.
Firma Coverock podkreśla, że nawet częściowa cyfryzacja – bez wdrażania eCMR – przyniosła zauważalne oszczędności, poprawiła przejrzystość procesów oraz ułatwiła codzienną pracę.
Zobacz pełny opis wdrożenia systemu GreenTransit w Coverock
6. Studium przypadku VIVE Group: Uproszczenie pracy i procesów dzięki e-dokumentom
Testy w firmie VIVE Group – zajmującej się recyklingiem odzieży – koncentrowały się na zweryfikowaniu wszystkich funkcjonalności systemu GreenTransit w rzeczywistych warunkach operacyjnych. Ale projekt nie ograniczał się wyłącznie do sprawdzania samej technologii – był okazją do zobaczenia w praktyce, jak automatyzacja procesów administracyjnych wpływa na efektywność pracowników i firmy, a także jakość współpracy w ramach łańcucha dostaw.
Rezultaty pilotażu były jednoznaczne: procesy obsługi dokumentacji stały się prostsze, bardziej przejrzyste, mniej kosztowne i mniej czasochłonne. Wdrożenie systemu GreenTransit mocno zmieniło na lepsze pracę wykonywaną w trakcie przewozów – realizowanych za granicą. Po zakończeniu fazy testowej rozpoczęły się prace nad integracją GreenTransit z innymi systemami i procesami operacyjnymi VIVE Group, aby platforma stała się strategicznym elementem obsługi transportów.
Efekty tego wdrożenia były w VIVE Group odczuwalne natychmiast: procesy przyspieszały, a pracownicy mogli skupić się na priorytetach i podejmowaniu decyzji.
Zobacz pełny opis wdrożenia eCMR z GreenTransit w VIVE Group
Jak przekuć doświadczenia innych w korzyści dla Twojej firmy? Jak możesz zacząć oszczędzać z e-dokumentacją już teraz?
Cyfryzacja dokumentów transportowych nie wymaga wiedzy technicznej, skomplikowanych wdrożeń ani inwestycji finansowych w sprzęt czy oprogramowanie. Każda firma może już dziś rozpocząć korzystanie z eCMR i innych e-dokumentów transportowych na platformie GreenTransit, czerpiąc od razu wymierne benefity w postaci oszczędności czasu i kosztów, zwiększenia efektywności oraz usprawnienia procesów.
System GreenTransit został zaprojektowany tak, aby wdrożenie było szybkie, sprawne i proste. Na każdym etapie wspieramy wszystkich użytkowników – od konfiguracji systemu i szkolenia zespołów, po ewentualne dostosowanie, personalizację i integrację z innymi systemami. GreenTransit jest intuicyjny i wygodny w użyciu – dokumenty można tworzyć, podpisywać i udostępniać w pełni elektronicznie, a dostęp do nich jest zapewniony wszystkim uczestnikom transportu w czasie rzeczywistym.
Dzięki temu od pierwszego dnia z GreenTransit użytkownicy mogą w pełni korzystać ze wszystkich funkcjonalności systemu, firmy zaczynają oszczędzać czas i pieniądze, komunikacja poprawia się, a obieg dokumentów staje się szybszy i mniej podatny na błędy.
Sprawdź, jak szybko i łatwo można zrealizować proces wdrożenia systemu GreenTransit
Sprawdź to wszystko w praktyce – skontaktuj się z nami, aby uzyskać dostęp testowy do systemu GreenTransit: bez opłat, bez limitów, na cały miesiąc, do wykorzystania podczas realnych przewozów Twojej firmy!
