Proces wdrożenia GreenTransit i optymalizacji obiegu dokumentów transportowych
Część firm – również z branży transportu, spedycji i logistyki – jest przekonana, że wdrażanie nowoczesnych systemów zarządzania biznesem jest zadaniem skomplikowanym, czasochłonnym i kosztownym. Jednak nic bardziej mylnego.
Rozwiązaniem, które przełamuje ten stereotyp, jest GreenTransit – system elektronicznego obiegu eCMR i innych dokumentów transportowych. Proces wdrożenia tego narzędzia jest nie tylko prosty, szybki i intuicyjny, ale przede wszystkim dostosowany do indywidualnych potrzeb, niezależnie od tego, jak mała lub jak duża jest firma. Nie ma znaczenia również to, czy firma posiada infrastrukturę IT, czy dopiero zaczyna swoją transformację cyfrową.
Aby rozpocząć korzystanie z GreenTransit, nie trzeba mieć kompetencji technicznych ani zatrudniać specjalistów, nie trzeba kupować dodatkowych sprzętów czy oprogramowania, a także nie trzeba na wdrożenie poświęcać ani miesięcy pracy, ani dużych nakładów finansowych.
W tym artykule opiszemy, jak w sześciu krokach można sprawnie zintegrować GreenTransit z codziennymi procesami i stosowanymi systemami, aby przynosił wymierne korzyści już od pierwszego dnia. A najlepsze jest to, że przez pierwszy miesiąc można przetestować wszystko w pełni bezpłatnie i przekonać się osobiście, jak wiele benefitów może zapewnić GreenTransit.
Kliknij tutaj i sprawdź: Jakie korzyści można odnieść z wdrożenia eCMR i GreenTransit?
Krok 1. Spotkanie projektowe – analiza procesów transportowych
Pierwszym krokiem w procesie wdrożenia systemu GreenTransit jest spotkanie projektowe, które odbywa się w formie, czasie i miejscu dogodnym dla klienta – zdalnie lub stacjonarnie. Celem tego etapu jest szczegółowe zrozumienie przez nas procesów transportowych realizowanych w firmie klienta.
Przeprowadzamy dokładną analizę, aby nasze rozwiązanie móc jak najlepiej dopasować do potrzeb i indywidualnej sytuacji klienta. Identyfikujemy kluczowe obszary oraz największe wyzwania, aby zoptymalizować procesy za pomocą GreenTransit. Głęboko wchodzimy w temat, bo chcemy w jak największej części odciążyć klientów i przejąć zadania, które możemy wykonać my, zmniejszając tym samym czasochłonność prac po stronie klienta.
Podczas spotkania projektowego omawiamy tematy takie jak:
- przebieg operacji transportowych i obieg dokumentacji przewozowej,
- najczęściej spotykane wyzwania oraz ich wpływ na codzienne działania,
- potrzeby takie jak automatyzacja czy monitoring w czasie rzeczywistym,
- wymagania typu lepsza komunikacja z partnerami czy redukcja kosztów.
Wynikiem spotkania projektowego są plan wdrożeniowy oraz harmonogram prac, które stanowią fundament wszystkich dalszych działań.
Krok 2. Szkolenie – nauka obsługi systemu GreenTransit
Choć system Green Transit jest niezwykle intuicyjny i łatwy w obsłudze (zazwyczaj kilkanaście minut wystarczy, aby samodzielnie go poznać i móc wykorzystywać jego podstawowe funkcje), to zawsze oferujemy klientom możliwość skorzystania ze szkolenia wprowadzającego.
Spotkanie szkoleniowe zazwyczaj odbywa się zdalnie, choć możliwe jest też przeprowadzenie go stacjonarnie. Ta druga opcja jest preferowana szczególnie wtedy, gdy z systemem musi zapoznać się wiele osób, które pracują w jednym miejscu.
Podczas szkolenia wprowadzającego omawiamy takie tematy jak:
- obsługa interfejsu użytkownika (m.in. dla spedytora, kierowcy czy menedżera),
- generowanie, udostępnianie, podpisywanie oraz archiwizowanie dokumentów,
- korzystanie z alertów, powiadomień i monitoringu w czasie rzeczywistym,
- funkcjonalności wspierające np. wymianę informacji oraz poprawianie błędów.
