eCMR jest nie tylko dla dużych firm
Nowa technologia odbierana jest jako mityczne stworzenie, które skonsumuje cały budżet firmy. W obecnych czasach jest to niezwykle mylące z uwagi na możliwość płatności za takie usługi w modelach subskrypcji lub jak w przypadku platformy GreenTransit za wgrany lub wygenerowany dokument. Kluczowym aspektem jest zatem, aby klienci osiągali więcej oszczędności niż wynosił realny koszt korzystania z oferowanych rozwiązań. Cyfryzacja dokumentów przewozowych jest tego doskonałym przykładem. W poniższym artykule przedstawimy Państwu w jaki sposób w praktyce jesteśmy w stanie zaoszczędzić na eCMR w oparciu o liczby i największe bolączki branży TSL związane z dokumentacją.
Wypełnianie papierowych dokumentów - proces bardzo monotonny i czasochłonny.
Skupmy się na najważniejszym, a mianowicie na samym procesie wypełniania dokumentów. Jest to monotonny oraz czasochłonny proces, który może skutkować wieloma błędami, a co za tym idzie wydłużeniem czasu obsługi dokumentów oraz zwiększeniem ilości wykorzystywanego papieru.
Każdemu z nas zależy na czasie, zwłaszcza kierowcom, którzy mają sztywno określone godziny załadunku i rozładunku. W przypadku zastosowania cyfrowych dokumentów spedytor ma możliwość przygotowania niezbędnych dokumentów przed przyjazdem pojazdu na miejsce załadunku, co zdecydowanie skraca czas oczekiwania kierowcy na ładunek. Pliki przechowywane są w jednym miejscu, bezpiecznym miejscu – chmurze, dzięki czemu zyskujemy możliwość łatwego i szybkiego znalezienia dokumentów oraz uwag dotyczących konkretnego transportu. Pamiętajmy, że czas przechowywania dokumentacji transportowej wynosi 5 lat. Duża ilość zleceń sprawia, że jest nam potrzebna również duża przestrzeń do przechowywania dokumentacji, co generuje dodatkowe i niepotrzebne koszty.
Na wstępie zwróćmy również uwagę na konkretne obliczenia dotyczące oszczędności czasu. Odnosząc się do analizy wykonanej przez SIRA Consulting Research dla Ministerstwa Transportu w Danii, możemy łatwo zobaczyć jakie oszczędności przynosi zastosowanie eCMR. Analizując, wypełnienie i kontrola listu przewozowego zajmują 5 minut, druk listu przewozowego (1 minuta), kontrola ładunku (4 minuty), potwierdzenie odbioru ładunku (0,5 minuty), wysłanie dowodu dostawy (5 minut) i archiwizacja dokumentacji (3 minuty). Proces administracji papierowego listu przewozowego wynosi 23 minuty, niesie to za sobą koszty rzędu 15,61 zł. Przy zastosowaniu elektronicznego listu przewozowego czas obsługi maleje do 9 minut, co redukuje koszty do 6,11 zł na jednym dokumencie! W skali roku ta kwota robi wrażenie, prawda?
Proces wprowadzenia systemu do firmy - integracja z obecnie używanymi systemami
Wykorzystując klucze API mamy możliwość połączenia naszej platformy z obecnie wykorzystywanymi w firmie systemami TMS, WMS, ERP lub innymi, dzięki czemu automatyzujemy tworzenie się przewozów i dokumentów. Dokumenty będą wygenerowane oraz przesłane do kierowców i pozostałych uczestników przewozu bez konieczności ludzkiej interwencji, pozostanie jedynie zebrać podpisy. Misją firmy jest nie tylko digitalizacja, a automatyzacja przesyłania danych między podmiotami w łańcuchu dostaw.
Proces fakturowania - zrealizuj płatność zaraz po zakończonym transporcie
Kolejnym bardzo ważnym aspektem jest sam proces płatności za wykonaną usługę, który w przypadku papierowej wersji dokumentów, rozpoczyna się dopiero po przedstawieniu podpisanych oryginałów dokumentów. Termin płatności po wykonaniu transportu dochodzi nawet do 3 miesięcy. Biorąc pod uwagę również konieczność przesłania dokumentów kurierem lub dowiezienia ich do siedziby przewoźnika cały ten proces wydłuża nam się do nawet 111 dni! Wysyłka dokumentów kurierem skróci czas oczekiwania na dokumenty, będzie się jednak wiązała z dodatkowymi, niepotrzebnymi kosztami. Wykorzystując eCMR zyskujemy dostępność dokumentów od razu po zakończonym procesie transportu, dzięki czemu proces fakturowania może rozpocząć się zaraz po zebraniu podpisu odbiorcy ładunku.
Higiena pracy oraz ochrona środowiska
Ostatnie dwa lata pokazały nam wszystkim, jak ważne jest zachowanie higieny pracy. Cyfryzacja dokumentacji pozwala na korzystanie z własnych urządzeń mobilnych bez konieczności styczności z wieloma dokumentami, które wcześniej były przekazywane z rąk do rąk. Dbamy w ten sposób nie tylko o swoje zdrowie, ale również o środowisko.
Jasne jest, że głównym celem zastosowania eCMR jest redukcja kosztów, ale nie można zapomnieć również o pozytywnym wpływie na ochronę środowiska. Aktualnie list przewozowy drukujemy w 3-5 kopiach, nie są to koszty jedynie samego papieru, ale również tonerów do drukarki czy serwisu. Odchodząc od papierowej dokumentacji w transporcie jesteśmy w stanie zaoszczędzić nawet 360 mln kartek rocznie, przy założeniu, że wydajemy od 3 do 5 kopii każdego dokumentu na transport, których już by się nie drukowało. Takie założenie przekłada się na aż 900 tyś drzew rocznie. Wykorzystanie elektronicznego listu przewozowego pozwoli na oszczędności w postaci 3–4-krotnego obniżenia kosztów, a także ponad 70kg oszczędzonego papieru w skali roku na jednym aucie!
Dokumenty przewozowe, to nie tylko dokument CMR
Gdy mówimy o cyfryzacji dokumentacji przewozowej, większość z nas ma na myśli dokument CMR. Nie zapominajmy jednak, że przewozowi towarów towarzyszy jeszcze mała książka w postaci innych dokumentów, które tak samo jak dokument CMR musimy administrować. Niezależnie od tego czy jest to kwit paletowy, protokół szkody czy instrukcja wysyłkowa warto mieć je wszystkie w jednym miejscu. Aby to umożliwić dajemy możliwość generowania lub wgrywania innych dokumentów, które towarzyszą przewozowi, a także proces personalizacji kont, który ma na celu spełnienie oczekiwań najbardziej wymagających klientów.
Czy korzystanie z eCMR jest trudne i kosztowne?
Absolutnie nie! W celu dostępu do wszystkich podstawowych funkcjonalności systemu wystarczy sama rejestracja i odblokowanie konta, regulamin oraz cennik znajdą Państwo na naszej stronie internetowej www.greentransit.pl. Pobieramy opłaty jedynie za wgrane lub wygenerowane dokumenty, więc założenie konta i jego prowadzenie bez generowania dokumentów jest kompletnie darmowe. W przypadku chęci integracji systemów lub personalizacji kont konieczny jest kontakt poprzez formularz na stronie.
Nie wymagamy zatem pobierania żadnej aplikacji lub kupowania dodatkowego sprzętu. Nasi klienci otrzymują dostęp do swoich dokumentów o każdej porze dnia i nocy, z dowolnego miejsca. Wystarczy jedynie telefon, którego używasz na co dzień.
