Jak cyfryzacja dokumentów z GreenTransit zmienia oblicze logistyki w Polsce?
Jeszcze niedawno nikt nie przypuszczał, że cyfryzacja dokumentacji przewozowej stanie się jednym z ważniejszych kierunków rozwoju branży transportu, spedycji i logistyki. Tymczasem rosnące wymagania klientów, presja czasu, koszty obsługi i wymogi prawne sprawiają, że tradycyjne procesy i papierowe dokumenty stają się nieadekwatne do wymogów oraz nieefektywne.
I właśnie tutaj pojawia się GreenTransit – system elektronicznego obiegu dokumentów transportowych, który został stworzony po to, aby całkowicie wyeliminować papier z obsługi przewozów i wprowadzić pełną automatyzację w zarządzaniu dokumentami towarzyszącymi transportom. Od strony praktycznej system GreenTransit ma na celu zapewnić stosującym go firmom m.in. oszczędności czasu i pieniędzy, zwiększenie efektywności operacyjnej oraz poprawę przepływu informacji między wszystkimi uczestnikami łańcucha dostaw.
W tym artykule przyglądamy się szczegółowo kluczowym funkcjonalnościom systemu GreenTransit oraz prezentujemy, jak zmieniają one codzienną pracę wykonywaną w firmach transportowych, spedycyjnych i logistycznych.
Automatyczne generowanie dokumentów – minimalizacja ręcznej pracy i błędów
Jedną z większych bolączek firm z branży TSL jest powtarzalność zadań administracyjnych. Ręczne tworzenie listów przewozowych, protokołów szkód czy kwitów paletowych zajmuje czas, angażuje pracowników i generuje ryzyko błędów. GreenTransit rozwiązuje te problemy u źródła, oferując automatyczne generowanie dokumentów bez konieczności ręcznego, żmudnego, czasochłonnego wypełniania szablonów.
System może pobierać dane ze źródeł zewnętrznych – m.in. systemów klasy TMS, WMS czy ERP – i na ich podstawie tworzyć komplet wymaganych dokumentów. Oznacza to pełną automatyzację procesu, od zlecenia po gotowy eCMR, dokument WZ czy protokół odbioru. W praktyce firma oszczędza godziny pracy na każdym przewozie, a eliminacja błędów ludzkich pozwala uniknąć nieporozumień z klientami, reklamacji, opóźnień i kar. Efektem jest nie tylko zwiększona produktywność przedsiębiorstwa, ale także większa wiarygodność danych – dokumenty są spójne, poprawne i zgodne z obowiązującymi szablonami.
Kompletna dokumentacja przewozowa – jedno narzędzie do wszystkich dokumentów
Choć GreenTransit jest kojarzony głównie z eCMR, to jednak nie ogranicza się tylko do tego jednego rodzaju dokumentów. Obsługuje pełen zestaw stosowanych w logistyce i transporcie plików: od listów przewozowych krajowych i międzynarodowych, przez dokumenty WZ, kwity paletowe, protokoły szkody, aż po inne pliki w formacie PDF wykorzystywane w codziennych procesach. Co więcej, dzięki opcji personalizacji systemu, istnieje możliwość dodania własnych wzorów dokumentów, dostosowanych do specyfiki działalności konkretnej firmy.
W rezultacie firma otrzymuje jedno, zintegrowane środowisko pracy, które pozwala na prowadzenie pełnego obiegu wszystkich dokumentów przewozowych – zaczynając od momentu utworzenia zlecenia, kończąc na archiwizacji po dostawie. Wszystko odbywa się w obrębie jednego systemu, bez konieczności przełączania się między aplikacjami czy programami. To rozwiązanie znacząco poprawia przejrzystość procesów i ułatwia kontrolę nad każdym etapem realizacji transportu.
