eCMR nie tylko dla gigantów, czyli fakty i mity o cyfryzacji dokumentów przewozowych w MŚP
Małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) stanowią aż 99% wszystkich operatorów transportu drogowego w Polsce. To bardzo ważna część branży transportowej – tysiące firm, które codziennie obsługują ogromną liczbę przewozów, zarówno na rynku krajowym, jak i międzynarodowym.
Ich otoczenie biznesowe jest wyjątkowo wymagające. Rosnące ceny paliw, niedobór kierowców, presja konkurencji, zmieniające się regulacje prawne, naciski klientów na szybkość i jakość usług… W tym kontekście firmy z segmentu MŚP muszą wciąż optymalizować koszty i procesy, aby nie tylko utrzymać się na rynku, ale także rozwijać się i konkurować z innymi graczami.
Jednym z wyjątkowo prostych i niezwykle efektywnych sposobów na usprawnienie codziennej działalności jest cyfryzacja dokumentów transportowych, w tym wdrożenie eCMR, czyli elektronicznego listu przewozowego. Mimo wymiernych i udowodnionych w praktyce wielu firm korzyści płynących z cyfryzacji, spore grono małych i średnich firm nadal uważa, że to rozwiązanie jest „nie dla nich”. Pora rozprawić się z najpopularniejszymi mitami i pokazać, że nowoczesne technologie są w zasięgu nawet najmniejszych firm.
Mit: eCMR jest trudny do wdrożenia przez małe i średnie firmy
Małe i średnie firmy często obawiają się, że wdrożenie nowoczesnego systemu umożliwiającego elektroniczny obieg listów przewozowych i innych dokumentów transportowych będzie wiązać się z koniecznością np. zatrudnienia zewnętrznych specjalistów, dużej reorganizacji procesów, niekorzystnych zmian zasad współpracy z partnerami, przeprowadzania szkoleń lub nawet czasowego zatrzymania części operacji. Dla firm bez zaplecza IT jest to więc poważna bariera, ale głównie psychologiczna, bo rzeczywistość wygląda zupełnie inaczej.
Fakt: GreenTransit to rozwiązanie gotowe do natychmiastowego, łatwego wdrożenia!
System GreenTransit został stworzony z myślą o firmach, które nie mają działu IT, informatyków czy koordynatorów ds. cyfryzacji. Instalacja i uruchomienie systemu w wersji domyślnej nie wymagają żadnych skomplikowanych działań – wszystko odbywa się online i może zostać zakończone nawet w ciągu jednego dnia roboczego. A jeśli potrzebna jest personalizacja lub integracja, zespół GreenTransit wszystko wykona samodzielnie, bez obciążania klienta dodatkowymi zadaniami.
Interfejs systemu jest intuicyjny i przystosowany do różnych ról użytkowników – od spedytora, przez kierowcę, po magazyniera. Platforma działa w chmurze, co oznacza brak konieczności zakupu i instalowania jakiegokolwiek oprogramowania. Dostępne są gotowe szablony wielu różnych dokumentów, wsparcie online, a nawet darmowy okres testowy.
W praktyce oznacza to, że każda firma może zacząć korzystać z eCMR i innych cyfrowych dokumentów przewozowych niemal od razu i z łatwością.
Obawa przed wysokimi kosztami wdrożenia i utrzymania nowoczesnych technologii to jeden z głównych powodów, dla których firmy działające w segmencie MŚP odkładają cyfryzację dokumentów transportowych na później. Wielu przedsiębiorców jest przekonanych, że przy cyfryzacji trzeba nastawiać się na wysokie koszty wdrożeniowe, drogie licencje, kosztowne oprogramowanie, wysoko ceniących się doradców i wiele dodatkowych wydatków związanych z korzystaniem z systemu.
Fakt: GreenTransit to nie koszty, a oszczędności – dochodzące nawet do 85%!
