E-dokumenty w branży transportowej – Czy są zgodne z prawem?
W świecie transportu i logistyki cyfryzacja procesów administracyjnych staje się coraz bardziej powszechna. Firmy coraz chętniej sięgają po nowoczesne rozwiązania, takie jak elektroniczne listy przewozowe (eCMR), a także elektroniczne dokumenty WZ, kwity magazynowe czy protokoły odbioru.
Choć e-dokumenty przynoszą szereg możliwości i korzyści dla firm, to to wciąż przejście na cyfrowy obieg dokumentów przewozowych wzbudza wiele wątpliwości, zwłaszcza tych dotyczących ich zgodności z przepisami prawa – zarówno w Polsce, jak i na terytorium Unii Europejskiej.
W tym artykule przedstawiamy kluczowe informacje regulacyjne, które pozwolą dogłębnie zrozumieć aktualny stan prawny dotyczący stosowania eCMR i innych e-dokumentów w transporcie, wdrożyć już teraz e-dokumenty w bezpieczny sposób oraz poznać przyszłość cyfrowej dokumentacji w TSL.
Tak, e-dokumenty w TSL już dziś mogą być zgodne z prawem!
W niedalekiej przyszłości czekają nas ważne zmiany prawne, o których piszemy w dalszej części tego artykułu i które wprowadzą możliwość pełnej cyfryzacji dokumentów transportowych na terytorium Polski i Unii Europejskiej.
Jednak już dziś można całkowicie zgodnie z obowiązującymi przepisami stosować eCMR i inne e-dokumenty przewozowe – o ile zostaną spełnione konkretne warunki:
- Przepisy krajowe państwa, na terytorium którego odbywa się transport, muszą dopuszczać stosowanie formy dokumentowej, czyli takiej, która nie wymaga składania własnoręcznego podpisu na dokumencie.
- Państwo, na terytorium którego odbywa się transport, musi mieć podpisany protokół uzupełniający eCMR do konwencji CMR, który stwierdza możliwość korzystania z elektronicznych listów przewozowych (Polska przystąpiła do niego w 2019 roku).
- W Polsce można stosować e-dokumenty przewozowe w wersji hybrydowej, a w transporcie międzynarodowym należy sprawdzić przepisy poszczególnych krajów.
Przed wejściem w życie rozporządzenia eFTI oraz zmian w polskim systemie prawnym (o czym piszemy w dalszej części artykułu), zaleca się stosowanie wersji hybrydowej eCMR i innych e-dokumentów przewozowych.
Takie hybrydowe rozwiązanie jest dostępne w systemie elektronicznego obiegu dokumentacji transportowej GreenTransit. Decydując się na wdrożenie tego podejścia, można połączyć bezpieczeństwo prawne z korzyściami płynącymi z cyfryzacji.
W podejściu hybrydowym stosowanym przez GreenTransit cały proces – od generowania, przez udostępnianie, podpisywanie, aż po archiwizację dokumentów – odbywa się automatycznie i online. Dzięki temu możliwe jest szybkie i bezproblemowe przesyłanie dokumentów między wszystkimi stronami zaangażowanymi w proces transportu.
Wersja hybrydowa wymaga dodatkowo wydrukowania jednego egzemplarza listu przewozowego na czas transportu – po uzyskaniu podpisu od nadawcy i przewoźnika. Jest to zabezpieczenie na wypadek kontroli drogowej, które pozwala przewoźnikom spełnić wymogi prawne. Taki dokument fizyczny zapewnia bezpieczeństwo i jest akceptowany przez organy kontrolne.
E-dokumenty transportowe w Unii Europejskiej – od 2027 roku
Unia Europejska już od kilku lat konsekwentnie dąży do ujednolicenia i cyfryzacji procesów związanych z transportem towarowym. Kluczowym krokiem w tym kierunku jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 z 15 lipca 2020 roku na temat elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego. Jest ono nazywane również skrótem eFTI, który pochodzi od angielskiej nazwy rozporządzenia: Electronic Freight Transport Information.
Rozporządzenie to wyznacza harmonogram wdrażania rozwiązań technicznych i prawnych w poszczególnych państwach członkowskich, które umożliwią pełną cyfryzację wymiany informacji w procesach transportowych – w formie elektronicznej i na poziomie całej Unii Europejskiej:
- Od stycznia 2025 roku państwa członkowskie mogą rozpocząć tworzenie systemów IT umożliwiających organom kontrolnym weryfikację danych zgodnych z eFTI.
- Do września 2025 roku Komisja Europejska określi wymagania techniczne i funkcjonalne dla systemów eFTI oraz zasady certyfikacji platform i dostawców usług.
- Od stycznia 2026 roku dostawcy usług mogą zacząć tworzyć platformy eFTI, a właściwe organy mogą rozpocząć korzystanie z danych przechowywanych na certyfikowanych platformach.
- Od 9 lipca 2027 roku rozporządzenie eFTI w pełni wchodzi w życie, czyli organy kontrolne w UE będą zobowiązane do akceptowania elektronicznych informacji transportowych udostępnianych przez operatorów za pośrednictwem certyfikowanych platform eFTI.
Z punktu widzenia firm działających na rynku transportu i logistyki najważniejsza jest ta ostatnia data. Warto jednak zrozumieć jej prawdziwe znaczenie:
- Termin 9 lipca 2027 roku jest obowiązujący dla państw członkowskich w zakresie wprowadzenia możliwości akceptowania e-dokumentów przewozowych. Zatem od tego momentu dla przedsiębiorstw nie będzie obowiązku, ale będzie możliwość stosowania dokumentów cyfrowych.