Automatyczne udostępnianie dokumentów – przepływ informacji w czasie rzeczywistym
W tradycyjnym modelu wymiana dokumentacji między uczestnikami łańcucha dostaw jest czasochłonna i skomplikowana. Dokumenty w wersjach papierowych krążą między firmami z udziałem poczty lub kurierów, ich skany są wysyłane w e-mailach lub przechowywane w chmurach, do których nie każdy ma dostęp. A przekazywanie wszystkich informacji musi odbywać się e-mailowo lub telefonicznie. GreenTransit całkowicie zmienia ten schemat, wprowadzając automatyczne udostępnianie dokumentów wszystkim uprawnionym stronom – od nadawcy, przez spedycję, magazyn, przewoźnika, aż po odbiorcę.
Każdy uczestnik procesu realizowanego z zastosowaniem systemu GreenTransit ma dostęp do aktualnych wersji dokumentów w czasie rzeczywistym, co zwiększa transparentność całego łańcucha dostaw. Oznacza to koniec sytuacji, w których np. koordynator nie wie, czy towar został już załadowany lub dostarczony. Z GreenTransit informacje są aktualne i dostępne w jednym miejscu. Taka centralizacja nie tylko usprawnia komunikację, ale też pozwala monitorować status przesyłek na bieżąco, co ma ogromne znaczenie w kontekście zarządzania terminowością i obsługi klienta.
Powiadomienia systemowe o ważnych zdarzeniach – koniec z informacyjnym chaosem
Jednym z kluczowych elementów efektywnego zarządzania transportem jest dobra komunikacja. GreenTransit oferuje więc automatyczny system powiadomień, który informuje użytkowników o każdej istotnej zmianie – np. o nowym wygenerowanym lub wgranym dokumencie, modyfikacji wprowadzonej w dokumentacji, zaplanowanym terminie załadunku lub rozładunku, podpisaniu listu przewozowego czy potwierdzeniu dostawy.
Dzięki temu każdy uczestnik łańcucha dostaw dysponuje tym samym zestawem informacji, bez konieczności wysyłania e-maili czy wykonywania telefonów. System pozwala również spersonalizować komunikację i zdefiniować własne alerty – dopasowane do specyfiki firmy, jej partnerów i klientów. W efekcie procesy stają się bardziej przewidywalne, planowanie pracy łatwiejsze, a błędy komunikacyjne praktycznie znikają. Wdrożenie GreenTransit oznacza zatem nie tylko cyfryzację dokumentacji, ale także znaczącą poprawę współpracy między działami wewnątrz jednej firmy i między partnerami biznesowymi.
Weryfikacja i korekta dokumentów – aktualne informacje zawsze w zasięgu ręki
Każdy błąd w dokumentacji transportowej może oznaczać kosztowne opóźnienie, problematyczną reklamację, karę umowną, a nawet dotkliwe odszkodowanie. Dlatego GreenTransit umożliwia natychmiastową weryfikację dokumentów po ich otrzymaniu – użytkownik może wszystko sprawdzić, wprowadzić odpowiednie poprawki lub zgłosić uwagi bezpośrednio w systemie.
Ta funkcjonalność ma ogromne znaczenie praktyczne. Zamiast wymieniać długie wątki e-mailowe czy wykonywać serię telefonów, wszystkie poprawki dokonywane są szybko, sprawnie i w jednym miejscu. Dzięki temu komunikacja jest szybsza, błędy wychwytywane wcześniej, a ryzyko sporów znacząco maleje. Dla firm przewozowych, logistycznych i spedycyjnych oznacza to nie tylko usprawnienie codziennej pracy, ale też większe bezpieczeństwo kontraktowe.
Podpis elektroniczny bezpośrednio na ekranie – prosto, szybko oraz w pełni legalnie
Podpisywanie dokumentacji przewozowej nigdy nie było tak proste jak teraz z GreenTransit. System umożliwia uzyskiwanie podpisów bezpośrednio na ekranie urządzenia mobilnego posiadanego już przez kierowcę – tabletu lub smartfona – bez konieczności używania podpisu kwalifikowanego, specjalnego oprogramowania czy dodatkowego sprzętu.