W GreenTransit nie ma żadnych opłat początkowych, ukrytych kosztów ani długoterminowych zobowiązań. Model rozliczeniowy jest prosty i elastyczny – oparty na liczbie faktycznie przetwarzanych dokumentów w ciągu miesiąca, czyli opłaty są pobierane jedynie za wygenerowane lub wgrane dokumenty. To oznacza, że jeśli z systemu w danym miesiącu nie korzystasz, to nic nie płacisz.
Przejście z papierowych dokumentów na system GreenTransit generuje oszczędności finansowe, co w połączeniu z oszczędnościami czasu powoduje, że jest to idealne rozwiązanie dla małych i średnich firm. Mogą one przeznaczyć zaoszczędzone kwoty oraz czas pracowników na inne zadania i wydatki.
Dodatkowe koszty pojawiają się wyłącznie w przypadku chęci przeprowadzenia integracji lub personalizacji systemu (np. dodania nowych wzorów dokumentów lub funkcjonalności). Występuje wtedy jednorazowa opłata uzależniona od czasochłonności prac wykonywanych po stronie GreenTransit. W tym celu przeprowadzana jest bezpłatna wycena oraz opis możliwości.
Dzięki cyfryzacji małe i średnie firmy mogą więc realnie obniżyć koszty np. administracji, papieru, druku, archiwizacji czy przesyłania dokumentów.
Mit: eCMR generuje dodatkowe ryzyko oraz zakłócenia w pracy
Często słyszymy od przedsiębiorców zarządzających małymi i średnimi firmami, że wdrożenie eCMR i całego elektronicznego obiegu dokumentów przewozowych zaburzy dotychczasowy rytm pracy w ich firmach. Nie mają oni osoby, która mogłaby się zająć wprowadzaniem w firmie niezbędnych zmian, a także brakuje im czasu na zrozumienie nowego systemu, zorganizowanie szkoleń, przekonanie do zmian pracowników i partnerów czy przetestowanie nowych narzędzi.
Fakt: GreenTransit jest intuicyjny, prosty, wygodny oraz bardzo bezpieczny!
GreenTransit został tak zaprojektowany, aby rozwiązywać, a nie generować problemy. Zapewnia użytkownikom łatwą i komfortową pracę na własnych smartfonach, tabletach czy komputerach oraz dać im poczucie bezpieczeństwa wynikające z zastosowania najwyższych standardów bezpieczeństwa. System gwarantuje poziom trwałości 99,999999999%, a jego dostępność jest utrzymywana na poziomie 99,99% w ciągu roku. A zatem system będzie działać wtedy, kiedy go potrzebujesz.
Rozpoczęcie korzystania z systemu GreenTransit nie wymaga rewolucji w codziennej działalności ani żadnych przestojów na wdrożenie czy rozwój. Można go też implementować natychmiast w całości lub powoli i etapami. Szkolenie trwa krócej niż godzina i jest dostępne online. Kładziemy nacisk na kompleksowe wsparcie każdego klienta, aby umożliwić płynne wdrożenie i budowanie kompetencji pracowników firmy – bez obciążania naszych klientów dodatkowymi zadaniami.
Przejście na elektroniczne dokumenty przewozowe z GreenTransit rozwiązuje problemy małych i średnich firm oraz zwiększa ich efektywność operacyjną.
Mit: eCMR to szara strefa prawna, lepiej więc nie ryzykować
Część firm obawia się, że eCMR i inne elektroniczne dokumenty nie będą uznane w razie kontroli drogowej, sporu z klientem czy audytu podatkowego. Wynika to często z niepewności co do obowiązujących przepisów, braku doświadczenia z cyfrowymi dokumentami lub wcześniejszych złych doświadczeń z niespójnymi praktykami różnych krajów. W efekcie wielu przedsiębiorców woli zostać przy papierze, uznając go za bezpieczniejszy – mimo że prawo już dziś dopuszcza stosowanie eCMR w wielu państwach Europy i daje mu pełną moc dowodową.
