Elektroniczne dokumenty przewozowe – Mit czy rzeczywistość w polskim transporcie?
Praca wielu osób zatrudnionych w firmach z branży transportu, spedycji i logistyki byłaby znacząco szybsza, sprawniejsza i efektywniejsza, gdyby nie sterty papierów piętrzące się na biurkach i w kabinach ciężarówek, a także przesyłanych tam i z powrotem między partnerami w łańcuchu dostaw.
Żadnych zagubionych lub nieczytelnych listów przewozowych, błędów wynikających z ręcznego wypełniania dokumentów czy długiego oczekiwania na potwierdzenia odbioru, akceptacje i podpisy. Brzmi to jak mit lub futurystyczna wizja? W tym artykule udowodnimy, że to już dziś staje się rzeczywistością. Przyjrzyjmy się faktom, rozwiejmy mity i sprawdźmy, jak nowe technologie mogą usprawnić funkcjonowanie polskiego transportu.
Cyfryzacja dokumentów przewozowych to już niedaleka przyszłość czy jeszcze odległa wizja?
Elektroniczna dokumentacja przewozowa jest cyfrową wersją tradycyjnych, papierowych listów przewozowych, dokumentów odbioru, dokumentów WZ, kwitów magazynowych itp. Zarówno w Polsce, jak i innych krajach wiele firm już teraz wdraża te rozwiązania, dążąc w ten sposób do optymalizacji kosztów, usprawnienia procesów, zwiększenia efektywności operacyjnej czy większej transparentności i lepszej kontroli nad przewozami.
Z naszych obserwacji rynku transportu, spedycji i logistyki wynika, że pełna cyfryzacja dokumentów przewozowych to już bardzo niedaleka przyszłość, choć całkowite jej wdrożenie zależy od kilku czynników. Z jednej strony, spowalnia ją między innymi brak jednolitych standardów i opóźnienia we wdrażaniu przepisów prawnych. Zaś z drugiej strony, ten proces znacząco przyspieszają zjawiska takie jak postęp technologiczny, rosnące wymagania klientów, nacisk na ekologię, potrzeba usprawnień i zwiększania konkurencyjności oraz coraz większa otwartość przedsiębiorców na zmiany.
Na poziomie Unii Europejskiej trwają prace nad wdrożeniem rozporządzenia w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego (eFTI, Electronic Freight Transport Information), które ma na celu pełną cyfryzację procesów wymiany danych w procesach transportowych.
W czasie, gdy przygotowujemy niniejszy artykuł, w Polsce w fazie przygotowań są zmiany ustawy o transporcie drogowym oraz ustawy regulującej prawo przewozowe, które mają dać kierowcom możliwość okazania podczas kontroli drogowej dokumentu związanego z przewożonym ładunkiem w formie elektronicznej.
Zatem, zgodnie z planowanymi zmianami prawnymi, pełne stosowanie elektronicznych dokumentów transportowych (w tym eCMR) może być w Polsce i Unii Europejskiej możliwe już niebawem. Warto więc już teraz przygotować swoją firmę do nowych możliwości, szczególnie że system GreenTransit można już dziś wdrożyć niezwykle szybko, sprawnie, skutecznie i zgodnie z prawem. A wczesne wdrożenie to szereg korzyści takich jak działanie bez presji czasu – spokojne przygotowanie firmy do zmian, możliwość przetestowania nowego procesu i narzędzia w realnych warunkach, a przez to szybsze i bardziej efektywne zarządzanie dokumentacją.
3 najpopularniejsze w Polsce mity o elektronicznych dokumentach transportowych
Choć elektroniczne dokumenty transportowe zyskują na popularności, to jednak wokół nich narosło i ugruntowało się tak wiele mitów, że do dziś budzą one obawy wśród przedsiębiorców. Przyjrzyjmy się więc trzem najczęstszym błędnym przekonaniom, aby lepiej zrozumieć, jakie wyzwania i korzyści dla branży transportowej i logistycznej naprawdę niesie cyfryzacja dokumentów.
- Mit 1: „To skomplikowane”. Jest to przekonanie całkowicie niezgodne z prawdą. Współczesne narzędzia, takie jak system elektronicznego obiegu dokumentów przewozowych GreenTransit, oferują intuicyjne rozwiązania, które nie wymagają choćby nawet średniozaawansowanej wiedzy technicznej. Wdrożenie nie wymaga zakupu nowych sprzętów czy oprogramowania, procesy implementacji, personalizacji i integracji realizuje dostawca systemu, a użytkownicy mogą sprawnie korzystać ze wszystkich funkcjonalności po zaledwie krótkim wprowadzeniu.
