5 najczęstszych problemów w obsłudze dokumentów przewozowych – Jak je rozwiązać?
Nawet drobny błąd w dokumentach przewozowych może spowodować lawinę problemów, która może skończyć się opóźnieniem dostawy, karami umownymi, kosztami odszkodowania lub pogorszeniem relacji z klientem.
Administracja dokumentacją transportową – taką jak listy przewozowe czy dokumenty dostawy – to jeden z fundamentów płynnego funkcjonowania całego łańcucha dostaw. Niestety, niewłaściwe zarządzanie tym procesem przypomina balansowanie na linie nad przepaścią.
W tym artykule przyjrzymy się 5 najczęstszym wyzwaniom związanym z obsługą dokumentów przewozowych, które mogą wpłynąć na sukces lub porażkę transportu, oraz pokażemy, jak można łatwo i skutecznie je pokonać.
1. Zgubione lub nieczytelne dokumenty przewozowe
W tradycyjnym podejściu do administracji dokumentacją transportową – wciąż obecnym w wielu firmach z branży TSL – używane są papierowe dokumenty. Niestety, bardzo łatwo je zgubić, zniszczyć lub uszkodzić. Czasem trafiają do odbiorcy w stanie, który utrudnia ich odczytanie – z powodu słabej jakości wydruku, nieczytelnego pisma lub zalania.
Jest to jednak problem, który w niezwykle prosty sposób można zupełnie wyeliminować, dzięki wykorzystaniu nowoczesnej technologii i cyfryzacji. Z pomocą przychodzi system elektronicznego obiegu dokumentów transportowych GreenTransit, w którym wszystkie dokumenty są generowane, udostępniane, podpisywane, uaktualniane i przechowywane w formie elektronicznej na bezpiecznej platformie online. Każdy uprawniony uczestnik procesu transportowego ma do nich dostęp w dowolnym miejscu i czasie. Dokumenty są zabezpieczone przed zgubieniem i zniszczeniem, a ich cyfrowy format gwarantuje łatwość odczytu. To rozwiązanie eliminuje problem fizycznych uszkodzeń, a także umożliwia szybkie odnalezienie potrzebnych informacji.
2. Błędy i nieścisłości w dokumentach przewozowych
Ręczne wypełnianie dokumentów towarzyszących transportom może być przyczyną wielu problemów – takich jak krytyczne literówki, niekompletne lub niepoprawne dane czy też niezgodności ze stanem faktycznym. Są to niezwykle ryzykowne błędy, które mogą skutkować nie tylko opóźnieniami, ale nawet poważnymi konsekwencjami finansowymi. A przy tym, manualne uzupełnianie danych jest bardzo podatne na ludzkie pomyłki i mocno czasochłonne.
Zastosowanie systemu GreenTransit oraz elektronicznych dokumentów transportowych, takich jak eCMR, minimalizuje ryzyko błędów dzięki automatycznemu wypełnianiu dokumentów oraz możliwości ich sprawdzania i poprawiania online w czasie rzeczywistym. Gotowe szablony zastosowane w tym narzędziu pomagają szybko i precyzyjnie tworzyć dokumentację, a w razie potrzeby mogą zostać spersonalizowane i dostosowane do indywidualnych potrzeb. Rozwiązanie to można także zintegrować z narzędziami klasy TMS, WMS czy ERP oraz firmowymi bazami danych. W efekcie, użytkownicy GreenTransit mogą uniknąć problemów wynikających z ręcznych pomyłek i skupić się na realizacji zleceń.
3. Opóźnienia w obiegu dokumentów przewozowych
Jedną z uciążliwości związanych ze stosowaniem papierowych dokumentów jest to, że wymagają one fizycznego przekazywania między wieloma podmiotami. Może to powodować znaczące opóźnienia, gdy na przykład list przewozowy jest przesyłany od nadawcy, przez firmy transportowe, do odbiorców, a na koniec znów z powrotem do nadawcy. W dobie globalizacji, dużej konkurencji, krótkich terminów dostaw i długiego oczekiwania na płatność za transport, każdy dzień zwłoki z powodu przesyłki dokumentów może oznaczać straty finansowe lub niezadowolenie klienta.
