Nowoczesne zarządzanie dokumentami w transporcie – Pierwsze kroki na drodze do cyfryzacji
Cyfryzacja dokumentów przewozowych nie jest już dla branży transportowej i logistycznej wyłącznie opcjonalnym kierunkiem rozwoju. Coraz częściej w naszej pracy zauważamy, że staje się czynnikiem strategicznej przewagi konkurencyjnej oraz realnym wsparciem operacyjnym. Dodatkowo, zbliżające się zmiany regulacji prawnych, odnoszące się do stosowania eCMR zarówno w Polsce, jak i Unii Europejskiej, będą w najbliższej przyszłości wyznaczać ramy, w których funkcjonować będzie cała branża TSL. Przed firmami pojawia się więc spore wyzwanie związane z dostosowaniem procesów nie tylko do wymogów formalnych, ale także do nowych standardów interoperacyjności i wymiany danych między uczestnikami całego łańcucha dostaw.
Wdrożenie cyfrowej dokumentacji transportowej nie sprowadza się wyłącznie do zastąpienia papierowych formularzy ich elektronicznymi odpowiednikami. To proces głębokiej transformacji, który obejmuje kwestie związane z integracją systemów IT, bezpieczeństwa i archiwizacji danych, a także zmianą kultury organizacyjnej oraz zarządzaniem ryzykiem w kontekście zgodności z prawem. Już dziś cyfrowe dokumenty przewozowe stają się elementem większego ekosystemu informacji logistycznych, który umożliwia między innymi automatyzację procesów, monitorowanie przesyłek w czasie rzeczywistym oraz lepsze planowanie operacji.
Przedsiębiorstwa, które odpowiednio wcześnie przygotują się do nadchodzących zmian, zyskają istotną przewagę – nie tylko w postaci uniknięcia dezorganizacji i kosztów związanych z działaniem na ostatnią chwilę, ale także poprzez możliwość pełniejszego wykorzystania potencjału cyfrowych procesów: optymalizacji operacyjnej, redukcji błędów czy zwiększenia transparentności działań.
Przyjrzyjmy się zatem pierwszym krokom, jakie warto podjąć na drodze do pełnej cyfryzacji dokumentów w transporcie i logistyce!
Po pierwsze: Poznaj ramy prawne stosowania e-dokumentów w transporcie
Już dziś w Polsce oraz krajach, które podpisały protokół dodatkowy eCMR, można stosować cyfrowe listy przewozowe całkowicie legalnie – pod warunkiem spełnienia określonych wymogów, o których piszemy w artykule na temat zgodności eCMR z prawem. W praktyce zalecana jest wersja hybrydowa, gdzie cały proces administracji dokumentacją transportową odbywa się elektronicznie, ale drukowany jest też jeden papierowy egzemplarz listu przewozowego na potrzeby kontroli drogowej, co zapewnia bezpieczeństwo prawne i jest akceptowane przez organy kontrolne.
Warto jednak mieć świadomość, że już niebawem branżę TSL czekają kluczowe zmiany prawne. Zarówno Polska, jak i Unia Europejska od kilku lat przygotowują grunt pod pełną cyfryzację dokumentów przewozowych.
- W Polsce trwają prace legislacyjne nad nowelizacją ustawy o transporcie drogowym oraz ustawy regulującej prawo przewozowe, które umożliwią stosowanie elektronicznych dokumentów przewozowych. Projekt przewiduje, że podczas kontroli drogowej kierowca będzie mógł okazać dokument związany z przewożonym ładunkiem w postaci elektronicznej z użyciem środków komunikacji elektronicznej, a list przewozowy będzie można wystawić w formie pisemnej w postaci papierowej lub elektronicznej.
- Z kolei na poziomie Unii Europejskiej zbliża się termin pełnego wdrożenia rozporządzenia eFTI na temat elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego (Electronic Freight Transport Information). Od 9 lipca 2027 roku każda firma działająca na terytorium UE będzie mogła stosować e-dokumenty transportowe i zrezygnować z wersji hybrydowej. Natomiast do 2029 roku każda firma biorąca udział w procesach transportowych realizowanych w relacjach business-to-business na terytorium UE będzie musiała mieć rozwiązanie techniczne umożliwiające otrzymywanie, akceptowanie, podpisywanie i archiwizowanie cyfrowych dokumentów przewozowych.
Po drugie: Rozważ wdrożenie e-dokumentów zanim wejdą w życie zmiany prawne
Choć zmiany prawne dopiero przed nami i obecnie nie ma obowiązku stosowania cyfrowych dokumentów transportowych, to warto podkreślić, że firmy, które zdecydują się na cyfryzację już dziś, zyskają nie tylko przewagę konkurencyjną, ale też wiele innych korzyści operacyjnych i strategicznych.
