Jak przygotować się na kolejny rok? Budżet, technologia i cyfryzacja dokumentów w transporcie
Ostatnie miesiące roku to dla każdego biznesu – również dla firm działających w branży transportu, spedycji i logistyki – bardzo intensywny okres. Jednym z wielu zadań, jakie muszą zostać wtedy zrealizowane jest zaplanowanie budżetu na nadchodzący rok, włączając w niego inwestycje w nowe technologie, co dla rynku TSL oznacza między innymi rozwiązania mające na celu cyfryzację dokumentów transportowych.
Planowanie budżetu
Budżet to fundament działalności każdego przedsiębiorstwa, również z branży transportowej, spedycyjnej oraz logistycznej. Gdy jest odpowiednio zaplanowany, wtedy umożliwia zrealizowanie kilku ważnych zadań:
- Kontrola wydatków – Dzięki planowaniu firma może dokładnie monitorować, na co wydawane są pieniądze i w jaki sposób można je zaoszczędzić. To kluczowe, aby móc utrzymać płynność finansową oraz generować zyski.
- Osiąganie celów – Planowanie budżetu prowadzi przedsiębiorstwo w założonym kierunku, skupiając inwestycje wokół projektów i celów o znaczeniu strategicznym, takie jak rozwój infrastruktury czy wdrażanie nowych technologii.
- Optymalizacja zasobów – Dobre planowanie budżetu pozwala lepiej zarządzać zasobami firmy, zarówno ludzkimi, jak również finansowymi i materialnymi, co jest ważne w kontekście zwiększania efektywności i optymalizacji działań.
Aby budżet spełnił swoje zadanie, warto w procesie jego planowania nie tylko określić kilka ogólnych jego celów, ale też oprzeć go na dobrze przemyślanej strategii, która uwzględnia między innymi takie obszary jak:
- Analiza danych – Weryfikacja wydatków, planów i wyników finansowych z poprzednich lat pomaga zidentyfikować na przykład kluczowe koszty i przychody oraz sezonowe wahania.
- Prognozowanie – Planowanie przychodów i wydatków w realistyczny sposób, z uwzględnieniem przewidywanych zmian rynkowych, tworzy solidną podstawę budżetu.
- Ustalenie priorytetów – Budżet warto podzielić na kilka obszarów i w każdym określić kluczowe cele (na przykład: koszty operacyjne, inwestycje czy nieprzewidziane wydatki).
- Monitorowanie – Regularne sprawdzanie realizacji budżetu oraz aktualizowanie go w razie potrzeby pomaga lepiej i szybciej reagować na zmieniające się warunki rynkowe i operacyjne.
- Zarządzanie ryzykiem – W budżecie warto zaplanować rezerwę finansową, aby zabezpieczyć firmę przed nieoczekiwanymi wydatkami i umożliwić reakcję na kryzysy lub nowe możliwości.
Inwestycje w nowe technologie
W dobie rewolucji cyfrowej nie sposób wyobrazić sobie dobrego budżetu (czyli takiego, który wspiera rozwój firmy) bez uwzględnienia środków na rozwój technologiczny i usprawnianie działalności. Nowoczesne systemy informatyczne, automatyzacja procesów czy cyfryzacja dokumentacji to elementy, które mogą znacząco poprawić wyniki każdego przedsiębiorstwa. W branży transportu, spedycji i logistyki oznacza to między innymi, że:
- Nowe technologie zwiększają efektywność – Automatyzacja procesów transportowych, takich jak zarządzanie flotą, monitorowanie tras czy obieg dokumentów przewozowych, pozwala zaoszczędzić czas, zoptymalizować koszty, usprawnić komunikację w ramach łańcucha dostaw oraz zminimalizować ryzyko błędów.
- Nowe technologie poprawiają bezpieczeństwo – Inwestowanie w nowoczesne systemy może znacząco podnieść poziom bezpieczeństwa w procesach transportowych. Systemy wspomagające kierowców zwiększają bezpieczeństwo na drogach. Systemy zarządzania transportem poprawiają bezpieczeństwo przewozów i towarów. A systemy elektronicznego obiegu dokumentacji zwiększają bezpieczeństwo danych.
- Nowe technologie wzmacniają konkurencyjność – Firmy, które inwestują w najnowsze technologie, są w stanie zaoferować swoim klientom bardziej konkurencyjne ceny oraz usługi wyższej jakości. Dzięki temu mogą szybciej reagować na potrzeby rynku i zwiększać swoją przewagę nad konkurencją.
Chcąc stworzyć taki budżet, który właściwie zaspokoi potrzeby firmy związane z nowymi technologiami, warto wykonać tych kilka kroków:
- Analiza potrzeb – Warto rozpocząć od ocenienia, które obszary firmy mogą skorzystać z nowych technologii (na przykład automatyzacja procesów czy cyfrowa dokumentacja).
