Przewozy krajowe i międzynarodowe a dokumenty cyfrowe – Wyzwania i korzyści
Współczesna logistyka funkcjonuje w warunkach rosnącej presji czasowej, wysokiej konkurencyjności i dynamicznych zmian regulacyjnych – zarówno na poziomie krajowym, jak i międzynarodowym. Codziennie realizowane są miliony przewozów, a ich optymalizacja jest jednym z kluczowych elementów sprawnego łańcucha dostaw. W tym kontekście coraz większego znaczenia nabierają dokumenty cyfrowe, które oferują szereg korzyści: od automatyzacji procesów, przez redukcję błędów, po poprawę komunikacji i efektywności operacyjnej.
Specyfika przewozów krajowych – czas to pieniądz
Transport krajowy, w porównaniu do międzynarodowego, charakteryzuje się zazwyczaj prostszym schematem działania – często opartym na dokumentach WZ, bez konieczności stosowania listów przewozowych.
To jednak nie oznacza, że jest on mniej wymagający. Na przykład, firmy realizujące przewozy krajowe muszą sprostać wyśrubowanym oczekiwaniom klientów w zakresie czasu realizacji usługi przewozowej. Krótkie i nieprzekraczalne terminy mają tu ogromne znaczenie. Opóźnienia mogą prowadzić do poważnych konsekwencji takich jak pogorszenie reputacji, kary umowne, problemy z płynnością operacyjną, a także utrata klientów.
Szybkie tempo operacji i presja czasowa powodują, że wszelkie nieefektywności – jak zagubione dokumenty, błędy czy brak precyzji przy przekazywaniu informacji oraz brak dostępu do danych w czasie rzeczywistym – mogą skutkować wymiernymi stratami. To sprawia, że cyfryzacja dokumentów w krajowym transporcie przestaje być opcją, a staje się narzędziem realnego zwiększania efektywności.
Nadchodzące zmiany prawne w transporcie krajowym
W Polsce trwają prace legislacyjne, które mają na celu umożliwienie stosowania elektronicznych dokumentów transportowych. Ich celem jest przygotowanie gruntu pod pełne wdrożenie unijnego rozporządzenia eFTI w 2027 roku (o którym piszemy w dalszej części tego artykułu), ale także umożliwienie przedsiębiorstwom wcześniejszego skorzystania z rozwiązań cyfrowych.
Nowelizacje ustawy o transporcie drogowym oraz prawa przewozowego zakładają, że na terytorium Polski:
- podczas kontroli drogowej będzie możliwość okazywania dokumentów transportowych w formie elektronicznej z użyciem środków komunikacji elektronicznej,
- list przewozowy będzie można wystawić w formie pisemnej zarówno w postaci papierowej, jak i w postaci elektronicznej, bo obydwie one będą wiążące prawnie,
- nadawca przewożonego towaru musi otrzymać jeden egzemplarz dokumentu w postaci papierowej lub dokument w postaci elektronicznej.
Obecnie wciąż trwają prace ustawodawcze, a dokumenty legislacyjne są publikowane na stronach rządowych. Planowany termin wejścia w życie nowych przepisów to prawdopodobnie trzeci kwartał 2025 roku. Choć daty i ostateczne zapisy ustawy mogą się jeszcze zmienić, kierunek jest jasny – cyfryzacja transportu krajowego wchodzi w decydującą fazę.
GreenTransit optymalizuje transport krajowy
System GreenTransit został zaprojektowany z myślą o realnych potrzebach polskiej branży transportowej – zarówno pod kątem technologicznym, jak i prawnym oraz organizacyjnym. W przypadku transportu krajowego, zastosowanie cyfrowego obiegu dokumentów przewozowych na platformie GreenTransit przynosi wymierne korzyści takie jak:
- przyspieszenie obiegu dokumentów – dzięki elektronicznej wymianie danych dokumenty trafiają do odpowiednich stron w czasie rzeczywistym, bez konieczności drukowania, skanowania czy fizycznego przekazywania,
- obniżenie kosztów i poprawa efektywności operacyjnej – cyfryzacja ogranicza koszty zasobów, druku, archiwizacji czy wysyłki dokumentów papierowych, co przekłada się na oszczędności i sprawniejsze funkcjonowanie,
- skrócenie czasu obsługi administracyjnej – cyfryzacja z GreenTransit, oznaczająca brak konieczności fizycznej obsługi dokumentacji transportowej, daje możliwość skupienia się na realizacji zadań o charakterze strategicznym,
- redukcja błędów – automatyczne generowanie i możliwość weryfikacji dokumentów przez uczestników procesu zmniejsza ryzyko pomyłek w datach, numerach zamówień czy adresach, które często prowadzą do opóźnień,
- ograniczenie przestojów – eliminacja błędów oraz natychmiastowy dostęp do dokumentów sprawiają, że proces transportowy przebiega płynnie, a brak opóźnień oznacza brak kar umownych, opłat postojowych czy utraconych kontraktów,
- dostępność danych w dogodnym miejscu i czasie – wszyscy uprawnieni mają stały wgląd w dokumenty, mogą je sprawdzać i zgłaszać uwagi, co znacznie przyspiesza podejmowanie decyzji i reagowanie na zachodzące zmiany,
- zwiększenie przewidywalności procesów – cyfrowe śledzenie dokumentacji transportowej pozwala na bieżąco kontrolować status przewozu i reagować na ewentualne zagrożenia, zanim przerodzą się w realne opóźnienia,
- zgodność z przepisami prawnymi – system GreenTransit jest już teraz projektowany tak, aby był zgodny z planowanymi zmianami w polskim prawie.
