O systemie

System GreenTransit stworzony przez start-up SHM Sp. z o.o. jest to system, który umożliwi wycofanie dokumentacji w wersji papierowej w branży TSL.

To coś więcej niż e-CMR

Temat wycofania dokumentacji papierowej jest coraz popularniejszy w krajach Unii Europejskiej. GreenTransit jest czymś więcej niż tylko elektronicznym listem przewozowym. Jest to platforma, która zastępuje każdy dokument występujący w procesie przewozu z papierowej wersji na elektroniczną.

Umożliwiamy integrację z obecnie stosowanymi systemami w przedsiębiorstwach. Skontaktuj się z nami i przekonaj o możliwościach i korzyściach z wdrożenia systemu GreenTransit!

Znaczące oszczędności

Realia transportu, które towarzyszyły podczas tworzenia GreenTransit uświadamiały nam, że wypełnianie oraz dalsza obsługa papierowych wersji dokumentów zabiera zdecydowanie za dużo czasu. Naszym priorytetem było skrócenie tego procesu oraz utrzymanie największego poziomu intuicyjności systemu.

Poniższe wyliczenia opierają się na danych przedstawionych w analizie wykonanej przez SIRA Consulting Research dla Ministerstwa Transportu w Danii. Przeciętny godzinowy koszt pracy wymagał rozszerzenia o średnie krajowe i koszty ponoszone przez pracodawcę związane z utrzymaniem pracownika. Obliczenia wykonano na podstawie przeciętnego wynagrodzenia w III kwartale 2020 r. W tabeli przedstawiono koszty związane z obsługą procesu przewozu. Dodatkowo uwzględniono czynności występujące po realizacji usługi transportu.

Tabela 1 - wykorzystanie papierowych wersji dokumentów

Tabela 2 - elektroniczny obieg dokumentacji

W tabeli nr. 2 został przedstawiony przypadek kosztów obsługi dokumentacji przy stosowaniu elektronicznego listu przewozowego. Operacje 1 oraz 2 nie występują z powodu generowania listu przewozowe na podstawie danych z systemu lub zamówienia. Kontrola ładunku przebiega identycznie jak w przypadku stosowania dokumentacji w wersji papierowej. Nie występuje przekaz dowodów oraz archiwizacja z powodu elektronicznego dostępu do danych przez wszystkich uczestników procesu transportowego w czasie rzeczywistym.
Tym samym czas potrzebny do obsługi zmalał z 23 do 9 minut, co niesie redukcję kosztów związanych z obsługą dokumentacji z 15,61 zł do 6,11

Dzięki systemowi firmy SHM Sp. z o.o. dokumenty może przygotować nawet spedytor w dowolnym momencie i przesłać je do kierowcy, który nie musi poświęcać swojego cennego czasu na obsługę stosu kartek.

Prostota w działaniu i bezpieczeństwo

System GreenTransit przechowuje dane w chmurze S3 serwisu AWS (Amazon Web Services), co gwarantuje poziom trwałości na poziomie 99,999999999%, natomiast dostępność systemu jest utrzymywana na poziomie 99,99% w ciągu roku. Oznacza to możliwie jedno z największych poziomów dostępności systemu- będziemy działać wtedy, kiedy nas potrzebujesz.  

Wykorzystywana technologia PWA zapewnia również dostępność systemu na komputerze, telefonie oraz tablecie za pomocą przeglądarki. Co w przypadku braku dostępu do Internetu podczas kontroli? Bez obaw, ostatnie otworzone karty mogą zostać zapisane w historii przeglądarki, co umożliwi przedstawienie dokumentów do kontroli nawet w przypadku braku dostępu do Internetu. 