Podczas tego etapu stawiamy szczególny nacisk na kompleksowe wsparcie klienta, aby umożliwić płynne wdrożenie systemu i budowanie kompetencji pracowników firmy. Każda firma otrzymuje od nas indywidualną pomoc, dzięki czemu możemy odpowiedzieć na pytania użytkowników oraz dostosować zakres szkolenia do specyficznych potrzeb.
Naszym celem na tym etapie wdrożenia jest nie tylko zapoznanie pracowników firmy z systemem GreenTransit, ale również zbudowanie pewności siebie i komfortu w jego codziennym wykorzystaniu.
Krok 3. Miesiąc testów – bez żadnych kosztów
Gdy po szkoleniu użytkownicy znają już system GreenTransit, oferujemy im możliwość przetestowania tej platformy w praktyce. Przez miesiąc firma może korzystać z pełnej funkcjonalności systemu, bez żadnych limitów czy ograniczeń, a także bez ponoszenia kosztów.
W czasie miesięcznego okresu testowego można m.in.:
- wypróbować wszystkie dostępne narzędzia w rzeczywistych warunkach,
- sprawdzić, jak eCMR i inne dokumenty cyfrowe sprawdzają się w praktyce,
- zobaczyć na realnych przewozach, jak można stosować dostępne rozwiązania,
- zidentyfikować korzyści ze stosowania systemu GreenTransit,
- wytypować obszary wymagające dalszej optymalizacji i automatyzacji,
- ocenić system przed podjęciem decyzji o wdrożeniu, personalizacji lub integracji.
Okres testowy to doskonały moment na zebranie pierwszych opinii od użytkowników. W części przypadków domyślne ustawienia systemu są wystarczające, aby usprawnić procesy administracji dokumentacją papierową. Czasem jednak okazuje się, że potrzebna jest personalizacja lub integracja, aby korzyści z wdrożenia były jeszcze większe, a automatyzacja procesów pełniejsza.
Krok 4. Spotkanie po testach – analiza korzyści i potrzeb
Po zakończeniu okresu testowego organizujemy zdalne lub stacjonarne spotkanie podsumowujące. Ten etap ma kluczowe znaczenie, ponieważ pozwala przeanalizować uwagi użytkowników, zidentyfikować potrzeby dalszych usprawnień oraz obliczyć realne korzyści, jakie system GreenTransit przyniósł firmie w trakcie testów.
Na spotkaniu omawiamy kilka kluczowych tematów:
- opinie użytkowników pozwalające na ogólną ocenę przydatności systemu,
- sugestie użytkowników dotyczące zmian, które mogą przynieść dalsze korzyści,
- wnioski dotyczące efektywności operacyjnej i korzyści ze stosowania systemu,
- wyliczenia wskaźnika zwrotu z inwestycji (ROI) na podstawie kosztów i korzyści,
- opcje dalszego usprawnienia i automatyzacji procesów z użyciem GreenTarnsit.
Takie formalne podsumowanie wyników okresu testowego pozwala naszym klientom zrozumieć, w jaki sposób system GreenTransit wpływa na procesy transportowe i administracyjne w kontekście dokumentacji przewozowej. Pokazuje, jakie benefity płyną z wdrożenia standardowej wersji systemu, a także wskazuje, jakie dodatkowe korzyści może przynieść wdrożenie rozszerzone o personalizację i integrację z innymi systemami.
Analiza tego rodzaju stanowi podstawę podjęcia decyzji o dalszych krokach – wdrożeniu standardowej lub rozszerzonej wersji systemu. Wyliczenia ROI oraz uwagi zebrane na tym etapie są niezwykle cenne dla dalszych decyzji i działań.
Jeżeli po okresie testowym klient decyduje się na stosowanie standardowej wersji systemu GreenTransit, na tym punkcie kończymy proces wdrożeniowy. Natomiast wdrożenie rozszerzone wymaga realizacji jeszcze dwóch etapów.
Krok 5. Spotkanie przedwdrożeniowe – planowanie prac
Bardzo często zdarza się, że po podsumowaniu bezpłatnego dostępu testowego do systemu GreenTransit, firma decyduje się na wprowadzenie dalszych usprawnień w swoich procesach administracji dokumentami przewozowymi. Widząc mnóstwo wymiernych benefitów płynących ze stosowania naszej platformy (np. niższe koszty, oszczędność czasu, lepszy przepływ informacji, mniej błędów czy kontrola przewozu w czasie rzeczywistym), firmy zazwyczaj chcą jeszcze bardziej zautomatyzować swoją pracę, a przez to zyskać jeszcze więcej korzyści.