Elektroniczny obieg dokumentów z systemem GreenTransit to przede wszystkim oszczędności – mniej kosztów i krótszy czas związane z tworzeniem, drukowaniem, przesyłaniem i archiwizowaniem. Równie istotna jest szybkość – dokument cyfrowy natychmiast trafia do partnerów w łańcuchu dostaw, co skraca proces rozliczeń i umożliwia natychmiastową reakcję w razie nieprawidłowości. To także większa przejrzystość – dostęp do danych w czasie rzeczywistym ułatwia kontrolę, lepsze planowanie pracy i raportowanie dla klientów. Nie można też pominąć bezpieczeństwa – dane elektroniczne są zabezpieczone szyfrowaniem i kopiami zapasowymi, co minimalizuje ryzyko ich utraty.
Dodatkowe korzyści pojawiają się, gdy firma decyduje się na wdrażanie eCMR już dziś, czyli z wyprzedzeniem – zanim będzie to wymogiem prawnym. Takie działanie pozwala firmom transportowym, spedycyjnym i logistycznym działać bez presji czasu i bez stresu, unikając kosztownych błędów wynikających z pośpiesznych decyzji – zamiast tego można spokojnie testować systemy, usprawniać procesy, zbierać opinie i oceniać efektywność inwestycji. Już teraz można stwierdzić, że pionierzy cyfryzacji będą liderami zmian – gotowi działać zgodnie z najnowszymi wymaganiami prawnymi, podczas gdy konkurenci będą w ostatniej chwili walczyć z technicznymi i operacyjnymi wyzwaniami.
W tym kontekście warto też podkreślić, że system GreenTransit jest tworzony w taki sposób, aby był zgodny z planowanymi regulacjami polskimi i unijnymi. Już obecnie jest rozwijany zgodnie z harmonogramem i wytycznymi prawnymi eFTI, a docelowo ma być certyfikowaną platformą eFTI.
Po trzecie: Działaj w sposób przemyślany, czyli na początku postaw na analizę
Punktem wyjścia w procesie cyfryzacji dokumentów przewozowych powinna być diagnoza procesów wewnętrznych. Należy sprawdzić między innymi, ile czasu i zasobów pochłania obsługa dokumentów papierowych, które obszary generują najwięcej błędów i są największym wyzwaniem organizacyjnym, a także jakie są konkretne potrzeby zarówno własnej firmy, jak też jej partnerów i klientów.
Warto, aby kolejnym krokiem było zdefiniowanie strategii cyfryzacji, czyli podjęcie decyzji o celach, priorytetach, terminach czy budżecie. Na tym etapie dobrze jest również zdecydować, czy firma będzie budować własne systemy IT czy może będzie korzystać z gotowych produktów dostępnych na rynku. Przed ostateczną decyzją należy też wykonać przegląd narzędzi możliwych do zastosowania w procesach, które mają być automatyzowane i cyfryzowane.
Więcej o wstępnych etapach piszemy w pierwszej części przewodnika o cyfryzacji w TSL.
Wszystkie wspomniane powyżej zadania mogą okazać się trudne i czasochłonne dla przedsiębiorstw bez know-how w dziedzinie nowoczesnych technologii dla TSL. Dlatego w GreenTransit wspieramy użytkowników naszego systemu już na tych najwcześniejszych etapach – przeprowadzamy analizy wstępne, oferujemy szkolenie z użycia naszego systemu, udostępniamy narzędzia do przeprowadzenia bezpłatnych testów, proponujemy rozwiązania w pełni dostosowane do możliwości i potrzeb konkretnej firmy, a także monitorujemy rezultaty i efektywność zmian.
Więcej o naszym wsparciu piszemy w artykule o procesie wdrożenia GreenTransit.
Po czwarte: Wdrażaj e-dokumenty z głową, czyli dopasuj rozwiązanie do potrzeb
Wdrażanie e-dokumentów transportowych wymaga dopasowania technologii do realnych potrzeb konkretnej firmy. Inaczej wygląda to w wypadku tworzenia systemu IT od podstaw, a inaczej przy korzystaniu z gotowego rozwiązania takiego jak GreenTransit. W tym drugim przypadku warto ocenić, czy wystarczająca będzie konfiguracja w ramach dostępnych funkcji, czy dodatkowo konieczna będzie personalizacja lub integracja z systemami typu TMS, WMS czy ERP. Dopiero po ustaleniu tego zakresu można przejść do realizacji pierwszych cyfrowych działań, które pokażą, czy procesy przebiegają płynnie i bez zakłóceń.
Po uruchomieniu nowego rozwiązania nie wolno zapominać o monitoringu. Jego celem jest wychwytywanie problemów, ocena zgodności z założonymi celami oraz wskazywanie obszarów do dalszej optymalizacji. Transformacja cyfrowa nie kończy się bowiem w momencie wdrożenia. To proces ciągły, który wymaga systematycznej analizy i wprowadzania ulepszeń. Regularne monitorowanie działania systemu, aktualizacje i dostosowywanie funkcjonalności do zmieniających się potrzeb firmy pozwalają utrzymać wysoką efektywność i uniknąć ryzyka związanego z cyfryzacją.