Ponadto, GreenTransit automatycznie powiadamia odpowiednie osoby o złożeniu podpisu, co umożliwia natychmiastowe wystawienie faktury i przyspieszenie płatności za usługę transportową. Eliminuje to konieczność przesyłania dokumentów papierowych kurierem lub pocztą, a więc generuje też oszczędności finansowe i ekologiczne. Wszystkie oryginały dokumentów są przechowywane cyfrowo i dostępne online, więc zarówno personel administracyjny, jak i dział księgowości mogą korzystać z nich w dowolnym momencie.
Archiwizacja dokumentów online – porządek dziś oraz łatwy dostęp w przyszłości
System GreenTransit automatycznie archiwizuje wszystkie wygenerowane i wgrane dokumenty przez obowiązujący prawnie okres 5 lat, a nawet dłużej. Porządkuje pliki w strukturze folderów przypisanych do konkretnych przewozów, kontrahentów i okresów rozliczeniowych.
Dzięki takiej organizacji znalezienie dowolnego dokumentu zajmuje dosłownie chwilę. Księgowość ma bezpośredni dostęp do archiwum, może więc sama pobierać potrzebne dokumenty i rozliczać przewozy bez proszenia działów operacyjnych o oryginały. To nie tylko wygoda, ale też realne odciążenie administracyjne. Archiwum GreenTransit to także gwarancja przechowywania dokumentacji transportowej w formie bezpiecznej i trwałej.
Personalizacja – dokumenty na miarę potrzeb firmy
Klienci korzystający z GreenTransit mogą dopasować system do swoich potrzeb i preferencji. Z jednej strony są to elementy wizerunkowe – na wszystkich dokumentach można np. zamieścić logo firmy albo zaprojektować indywidualny nagłówek lub stopkę z danymi firmy. Ale to również aspekty merytoryczne – w ramach systemu można zastosować własny wzór dokumentu, na który składają się zarówno indywidualny układ treści, czyli np. dodatkowe pola formularza, jak i firmowa szata graficzna czy kolorystyka.
To wszystko to oczywiście nie tylko estetyka – personalizacja ułatwia rozpoznawanie dokumentów w obiegu, podnosi profesjonalizm firmy i pozwala budować spójność marki w oczach kontrahentów. Dzięki takiemu elastycznemu podejściu każda firma może stworzyć dokumenty, które nie tylko spełniają wymogi formalne, ale też odzwierciedlają indywidualny branding i wysokie standardy jakości.
Integracja – cyfrowy ekosystem dla łańcucha dostaw
System GreenTransit można połączyć z innymi narzędziami wykorzystywanymi w transporcie, spedycji, logistyce – od TMS i WMS, przez ERP, po autorskie rozwiązania IT. Możliwości integracji systemu GreenTransit obejmują m.in.: wykorzystanie API do płynnego połączenia z innymi systemami, importowanie i eksportowanie danych przy użyciu plików CSV, zastosowanie komunikatów opracowanych w standardzie GS1 oraz użycie innych metod preferowanych przez klienta.
Tak szeroko zakrojone opcje integracji powodują, że łatwiejsze staje się monitorowanie transportów, kontrolowanie floty czy zarządzanie zamówieniami – w pełni automatyczne i w czasie rzeczywistym. To oznacza też mniej ręcznej pracy, pełną spójność informacji i szybsze reagowanie na zmiany w zleceniach. Dodatkowo integracja z istniejącą infrastrukturą IT pozwala na lepsze wykorzystanie dostępnych zasobów i znaczną redukcję kosztów operacyjnych.