Rozwiązaniem tego problemu jest udostępnianie wszystkich dokumentów transportowych wszystkim podmiotom i osobom do tego uprawnionym na platformie GreenTransit – i to w czasie rzeczywistym. Powoduje to, że niezależnie od miejsca, w którym znajdują się nadawca, zleceniodawca, przewoźnik, spedytor czy odbiorca, wszyscy uczestnicy łańcucha dostaw mają dostęp do tych samych, aktualnych informacji. W formule online, na swoich urządzeniach mogą sprawnie i wygodnie sprawdzać, podpisywać oraz zatwierdzać dokumenty. To znacząco przyspiesza obieg dokumentów i eliminuje ryzyko opóźnień wynikających z tradycyjnych metod przesyłania.
4. Nadmiar administracji, która kosztuje i zajmuje czas
Dla nikogo, kto pracuje w transporcie i logistyce, nie jest zaskoczeniem, jak dużo niepotrzebnych kosztów oraz jak wiele cennego czasu zajmuje obsługa dokumentów papierowych. Pracownicy administracyjni, ale też spedytorzy czy kierowcy mogliby zaoszczędzić sporo czasu, gdyby nie między innymi ręczne wypełnianie, przesyłanie i aktualizowanie dokumentów czy stała komunikacja mailowa i telefoniczna z partnerami oraz klientami. Ponadto, wydatki takie jak wynagrodzenia za czas administracji dokumentacją, kurierzy, poczta, wydruki, tusze do drukarki czy archiwum związane z papierowymi dokumentami są zupełnie zbędne.
Dzięki rozwiązaniom takim jak GreenTransit, firmy mogą zaoszczędzić zasoby (m.in. czas, pieniądze, energia) oraz przeznaczyć je na priorytetowe cele i działania biznesowe. System ten umożliwia łatwe zarządzanie cyfrową dokumentacją przewozową na każdym etapie transportu. W rezultacie firmy zyskują przewagę konkurencyjną wynikającą z cyfryzacji, poprawiając efektywność operacyjną, zwiększając jakość obsługi klientów oraz budując bardziej efektywny i nowoczesny model działania.
5. Utrudniona komunikacja uczestników łańcucha dostaw
W tradycyjnym modelu, każdy etap – od ustalenia harmonogramu transportu, przez przekazywanie informacji o czasie przyjazdu pojazdu, aż po potwierdzenie zakończenia rozładunku – wymaga wielu telefonów, e-maili i wiadomości. W praktyce oznacza to konieczność nieustannego aktualizowania danych, sprawdzania statusów, przekazywania informacji o zmianach oraz odpowiadania na pytania partnerów i klientów. Taka komunikacja nie tylko jest czasochłonna i obniża efektywność operacyjną, ale także zwiększa frustrację pracowników, ryzyko błędów i utraty klientów.
Świetnym sposobem na to wyzwanie jest system GreenTransit, który umożliwia wszystkim uczestnikom łańcucha dostaw dostęp do danych w czasie rzeczywistym. Automatyczne narzędzia komunikacyjne – takie jak wymiana informacji, udostępnienia dokumentów, powiadomienia i alerty – pozwalają szybko wyjaśniać wszelkie wątpliwości i synchronizować działania. Dzięki temu przepływ informacji jest płynny, a ryzyko niezgodności minimalne.
Czy Twoja firma jest gotowa na wkroczenie w erę cyfrowej rewolucji, która już dziś zmienia oblicze branży logistyki i transportu? Dzięki GreenTransit możesz nie tylko zautomatyzować obieg dokumentów przewozowych, ale także wygenerować oszczędności czasu i pieniędzy, poprawić efektywność działań i zminimalizować ryzyko błędów.
Skontaktuj się z nami lub załóż konto do bezpłatnych testów tutaj.