- Określenie priorytetów – Na liście najważniejszych inwestycji warto umieścić te technologie, które przyniosą firmie największe korzyści w zakresie efektywności i redukcji kosztów.
- Zbadanie kosztów – Przed ostateczną decyzją należy dokładnie sprawdzić koszty zakupu, wdrożenia i utrzymania rozważanych technologii, w tym wydatki na szkolenia personelu.
- Rozłożenie inwestycji na etapy – Jeśli koszty są wysokie, można rozważyć wdrożenie nowej technologii etapowo, aby rozłożyć wydatki w czasie i zmniejszyć obciążenie finansowe.
- Uwzględnienie rezerw na rozwój – Dobrą praktyką jest zapewnienie w budżecie środków na aktualizacje i modernizacje, aby narzędzia były zawsze na bieżąco z rozwojem technologii.
- Monitorowanie efektywności – Regularna ocena, czy technologie przynoszą oczekiwane korzyści, wskazuje ewentualne modyfikacje budżetu, aby móc dostosować się do zmian.
Cyfryzacja dokumentów w transporcie
Tworząc budżet dla firmy działającej na rynku transportu, spedycji lub logistyki, można uwzględnić wydatki na wiele nowych technologii ważnych dla TSL. Ta branża dynamicznie rozwija się, a wśród trendów kształtujących rynek TSL są między innymi: cyfryzacja, zrównoważony rozwój i automatyzacja.
Naszą uwagę chcielibyśmy w tym miejscu skupić na tym trendzie, który w najbliższym czasie będzie miał ogromny wpływ na funkcjonowanie łańcucha dostaw – jest nim cyfryzacja dokumentów transportowych. (Kliknij tutaj i dowiedz się: Dlaczego cyfryzacja dokumentów jest tak ważna już w 2024 roku?).
Obecne duże znaczenie cyfryzacji dokumentów w transporcie wynika między innymi z tego, że od 2026 roku, zgodnie z unijnym rozporządzeniem eFTI (tj. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 z 15 lipca 2020 roku na temat elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego), wszystkie organy kontrolujące w Unii Europejskiej będą musiały mieć możliwość odbierania elektronicznych informacji dotyczących transportów i będą miały obowiązek akceptowania cyfrowych wersji dokumentów przewozowych takich jak eCMR. Oznacza to, że od 2026 roku będzie można całkowicie zrezygnować z papierowych dokumentów transportowych i w pełni zastąpić je dokumentacją elektroniczną. Do tego czasu zalecaną dobrą praktyką jest stosowanie wersji hybrydowej.
Zaplanowanie w budżecie środków na wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów transportowych – takiego jak GreenTransit – może zapewnić firmie szereg wymiernych korzyści z cyfryzacji dokumentów, wśród których są między innymi:
- Efektywność – Cyfryzacja dokumentów przyspiesza i usprawnia procesy, a także minimalizuje ryzyko błędów.
- Oszczędność – Elektroniczny obieg dokumentów na platformie GreenTransit to mniejsze wydatki finansowe oraz niższa czasochłonność procesów administracyjnych.
- Konkurencyjność – Cyfryzacja przedsiębiorstwa daje możliwość szybszego i tańszego dostosowania do oczekiwań klientów.
- Komunikacja – System GreenTransit cyfryzujący obieg dokumentów zapewnia stały dostęp do aktualnych danych w czasie rzeczywistym.
- Współpraca – Cyfryzacja obiegu dokumentów sprzyja innowacji i szybkiemu reagowaniu na zmiany oraz błędy.
- Bezpieczeństwo – System GreenTransit w dużym stopniu zapewnia ochronę danych przed utratą, kradzieżą lub nieautoryzowanym dostępem.
- Ekologia – Cyfryzacja dokumentów transportowych to także mniejsze zużycie zasobów takich jak papier oraz energia.
Pamiętaj!
Jeśli chcesz dobrze przygotować swoją firmę z branży TSL do wyzwań nadchodzącego roku, dobrze zaplanuj swój budżet, uwzględniając w nim miejsce na inwestycje w nowe technologie i cyfryzację dokumentów transportowych. Przyszłość branży transportu, spedycji i logistyki zależy od nowoczesnych, cyfrowych rozwiązaniach, które mogą przynieść wymierne korzyści zarówno finansowe, jak i ekologiczne.
Chcesz przetestować eCMR i elektroniczny obieg dokumentów transportowych?
Skontaktuj się z nami lub kliknij tutaj, żeby założyć konto do bezpłatnych testów!