- W praktyce oznacza to, że od 9 lipca 2027 roku każda firma działająca na terytorium Unii Europejskiej będzie mogła stosować e-dokumenty transportowe i zrezygnować z wersji hybrydowej wymagającej drukowania jednego egzemplarza papierowego.
Nowy obowiązek firm związany z e-dokumentami – od 2029 roku
Choć rok 2027 przyniesie zmiany nieobligatoryjne dla firm, to omawiane powyżej unijne rozporządzenie na temat elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego wprowadza też nowy obowiązek dla przedsiębiorstw.
Od 2029 roku wszystkie firmy biorące udział w procesach transportowych realizowanych w relacjach business-to-business na terytorium Unii Europejskiej będzie obowiązywać wymóg technicznej gotowości do odbioru dokumentów przewozowych w formie elektronicznej.
I znów, również w tym aspekcie, warto dobrze zrozumieć ten nowy obowiązek prawny:
- Zmiana ta nie oznacza obowiązku stosowania e-dokumentów przez wszystkich uczestników łańcucha dostaw.
- Ale jeśli jedna firma zdecyduje się na korzystanie z e-dokumentu (np. eCMR), to pozostali uczestnicy łańcucha dostaw będą musieli mieć możliwość ich technicznego odbioru.
- A zatem w praktyce do 2029 roku każda firma biorąca udział w procesach transportowych realizowanych w relacjach business-to-business na terytorium Unii Europejskiej musi mieć odpowiednie rozwiązanie techniczne, aby być gotową na pracę z cyfrowymi dokumentami, czyli ich otrzymywanie, akceptowanie, podpisywanie czy archiwizowanie.
E-dokumenty transportowe w Polsce – zmiany prawne już wkrótce
W Polsce trwają prace legislacyjne nad dostosowaniem przepisów prawnych do nowych możliwości technologicznych w obszarze cyfryzacji transportu. Jest to również polska inicjatywa mająca na celu umożliwienie stosowania elektronicznych dokumentów przed pełnym wejściem w życie eFTI w 2027 roku (co ważne, podobne inicjatywy może podejmować każde inne państwo członkowskie Unii Europejskiej). Planowane w Polsce zmiany mają objąć ustawę o transporcie drogowym oraz ustawę regulującą prawo przewozowe i zakładają, że na terytorium Polski:
- Podczas kontroli drogowej kierowca będzie mógł okazać dokument związany z przewożonym ładunkiem w postaci elektronicznej, z użyciem środków komunikacji elektronicznej.
- List przewozowy będzie można wystawić w formie pisemnej w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej.
- Jeden egzemplarz dokumentu w postaci papierowej lub dokument w postaci elektronicznej musi otrzymać nadawca.
W chwili przygotowywania tego artykułu prace legislacyjne są wciąż w toku i prowadzone są konsultacje publiczne. Dokumenty związane z tymi działaniami są na bieżąco publikowane na stronie rządowej. Spodziewamy się, że wejście w życie nowych przepisów może nastąpić już niebawem – być może nawet w trzecim kwartale 2025 roku. Na konkretną datę i ostateczne zapisy ustawy należy jednak jeszcze poczekać.
W toku konsultacji publicznych jako GreenTransit współpracowaliśmy z Fundacją GS1 Polska, aby zgłosić do projektu ustawy propozycję zmiany – bardzo ważną z praktycznego punktu widzenia. Zaproponowaliśmy wprowadzenie możliwości stosowania podpisu w formule on screen, czyli podpisu niekwalifikowanego – zamiast wymogu używania podpisu kwalifikowanego lub certyfikowanego, co dla przedsiębiorstw generowałoby dodatkowe formalności i koszty. Wprowadzenie do ustawy naszej propozycji stanowiłoby ogromne ułatwienie dla uczestników łańcucha dostaw, znacząco upraszczające wdrażanie cyfrowych rozwiązań. Z przygotowanym przez nas dokumentem w tej sprawie można zapoznać się tutaj.
Już teraz warto więc wdrożyć eCMR i e-dokumenty przewozowe!
Choć na podstawy prawne do pełnej cyfryzacji dokumentów transportowych musimy jeszcze poczekać, to warto już dziś skorzystać z korzyści, jakie daje cyfryzacja w wersji hybrydowej:
- redukcja kosztów operacyjnych oraz oszczędność cennego czasu,
- możliwość natychmiastowego wystawiania faktur za usługi transportowe,
- usprawnienie przepływu informacji między uczestnikami łańcucha dostaw,
- ograniczenie ryzyka błędów, braków w danych czy uszkodzeń dokumentacji,
- stały dostęp do danych oraz kontrola przewozów w czasie rzeczywistym,
- wysoki poziom ochrony informacji oraz korzyści dla środowiska.
Decydując się już dziś na przetestowanie elektronicznych dokumentów transportowych, dodatkowo można zyskać jeszcze więcej benefitów z wczesnego wdrożenia e-dokumentów:
- komfort działania z wyprzedzeniem, bez presji czasu,
- możliwość przeprowadzenia dokładnych testów,
- szansę na spokojne przygotowanie zespołu do zmian,
- uniknięcie błędów i zaoszczędzenie zasobów,
- zbudowanie przewagi konkurencyjnej – firmy, które wcześniej przygotują się do nowych regulacji, zyskają na efektywności i wizerunku nowoczesnego partnera w łańcuchu dostaw.
Zacznij działać już dziś!
Przetestuj GreenTransit – przez miesiąc bez opłat, limitów i zobowiązań.
Skontaktuj się z nami lub samodzielnie załóż konto do testów.