Z naszego doświadczenia wynika, że wprowadzenie cyfrowych dokumentów przewozowych jest ogromnym ułatwieniem dla wszystkich uczestników polskiego rynku – od dużych operatorów logistycznych po mniejszych przewoźników.
Przewozy międzynarodowe – komunikacja to podstawa
Transport międzynarodowy cechuje szereg dodatkowych wyzwań w porównaniu do przewozów krajowych. Kluczowym z nich jest obowiązek stosowania międzynarodowego listu przewozowego (CMR) – dokumentu o ściśle określonych wymaganiach formalnych. Błędy w jego treści lub formie mogą skutkować poważnymi konsekwencjami: od odmowy wypłaty lub konieczności zapłacenia odszkodowania, po problemy podczas kontroli celnej lub drogowej.
Dodatkowo, transporty międzynarodowe są często wydłużone w czasie – ich realizacja może trwać nawet kilka dni. Wymaga to bardzo sprawnej komunikacji między wszystkimi uczestnikami łańcucha dostaw: nadawcą, spedytorem, przewoźnikiem, magazynem przeładunkowym oraz odbiorcą.
Różnice językowe, odmienne standardy operacyjne i konieczność szybkiego reagowania na zmiany sytuacji (np. awarie czy zmiany terminów) sprawiają, że w wypadku przewozów międzynarodowych dostęp do aktualnych dokumentów przewozowych w czasie rzeczywistym jest kluczowy.
Zmiany prawne na poziomie Unii Europejskiej – eFTI
W ramach Unii Europejskiej bardzo ważnym etapem cyfryzacji w branży transportowo-logistycznej jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 z 15 lipca 2020 roku na temat elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego. Jest ono nazywane skrótem eFTI pochodzącym od angielskiej nazwy rozporządzenia: Electronic Freight Transport Information.
Rozporządzenie to w pełni wchodzi w życie 9 lipca 2027 roku. Od tego dnia organy kontrolne w Unii Europejskiej będą zobowiązane do akceptowania elektronicznych informacji transportowych udostępnianych przez operatorów za pośrednictwem certyfikowanych platform eFTI. Dla przedsiębiorstw oznacza to, że choć nie będzie obowiązku, to będzie możliwość stosowania w pełni cyfrowych dokumentów przewozowych od 9 lipca 2027 roku.
Dodatkowo, zgodnie z tym rozporządzeniem, wszystkie firmy biorące udział w procesach transportowych realizowanych w relacjach business-to-business na terytorium Unii Europejskiej od 2029 roku będzie obowiązywać wymóg technicznej gotowości do odbioru dokumentów przewozowych w formie elektronicznej. Zmiana ta nie oznacza obowiązku stosowania e-dokumentów przez wszystkich uczestników łańcucha dostaw, ale jeśli jedna firma zdecyduje się na korzystanie z cyfrowego dokumentu (np. eCMR), to pozostali uczestnicy łańcucha dostaw będą musieli mieć możliwość ich technicznego odbioru.
GreenTransit usprawnia transport międzynarodowy
Rozwiązania oferowane przez GreenTransit zapewniają nie tylko opisane powyżej korzyści takie jak minimalizacja błędów czy usprawnienie procesów – ważne zarówno w transporcie krajowym, jak i międzynarodowym. Funkcjonalności systemu GreenTransit odpowiadają też na specyficzne potrzeby firm realizujących przewozy międzynarodowe.
Platforma GreenTransit umożliwia stosowanie eCMR oraz innych dokumentów cyfrowych, a jej zalety z punktu widzenia przewozów międzynarodowych obejmują:
- dostępność w czasie rzeczywistym – uprawnieni użytkownicy mogą w każdej chwili sprawdzić dokument, dodać adnotację, zatwierdzić go lub pobrać,
- powiadomienia i alerty – system może informować m.in. o statusie dokumentów, czasie przyjazdu pojazdu, rozpoczęciu i zakończeniu załadunku lub rozładunku,
- przyspieszenie odprawy celnej – dzięki wcześniejszemu dostępowi do dokumentów, agenci celni mogą przygotować niezbędną dokumentację przed załadunkiem towarów,
- szeroki pakiet wzorcowych dokumentów – na platformie GreenTransit można tworzyć i stosować różne dokumenty potrzebne w przewozach międzynarodowych,
- bezpieczeństwo i archiwizacja – dokumenty są zabezpieczone przed nieuprawnionym użyciem i przechowywane w pełni zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- zgodność z eFTI – system GreenTransit jest rozwijany zgodnie z harmonogramem i wytycznymi prawnymi eFTI, a docelowo ma być certyfikowaną platformą eFTI.
Realizowane przez nas wdrożenia pokazują, że dzięki cyfryzacji dokumentów możliwa jest realna poprawa efektywności procesów oraz komunikacji w skomplikowanym środowisku transportu międzynarodowego.
Cyfryzacja dokumentów przewozowych to ważny kierunek rozwoju transportu krajowego i międzynarodowego. A GreenTransit to narzędzie, które pozwala każdej firmie przejść na wyższy poziom efektywności.
System GreenTransit – umożliwiający generowanie, udostępnianie, podpisywanie i archiwizowanie dokumentów – jest prosty we wdrożeniu, intuicyjny w obsłudze i nie wymaga wiedzy technicznej ani zakupu dodatkowego sprzętu czy oprogramowania.
Istnieje możliwość przetestowania wszystkich funkcjonalności systemu GreenTransit na prawdziwych przewozach Twojej firmy – dostęp testowy oferujemy przez miesiąc bez żadnych kosztów.
Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak GreenTransit może usprawnić Twoje operacje transportowe!