Więcej o etapach wdrożeniowych piszemy w drugiej części przewodnika o cyfryzacji w TSL.
W GreenTransit nie zostawiamy klientów samych na żadnym etapie wdrażania naszego systemu elektronicznego obiegu dokumentów przewozowych. To my realizujemy ogromną większość zadań związanych z opisanymi powyżej pracami tak, aby nasi klienci mogli bez stresu skupić się na swoich priorytetach. Dzięki temu firmy mogą w pełni wykorzystać potencjał cyfryzacji, nie tracąc czasu na techniczne szczegóły i skupiając się na rozwoju swojej działalności.
Więcej o procesie implementacji piszemy w artykule o wdrażaniu systemu GreenTransit.
Po piąte: Zadbaj o pracowników i partnerów, bo od nich zależy sukces cyfryzacji
Cyfryzacja nie może być postrzegana jedynie jako proces technologiczny. To transformacja całej organizacji oraz jej otoczenia biznesowego, dlatego niezbędne jest zaangażowanie pracowników i partnerów z całego łańcucha dostaw, w tym kierowców, spedytorów, przewoźników i klientów. Odpowiednie szkolenia pozwolą im efektywnie korzystać z nowych systemów. Zaś jasna komunikacja podkreśli korzyści takie jak szybsze procesy, mniejsza liczba błędów, łatwiejszy monitoring czy bardziej przejrzysta współpraca.
W procesie cyfryzacji ważną rolę odgrywa też kultura organizacyjna wspierająca otwartość na uczenie się i zmiany oraz zachęcająca do dzielenia się doświadczeniami i szybkiego rozwiązywania problemów. Firmy, które kładą nacisk na współpracę i transparentność, znacznie łatwiej wprowadzają cyfrowy obieg dokumentów przewozowych. Ponadto, zapewnienie szeroko pojętego wsparcia procesowego i technicznego, zrozumiałych instrukcji oraz regularnych rozmów o problemach, wyzwaniach czy barierach buduje zaufanie u personelu i partnerów, a przez to zwiększa efektywność wdrożenia.
W GreenTransit szkolenia i wsparcie dla użytkowników są integralną częścią implementacji naszego systemu. Na co dzień widzimy, że zaangażowanie personelu, klientów i partnerów jest kluczowe – pozwala nie tylko płynnie przejść na cyfrowy obieg dokumentów, ale także wprowadzać usprawnienia w całym łańcuchu dostaw, zwiększając efektywność i ograniczając ryzyko błędów.
Po szóste: Nie musisz robić wszystkiego na raz, możesz działać krok po kroku
Cyfryzacja dokumentacji przewozowej z GreenTransit nie musi być realizowana w formie jednego, dużego skoku technologicznego. Zmiany można wdrażać stopniowo, krok po kroku, zaczynając od najbardziej newralgicznych obszarów, na przykład zbierania podpisów online lub współdzielenia dokumentów. Nie trzeba też cyfryzować wszystkich dokumentów transportowych w tym samym czasie, czyli można zacząć na przykład od listu przewozowego lub dokumentu WZ i powoli przechodzić dalej. GreenTransit umożliwia takie podejście, pozwalając sukcesywnie wprowadzać zmiany, zgodnie z potrzebami i możliwościami danej firmy. To daje czas na spokojne testowanie nowych narzędzi i lepsze przygotowanie organizacji na pełną cyfryzację.
Z naszego doświadczenia wynika, że proces wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów transportowych warto podzielić na etapy. Najpierw można przeprowadzić pilotaż, na przykład na wybranych trasach lub z wybranymi klientami, aby sprawdzić, jak nowe rozwiązania działają w praktyce. Taki etap testowy pozwala wychwycić błędy, udoskonalić procedury i przygotować pracowników do pełnego wdrożenia. Następnie cyfryzację można rozszerzać na inne procesy i kolejnych kontrahentów, ale po uruchomieniu systemu ważne jest też stałe monitorowanie efektów. Regularna analiza oszczędności, skrócenia czasu obsługi czy zmniejszenia liczby problemów pozwala nie tylko ocenić skuteczność wdrożenia, ale również wskazuje obszary, w których można wprowadzić dodatkowe usprawnienia.
I co dalej?
Zwlekanie z decyzją o cyfryzacji dokumentów przewozowych to ryzykowna strategia w branży TSL. Firmy, które odłożą ten proces na ostatnią chwilę, będą musiały wdrażać systemy w pośpiechu przed zmianami prawnymi, co zwykle oznacza wyższe koszty, chaos, stres, presję i większe ryzyko błędów. Dlatego najlepiej działać już teraz – zanim e-dokumenty staną się nieuniknionym obowiązkiem w transporcie i logistyce.
Zapraszamy więc do kontaktu – porozmawiajmy o rozwiązaniu na miarę potrzeb i możliwości Twojej firmy!