W takiej sytuacji spotykamy się zdalnie lub stacjonarnie, aby omówić szczegóły procesu personalizacji i integracji systemu GreenTransit z infrastrukturą technologiczną danej firmy. Główne cele tego spotkania obejmują:
- ustalenie dokładnego zakresu prac związanych z personalizacją i integracją,
- identyfikację wszystkich obszarów i funkcjonalności wymagających zmian,
- opracowanie szczegółowego planu oraz harmonogramu wdrożenia.
W trakcie testów zbieramy szczegółowe dane o procesach oraz opinie użytkowników, które pozwalają zidentyfikować dalsze możliwości automatyzacji oraz potencjalne usprawnienia. Połączenie wyników testów z planowaniem personalizacji i integracji gwarantuje, że GreenTransit będzie maksymalnie dostosowany do specyficznych potrzeb firmy klienta i użytkowników systemu.
Z naszego doświadczenia wynika, że najlepszym momentem wprowadzania zmian procesów oraz personalizacji i integracji GreenTransit jest okres następujący zaraz po testach. Wtedy uwagi użytkowników są jeszcze świeżo w pamięci, co pomaga precyzyjnie uwzględnić ich potrzeby i dostosować system do realnych warunków pracy. Dodatkowo, wdrożenie docelowego procesu tuż po testach sprawia, że użytkownicy mogą płynnie przejść od wersji próbnej do końcowej, bez konieczności ponownej adaptacji czy wielokrotnej zmiany nawyków.
Krok 6. Personalizacja oraz integracja – zmiany i wdrożenie
Ostatni etap prac wdrożeniowych to kompleksowy proces integracji i personalizacji systemu GreenTransit, który trwa od 1 do 3 miesięcy, w zależności od skali projektu i wymagań klienta. Większość prac jest realizowana po stronie zespołu GreenTransit, aby maksymalnie odciążyć klienta, włączając go tylko w etapy takie jak testowanie i akceptowanie funkcjonalności po dokonanych zmianach.
System GreenTransit oferuje bardzo szerokie możliwości dostosowania do indywidualnych potrzeb i preferencji, co czyni go niezwykle elastycznym narzędziem dla firm różnej wielkości oraz z różnych segmentów branży TSL.
Personalizacja
W systemie GreenTransit można spersonalizować każdy z dokumentów, czyli eCMR, krajowy list przewozowy, kwit paletowy, protokół szkody, dokument WZ, zwrot towaru oraz wszystkie inne pliki, które mogą być generowane na tej platformie.
Na wspomnianych wyżej dokumentach można np.:
- zamieścić logo firmy albo zaprojektować indywidualny nagłówek lub stopkę z danymi firmy,
zastosować własny wzór dokumentu, na który składają się zarówno indywidualny układ treści (np. dodatkowe pola formularza), jak i firmowa szata graficzna (np. firmowa kolorystyka).
Integracja
GreenTransit można zintegrować z wieloma rozwiązaniami stosowanymi w branży TSL, klasy TMS, WMS czy ERP, co umożliwia monitorowanie transportów, kontrolowanie floty czy zarządzanie zamówieniami w pełni automatyczne i w czasie rzeczywistym.
Możliwości integracji systemu GreenTransit obejmują m.in.:
- wykorzystanie API do płynnego połączenia z innymi systemami,
- importowanie i eksportowanie danych przy użyciu plików CSV,
- zastosowanie komunikatów opracowanych w standardzie GS1,
- użycie innych metod preferowanych przez klienta.
Proces wdrożenia GreenTransit został zaprojektowany z myślą o maksymalnym wsparciu klientów oraz dostosowaniu funkcjonalności do ich potrzeb.
Każdy z opisanych wyżej sześciu kroków służy osiągnięciu jednego celu – poprawy efektywności przez m.in. usprawnienie procesów, redukcję kosztów i czasu administracji, poprawę komunikacji i ograniczenie ryzyka błędów.
GreenTransit to znacznie więcej niż standardowe narzędzie – to zaufany partner w optymalizacji procesów transportowych, który zapewnia wsparcie na każdym etapie wdrożenia.
Dzięki naszemu podejściu firmy mogą w pełni wykorzystać potencjał nowoczesnych technologii, zyskując przewagę konkurencyjną i realizując cele zrównoważonego rozwoju.
Zapraszamy do kontaktu z nami, aby porozmawiać o wsparciu dla Twojej firmy.
Możesz też kliknąć tutaj i samodzielnie założyć konto do testów GreenTransit.