- Mit 2: „To kosztowne”. Nic bardziej mylnego. Co więcej, w rzeczywistości jest zupełnie przeciwnie – cyfryzacja dokumentów przewozowych na przykład na platformie GreenTransit pozwala zaoszczędzić pieniądze, a dodatkowo również czas pracy zespołu. Firmy korzystające z dokumentacji elektronicznej zauważają zmniejszenie kosztów administracji, przesyłania, drukowania, podpisywania, udostępniania, aktualizowania czy archiwizacji, a przy tym zyskują czas na priorytety ze względu na szybszy obieg dokumentów cyfrowych w porównaniu do wersji papierowych.
- Mit 3: „To niezgodne z prawem”. To również nie jest prawda. Już dziś w Polsce i Unii Europejskiej można korzystać z elektronicznych dokumentów przewozowych i eCMR, ale do czasu wejścia w życie nowych przepisów prawnych najbezpieczniej jest stosować dostępne w GreenTransit podejście hybrydowe, czyli oprócz wersji cyfrowej należy wydrukować jeden egzemplarz dokumentu (tj. krajowego lub międzynarodowego listu przewozowego) dla kierowcy na wypadek kontroli drogowej. A nadchodzące zmiany legislacyjne umożliwią pełną cyfryzację dokumentacji przewozowej.
3 najczęstsze wyzwania na drodze firm do cyfryzacji dokumentów transportowych
Mimo licznych korzyści, wiele polskich firm wciąż waha się przed wdrożeniem eCMR i innych cyfrowych dokumentów przewozowych. Przedsiębiorców przed zmianami powstrzymują obawy i bariery, wśród których prym wiodą poniższe trzy (jak się okazuje, zazwyczaj subiektywne i nieuzasadnione) zagrożenia:
- Wyzwanie 1: Brak wiedzy technologicznej. Wiele przedsiębiorstw obawia się, że wdrożenie nowego systemu wymaga specjalistycznej wiedzy lub zaawansowanych umiejętności informatycznych. Firmy często nie mają ekspertów i zasobów do samodzielnego przeprowadzenia procesu cyfryzacji, co budzi lęk przed wdrożeniem czy integracją z istniejącymi systemami.
- Wyzwanie 2: Opór przed wprowadzaniem zmian. Przyzwyczajenie do tradycyjnych metod administrowania dokumentacją przewozową sprawia, że niektórzy pracownicy i menedżerowie boją się przejścia na rozwiązania cyfrowe. Brak zaufania do nowych technologii oraz strach przed zakłóceniem codziennej pracy często hamują decyzję o wdrożeniu usprawnień.
- Wyzwanie 3: Ograniczenia finansowe i technologiczne. Przedsiębiorstwa, zwłaszcza te mniejsze, martwią się często, że cyfryzacja wiąże się z koniecznością zakupu drogiego sprzętu lub oprogramowania, a także wymaga modernizacji posiadanej infrastruktury IT. Dodatkowo pojawia się obawa przed problemami z kompatybilnością nowych narzędzi z już używanymi systemami.
Czy można sprostać tym wyzwaniom? Oczywiście, że tak! A na dodatek jest to niezwykle proste i szybkie. System GreenTransit jest tak zaprojektowany, aby eliminować bariery i ułatwiać przejście na elektroniczne dokumenty transportowe.
- Zapewniamy wsparcie na każdym etapie. Zespół GreenTransit zapewnia szeroko zakrojoną pomoc, w tym szkolenia i pomoc techniczną, co minimalizuje ryzyko problemów i ułatwia płynne przejście z dokumentów papierowych na dokumenty cyfrowe. Co więcej, mając wieloletnie doświadczenie w cyfryzacji dokumentów, możemy wskazać miękkie aspekty w obszarze zarządzania, na które warto zwrócić uwagę, by skutecznie przeprowadzić zespół przez zmiany.
- Dbamy o wygodę użytkowników i intuicyjność obsługi. Interfejsy systemu GreenTransit zostały zaprojektowane tak, aby były łatwe w użyciu nawet dla osób bez żadnego specjalistycznego doświadczenia technicznego.
- Udostępniamy rozwiązania nie wymagające dodatkowych inwestycji. System GreenTransit działa na komputerach, laptopach, smartfonach i urządzeniach mobilnych, eliminując potrzebę kosztownych zakupów.
- To my wykonujemy wszystkie zadania techniczne. Po stronie naszych klientów pozostaje korzystanie z gotowego, efektywnie działającego systemu i czerpanie korzyści z usprawnionych procesów, bez konieczności angażowania się w kwestie technologiczne.
Korzyści z wdrożenia eCMR – Oto przykłady z polskiego rynku!