Fakt: GreenTransit w wersji hybrydowej jest już dziś w 100% zgodny z prawem!
Przed wejściem w życie rozporządzenia eFTI oraz zmian w krajowych przepisach, rekomenduje się korzystanie z tzw. modelu hybrydowego eCMR i innych cyfrowych dokumentów transportowych. GreenTransit oferuje taką opcję w ramach swojego systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją przewozową. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą czerpać korzyści z automatyzacji i cyfrowego obiegu dokumentów, jednocześnie zachowując zgodność z wymaganiami prawnymi.
W ramach rozwiązania hybrydowego dokumenty są generowane, udostępniane, podpisywane i archiwizowane online, bez konieczności ręcznego przetwarzania. Proces ten przebiega w pełni cyfrowo, umożliwiając sprawną współpracę między przewoźnikiem, nadawcą i odbiorcą towaru.
Dla zabezpieczenia się na wypadek kontroli drogowej, wymagane jest jedynie wydrukowanie jednej papierowej wersji listu przewozowego – po jego zatwierdzeniu przez nadawcę i przewoźnika. Taki fizyczny egzemplarz spełnia obecne normy kontrolne i gwarantuje pełną akceptowalność dokumentu przez służby inspekcyjne.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, już dziś można bezpiecznie stosować cyfrowe dokumenty przewozowe w wersji hybrydowej.
Mit: eCMR to odległa przyszłość, jest jeszcze czas na wdrożenie
Wielu przedsiębiorców z segmentu MŚP jest przekonanych, że skoro zmiany prawne w zakresie eCMR i eFTI wejdą w życie dopiero w przyszłości, to lepiej jest przesunąć wdrożenie systemów cyfrowych na później. Uważają, że skoro obecnie nie ma obowiązku, żeby akceptować i/lub stosować dokumenty elektroniczne takie jak eCMR, to nie ma też uzasadnienia podejmowanie się cyfryzacji już dziś i ze zmianami nie trzeba się spieszyć.
Fakt: Odkładając cyfryzację dokumentów, firmy tracą cenny czas i przewagę!
GreenTransit umożliwia spokojne, etapowe wdrożenie eCMR już teraz. Bez presji czasu, bez kosztownych błędów, bez ryzyka przestojów lub zakłóceń, bez stresu wynikającego z potrzeby przeprowadzenia nagłej zmiany, bez konieczności angażowania zasobów na ostatnią chwilę, bez szybkich i nieprzemyślanych decyzji, bez chaotycznych działań i bez pośpiesznego „gaszenia pożarów”.
Platforma umożliwia rozpoczęcie cyfryzacji w ograniczonym zakresie, co pozwala bezpiecznie przeanalizować i wdrożyć nowe rozwiązania. Przedsiębiorstwa, które decydują się na taki krok z wyprzedzeniem, zyskują czas na dokładne przygotowanie procesów, identyfikację i eliminację potencjalnych problemów, a także na zebranie opinii od zespołu i partnerów biznesowych. W efekcie mogą świadomie ocenić efektywność wdrożenia i zaplanować kolejne etapy automatyzacji.
To daje małym i średnim firmom realną przewagę: przygotowanie bez zakłóceń i możliwość płynnego działania, gdy inni będą gorączkowo implementować nowe rozwiązania.
Mit: Cyfryzacja eCMR i całego obiegu dokumentacji to za dużo na raz
Wielu właścicieli małych i średnich firm z branży TSL zakłada, że cyfryzacja dokumentów transportowych oznacza konieczność pełnej i natychmiastowej zmiany całego procesu – wdrożenia zarówno eCMR, jak i pełnego elektronicznego obiegu wszystkich dokumentów. Obawiają się, że to zbyt duże przedsięwzięcie i zbyt wiele zmian do wykonania na raz jak na ich potrzeby, zasoby i możliwości.
Fakt: GreenTransit umożliwia cyfryzację krok po kroku lub tylko wybranych dokumentów i procesów!