Bezpieczeństwo – cyfrowe, prawne, fizyczne
Bezpieczeństwo cyfrowe to nie tylko popularny slogan, ale rzeczywista potrzeba – również w kontekście cyfryzacji dokumentów transportowych. GreenTransit korzysta z infrastruktury serwerowej AWS i zaawansowanego szyfrowania danych stosowanego w systemach bankowych. Decydując się na przejście z tradycyjnych, papierowych dokumentów na ten system elektronicznego obiegu dokumentacji, można mieć pewność, że zastosowane zabezpieczenia skutecznie ochronią dokumenty przed nieuprawnionym dostępem oraz zagwarantują najwyższy poziom dostępności i trwałości danych.
Równie ważne jest bezpieczeństwo prawne systemu GreenTransit – pełna zgodność z regulacjami przy zastosowaniu wersji hybrydowej, czyli łączącej elektroniczny dokument z jednym wydrukiem na potrzeby kontroli w trakcie przewozu. Polskie przepisy nie zabraniają korzystania z elektronicznej formy dokumentów, a protokół uzupełniający do konwencji CMR stwierdza możliwość korzystania w Polsce z cyfrowych listów przewozowych. Ponadto, w Polsce trwają prace legislacyjne nad umożliwieniem stosowania tylko elektronicznych dokumentów przewozowych, a na poziomie Unii Europejskiej zbliża się termin wdrożenia rozporządzenia eFTI na temat elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego, dzięki któremu od 9 lipca 2027 roku każda firma działająca na terytorium UE będzie mogła stosować e-dokumenty transportowe i zrezygnować z wersji hybrydowej.
Dodatkowo GreenTransit wpisuje się w zasady bezpieczeństwa fizycznego. Pandemia pokazała, jak ważne jest zachowanie higieny. A najbardziej higieniczne podejście to rezygnacja z papierów, które wielokrotnie przechodzą z rąk do rąk. System GreenTransit daje każdemu uczestnikowi procesu transportowego możliwość korzystania z potrzebnych mu dokumentów za pośrednictwem swojego własnego komputera, tabletu czy smartfonu. Ale bezpieczeństwo fizyczne to również mniejsze ryzyko utraty lub zniszczenia dokumentów w transporcie.
Prostota obsługi – technologia dla każdego
Mimo tak zaawansowanej architektury i tak wielu różnych funkcjonalności, GreenTransit jest systemem intuicyjnym i przyjaznym dla użytkownika. Działa płynnie na komputerze, tablecie i smartfonie, a do jego obsługi wystarczą podstawowe umiejętności obsługi tych urządzeń.
Co więcej, decydując się na stosowanie GreenTransit, każdy klient otrzymuje szkolenie po wdrożeniu oraz stałe wsparcie techniczne. Dzięki temu użytkownicy szybko oswajają się z systemem, a cyfryzacja dokumentacji staje się naturalną częścią codziennej pracy, a nie źródłem frustracji.
GreenTransit zmienia logistykę – może pomóc też Twojej firmie!
GreenTransit nie jest po prostu zwykłym narzędziem do administrowania dokumentami przewozowymi. To kompleksowy system zarządzania informacją transportową, który łączy efektywność operacyjną i oszczędności z głęboką automatyzacją procesów i prostotą obsługi. Wprowadza porządek i skuteczność tam, gdzie dotąd panował chaos papierowych dokumentów, e-maili, linków i segregatorów. Dzięki temu każda firma transportowa, spedycyjna czy logistyczna może w pełni kontrolować obieg dokumentów przewozowych, skrócić czas obsługi zleceń i wzmocnić przewagę konkurencyjną.
Możliwości, jakie daje system GreenTransit, doceniły już takie znane i cenione marki jak Avon, Geberit, Rohlig SUUS Logistics czy Coverock. Do grona przedsiębiorstw, które już dziś zyskują wymierne korzyści z cyfryzacji dokumentów, może dołączyć również Twoja firma.
Skontaktuj się z nami i przetestuj GreenTransit przez miesiąc – bez opłat i limitów, na prawdziwych realizowanych przewozach.