Na naszej stronie internetowej w wielu miejscach omawiamy korzyści płynące z cyfryzacji dokumentów przewozowych, w tym z wdrożenia eCMR. Podkreślamy, że elektroniczne dokumenty w łańcuchu dostaw to między innymi:
- optymalizacja kosztów – oszczędności pieniędzy przeznaczanych na administrację,
- oszczędności czasu – mniej czasu na administrację, więcej na priorytety firmowe,
- efektywność – szybsze i bardziej sprawne procesy, z minimalnym ryzykiem błędów,
- kontrola – możliwość monitorowania przewozów i dokumentów w czasie rzeczywistym,
- konkurencyjność – lepsze dostosowanie oferty swojej firmy do potrzeb klientów,
- komunikacja – dostęp do najbardziej aktualnych danych w czasie rzeczywistym,
- bezpieczeństwo – ochrona danych przed utratą i nieautoryzowanym dostępem,
- ekologia – większa dbałość o planetę przez mniejsze zużycie papieru czy energii.
W żadnym aspekcie naszej pracy nie chcemy jednak być gołosłowni i zawsze dążymy do tego, żeby do udowodnienia naszych opinii i tez posiłkować się konkretnymi przykładami. Oto więc kilka inspirujących historii z polskiego rynku, związanych z wdrożeniem dokumentów cyfrowych na platformie GreenTransit:
- Avon Operations Polska podkreśla oszczędności czasu po zastąpieniu dokumentacji papierowej wersjami elektronicznymi dochodzące do 84% i oszczędności finansowe do 85%,
- Coverock udowadnia, że korzyści z cyfryzacji można osiągnąć nawet bez eCMR, decydując się na wersje elektroniczne innych dokumentów przewozowych, takich jak dokumenty dostawy,
- Geberit porównuje dwie wersje dokumentacji (papierową i cyfrową), a z porównania wynika, że wersja tradycyjna jest zbędna i obecnie można używać wyłącznie wersji hybrydowej,
- Nesperta odnotowuje, że wdrożenie eCMR zapewniło znacząco lepszy nadzór nad przesyłkami oraz w dużym stopniu usprawniło komunikację z partnerami i klientami.
Polska na tle Europy – Czy nadążamy za cyfrową transformacją w TSL?
Unia Europejska w 2020 roku przyjęła rozporządzenie w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego (eFTI, Electronic Freight Transport Information), które miało umożliwić państwom członkowskim stosowanie elektronicznych dokumentów takich jak eCMR.
Pierwotnie planowano wdrożenie pierwszych platform eFTI w październiku 2024 roku, a organy kontrolne miały akceptować cyfrowe dokumenty od sierpnia 2025 roku. Niestety, na chwilę pisania tego artykułu opóźnienia sięgają już niemal 2 lat – najnowsze plany zakładają, że pełne wdrożenie eFTI we wszystkich krajach Unii Europejskiej nastąpi dopiero 9 lipca 2027 roku.
Polska, podobnie jak wiele innych krajów europejskich, boryka się z opóźnieniami we wdrażaniu elektronicznych dokumentów przewozowych. Choć prace legislacyjne nad zmianami w polskim ustawodawstwie są w toku, a cyfryzacja dokumentacji transportowej jest postrzegana przez branżę jako realne usprawnienie procesów, to papierowe dokumenty nadal w Polsce dominują. Mimo że eCMR jest w Polsce dozwolony, wciąż nie jest powszechnie używany. Główne przyczyny to brak jednoznacznych przepisów prawnych, brak obowiązku stosowania wersji cyfrowych oraz utrzymujące się mity i obawy związane z wdrożeniem nowych technologii.
Pełne wdrożenie przepisów eFTI w Unii Europejskiej zaplanowano na 2027 rok, co daje branży transportowej i logistycznej jeszcze kilka lat na przygotowanie się do nadchodzących zmian. Nie warto jednak odkładać tych działań na później. Wczesne przygotowanie do wdrożenia eCMR niesie ze sobą szereg korzyści.
Firmy, które już teraz – bez stresu i presji czasu – przetestują i zaczną stosować elektroniczne listy przewozowe, mogą liczyć na uproszczenie procesów administracyjnych, szybszą wymianę informacji oraz redukcję kosztów związanych z obsługą dokumentacji. Dodatkowo, wcześniejsze dostosowanie się do nowych regulacji pozwala uniknąć trudności związanych z nagłym wdrożeniem nowych rozwiązań, a także zwiększa konkurencyjność na rynku, który coraz bardziej ceni innowacyjność, działania proekologiczne i efektywność operacyjną.
Cyfryzacja dokumentów przewozowych staje się nieuniknionym kierunkiem rozwoju transportu i logistyki w najbliższych latach. Dzięki rozwiązaniom takim jak GreenTransit, każda firma – niezależnie od wielkości – może już dziś korzystać z eCMR i pozostałej dokumentacji w wersji elektronicznej.
Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej lub bezpłatnie przetestuj system elektronicznego obiegu dokumentów transportowych GreenTransit tutaj!