GreenTransit daje pełną elastyczność – można pokusić się od razu na pełne wdrożenie, ale można też rozpocząć od cyfryzacji zaledwie jednego typu dokumentu (np. WZ, protokołu szkody lub listu przewozowego) albo zdecydować się na automatyzację tylko najbardziej problematycznego etapu administracji dokumentacją. W dowolnym momencie można dodać kolejny dokument lub rozszerzyć zakres działania. Dzięki temu wdrożenie odbywa się z minimalnym ryzykiem, niewielkim nakładem zasobów i z pełną kontrolą nad zmianą procesów.
Takie podejście pozwala małym i średnim firmom zbudować cyfrowy obieg dokumentacji w tempie dostosowanym do ich możliwości – bez chaosu i nadmiarowego obciążenia. Powoli wdrażane usprawnienia pokazują wartość działania systemu, zmniejszają opór zespołu i przygotowują firmę do pełnej transformacji, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Cyfryzacja z GreenTransit nie musi oznaczać rewolucji z dnia na dzień, a może być strategicznym, stopniowym krokiem na drodze do nowoczesności i konkurencyjności.
Korzyści z cyfryzacji dokumentów przewozowych dla MŚP
Dla firm z segmentu MŚP działających w branży transportowo-logistycznej cyfryzacja dokumentów przewozowych to nie tylko kwestia nowoczesności, ale realna szansa na poprawę efektywności, redukcję kosztów i lepszą kontrolę nad procesami. Małe i średnie firmy muszą działać szybko, elastycznie i oszczędnie – a dobrze wdrożony elektroniczny obieg dokumentów może im w tym realnie pomóc, przynosząc ogromne przewagi nad dokumentacją papierową.
- Obniżenie kosztów – cyfryzacja z GreenTransit przynosi realne oszczędności, w niektórych wypadkach sięgające nawet do 85% nakładów przeznaczanych na administrację dokumentacją transportową.
- Większa efektywność – przyspieszenie obiegu dokumentów, dostęp w czasie rzeczywistym oraz sprawna komunikacja między partnerami powodują, że znacząco skraca się cały proces administracyjny.
- Szybsza obsługa zleceń – mniej biurokracji to ważna zmiana dla małych i średnich firm, bo oznacza szybsze wystawianie faktur, sprawniejszą finalizację przewozów i lepsze wykorzystanie czasu pracowników.
- Minimalizacja błędów – tradycyjne dokumenty są podatne na pomyłki i uszkodzenia, a GreenTransit eliminuje je dzięki np. automatycznym szablonom, walidacji danych czy cyfrowej edycji.
- Ograniczenie przestojów i opóźnień – błyskawiczny dostęp do dokumentów i brak błędów zapewniają płynny proces oraz zmniejszają ryzyko kar i odszkodowań czy utraty reputacji i kontraktów.
- Sprawniejsza komunikacja – GreenTransit automatycznie tworzy, tłumaczy, udostępnia i archiwizuje dokumenty, a także informuje użytkowników o kluczowych wydarzeniach, znacząco ułatwiając ich codzienną pracę.
- Większa dostępność danych – każdy uprawniony użytkownik może natychmiast zobaczyć, sprawdzić, zatwierdzić czy skorygować dokument, bez konieczności czasochłonnych telefonów czy e-maili.
- Większa przewidywalność i kontrola – monitorowanie na bieżąco statusu przewozu, statusu podpisywania dokumentów czy terminów załadunku i rozładunku pozwala działać proaktywnie, zanim pojawi się problem.
Chciałbyś w swojej firmie już dziś uzyskać te korzyści?
Zdecyduj się na cyfryzację dokumentów zanim wymusi to prawo lub konkurencja!
Sprawdź, jak działa GreenTransit – załóż bezpłatne konto testowe i przekonaj się, że eCMR to nie ryzyko, lecz konkretna szansa rozwoju dla Twojej firmy.