Tworząc system GreenTransit naszym celem było zoptymalizowanie każdego procesu związanego z dokumentami potrzebnymi do wykonania transportu, dlatego dużą uwagę przywiązaliśmy do codziennych użytkowników systemu – kierowców i magazynierów. Są to osoby, które codziennie spotykają się z czasochłonnym wypełnianiem oraz problematycznym przechowywaniem dokumentów. Po analizie pracy użytkowników dostosowaliśmy interfejsy do wyświetlania najważniejszych i potrzebnych funkcji, które pozwolą na uzupełnienie i podpisanie dokumentów za pomocą paru kliknięć. Zajmuje to zdecydowanie mniej czasu, a proces implementacji naszego rozwiązania jest niesamowicie prosty i szybki.

Czas to pieniądz

Firmy w branży TSL borykają się z ogromnymi karami i kosztami, które należy ponieść za nieterminowe załadunki i rozładunki. Bardzo często związane jest to ze źle wypełnionymi dokumentami i nieporozumieniami w przepływie informacji. 

Ograniczamy te problemy do kompletnego minimum. Obecnie każdy kierowca posiada telefon lub inne urządzenie elektroniczne, które pozwoli na odczytywanie dokumentów oraz prace naszego systemu. Połączenie każdego ogniwa w łańcuchu dostaw przez nasz system, umożliwia nadawcą oraz odbiorcą towarów przygotować się na sprawny załadunek/rozładunek. Magazynierzy jeszcze przed przyjazdem auta na miejsce, wiedzą dokładnie jakie auto przyjedzie, kto jest kierowcą, a także mają wgląd do dokumentów. 

Płatność następuje po zakończonym miesiącu rozliczeniowym. Znaczy to, że nie pobieramy żadnych opłat na poczet korzystania z naszego systemu, nasi klienci płacą tylko i wyłącznie za przestrzeń i dokumenty, które wykorzystali w poprzednim miesiącu. Jest to niesamowicie proste oraz tanie w porównaniu do kosztów związanych z obsługą dokumentów papierowych.

CZY WIESZ ŻE?

Dzięki szybkiemu potwierdzeniu dostawy towaru za granicę, nie trzeba odprowadzać VAT od sprzedanych produktów. Według holenderskiego związku transportowego TLN (Transport Logistiek Nederland), sektor transportu dzięki elektronicznej dokumentacji jest w stanie zaoszczędzić nawet 180 mln €.

Oczekuje się, że operatorzy transportu drogowego, z których 99% to MŚP, skorzystają w związku z zaoszczędzeniem około 60% kosztów administracyjnych w całej branży.

Ponadto dzięki eliminacji papierowych dokumentów w transporcie rocznie zaoszczędzono by około 160 mln kartek papieru przy średniej wynoszącej 3 kopie każdego dokumentu na transport, których by się już nie drukowało.

Przekłada się to na 360 mln drzew rocznie!

Papierowa wersja dokumentów

  • Czas od wykonania transportu do płatności dochodzi nawet do 111 dni!
  • Uzyskanie szybszej płatności wiążę się z wysłaniem oryginałów dokumentów pocztą, a co za tym idzie generowaniem dodatkowych kosztów, które w skali roku tworzą niebotyczne kwoty.
  • Konieczne jest ręczne wypełnianie każdego z dokumentów, często skutkuje to błędami i dodatkowym zużyciem papieru.
  • Przechowywanie dokumentacji transportowej wymagane jest przez 5 lat. Przy dużej ilości zleceń skutkuje to zajęciem ogromnej przestrzeni za którą zwykle trzeba zapłacić.
  •  Zgubienie dokumentów lub błąd w dokumentach = brak płatności.

GreenTransit

  • Rozpoczęcie procesu fakturowania zaraz po zakończonym transporcie.
  • Koszty generowania oraz przechowywania dokumentów są 4 razy mniejsze!
  • Usprawnienie procesu administracji dokumentów przez stworzenie folderów w których znajdziemy wszystkie dokumenty i uwagi dotyczące jednego transportu.
  • Łatwość w odnalezieniu dokumentów.
  • Bezpieczeństwo przechowywanych danych.