Studium przypadku: FM Logistic x GreenTransit - wdrożenie systemu do cyfryzacji dokumentów przewozowych w transporcie drobnicowym
Cyfryzacja dokumentacji przewozowej w transporcie drogowym jest wdrażana przez coraz więcej firm z branży TSL. W praktyce większość wdrożeń koncentruje się jednak na stosunkowo prostych procesach, gdzie jeden transport odpowiada jednemu zleceniu i jednemu odbiorcy. Znacznie większym wyzwaniem jest transport drobnicowy, w którym jeden pojazd realizuje dostawy dla wielu klientów, a każda operacja wymaga odrębnej dokumentacji oraz osobnych potwierdzeń.
To właśnie tego typu transportu dotyczyło wdrożenie zrealizowane przez GreenTransit na rzecz jednego z największych operatorów logistycznych w Europie – firmy FM Logistic, która w wyniku współpracy zaczęła stosować w pełni cyfrowy obieg dokumentów transportowych oparty o integrację systemową z platformą elektronicznego obiegu dokumentów transportowych GreenTransit. Projekt objął krajowy transport drobnicowy i doprowadził do połączenia dwóch niezależnych wcześniej procesów – obsługi listu przewozowego i rozliczania obrotu paletowego.
Zastosowane tu rozwiązanie dla transportu drobnicowego umożliwia jednocześnie pełną cyfryzację dokumentów, automatyczne generowanie danych transportowych, obsługę wielu odbiorców w jednym przewozie oraz prowadzenie rozliczeń paletowych w ramach jednego procesu operacyjnego.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Co powoduje, że cyfryzacja dokumentów przewozowych w transporcie drobnicowym jest tak trudna?
- Na co uważać, wdrażając rozwiązanie do cyfryzacji dokumentów w transportach drobnicowych?
- Jak cyfryzacja obiegu dokumentów usprawnia operacje logistyczne w transporcie drobnicowym?
- Czy e-dokumenty można wdrażać zanim jeszcze wejdą w życie regulacje prawne polskie i europejskie?
- Czy wszyscy klienci i partnerzy operatora logistycznego wdrożenie e-dokumentów muszą zrobić równocześnie?
Przed wdrożeniem, czyli z jakimi wyzwaniami obiegu dokumentów mierzy się transport drobnicowy
Choć elektroniczne dokumenty transportowe są stosowane na polskim rynku od kilku lat, to ich wykorzystanie w przewozach drobnicowych napotykało szereg barier organizacyjnych i operacyjnych. Wynikały one przede wszystkim ze złożoności procesu oraz liczby uczestników zaangażowanych w pojedynczy transport.
Z tymi wyzwaniami musiała na co dzień borykać się też firma FM Logistic:
- Każdy odbiorca powinien widzieć tylko dokumentację dotyczącą jego dostawy.
- Papierowy proces wymagał tworzenia dziesiątek kopii dokumentów dla każdego transportu.
- Mocno rozproszona dokumentacja utrudniała kontrolę procesu.
- Obrót paletowy funkcjonował niezależnie, obok procesu transportowego.
Wdrożenie, czyli pełna cyfryzacja i automatyzacja obiegu dokumentów w transporcie drobnicowym
Projekt realizowany wspólnie przez GreenTransit i FM Logistic nie miał prowadzić do zastąpienia papierowego formularza jego elektronicznym odpowiednikiem. Celem było przeprojektowanie całego obiegu dokumentacji transportowej tak, aby zoptymalizować procesy, czas i koszty administracji, odpowiadając jednocześnie trudnym realiom transportu drobnicowego.
Analizując specyfikę transportów drobnicowych realizowanych przez FM Logistic, opracowaliśmy proces prowadzący do kilku fundamentalnych zmian:
- Każdy odbiorca widzi wyłącznie własną dokumentację transportową. To właśnie ten element stanowi najważniejszą innowację całego projektu. Rozwiązanie zostało zaprojektowane w taki sposób, aby jeden transport mógł obsługiwać wielu odbiorców przy zachowaniu pełnej separacji danych. Każdy uczestnik procesu ma dostęp wyłącznie do dokumentów związanych z własną dostawą.
- Powstał jeden cyfrowy proces zamiast dwóch niezależnych obiegów dokumentacji. Podstawową zmianą było połączenie krajowego listu przewozowego oraz kwitu paletowego w jeden spójny proces obsługiwany przez kierowcę od momentu załadunku aż do zakończenia dostawy. Od momentu wdrożenia wszystkie zdarzenia związane z realizacją przewozu i obrotem paletowym były rejestrowane w ramach jednej ścieżki operacyjnej.
- Dokumenty zaczęły być generowane automatycznie dzięki integracji systemowej. Istotnym elementem projektu była integracja rozwiązań stosowanych przez FM Logistic z systemem GreenTransit. Dzięki temu dokumentacja transportowa zaczęła być tworzona automatycznie na podstawie danych już znajdujących się w systemach operacyjnych.
- Większość powtarzalnych operacji została zautomatyzowana. Dzięki temu po wdrożeniu nowego cyfrowego procesu kierowcy oraz przewoźnicy nie odczuli wzrostu liczby obowiązków mimo znacznie większego zakresu i zaawansowania obsługi procesu transportowego.
- Zastosowany został model hybrydowy zamiast całkowitej rezygnacji z papieru. Chcąc zapewnić maksymalne bezpieczeństwo prawne procesu, wdrożone rozwiązanie zostało przystosowane do aktualnej sytuacji regulacyjnej, ponieważ nie weszły jeszcze w życie akty prawne umożliwiające w pełni cyfrowy obieg dokumentów. Choć obieg dokumentów odbywa się cyfrowo, to kierowca nadal ma podczas transportu jedną papierową kopię dokumentu na wypadek kontroli.
To rozwiązanie dedykowane transportowi drobnicowemu zostało z sukcesem wdrożone w transportach krajowych realizowanych przez FM Logistic i obecnie jest sukcesywnie rozszerzane na kolejnych klientów oraz pozostałe obszary działalności logistycznej tej firmy.
Po wdrożeniu, czyli jak cyfrowy obieg dokumentów usprawnił procesy transportu drobnicowego
Największą zmianą po wdrożeniu nowego rozwiązania i integracji GreenTransit w FM Logistic okazała się nie sama cyfryzacja dokumentów, ale uporządkowanie przepływu informacji między wszystkimi uczestnikami procesu transportowego. Dane zaczęły być rejestrowane w miejscu ich powstawania, pozostając cały czas dostępne po wykonaniu każdej kolejnej operacji.
Uczestnicy procesów transportowych realizowanych przez FM Logistic z wykorzystaniem nowego, cyfrowego obiegu dokumentacji wskazują kilka kluczowych korzyści:
- Kierowca pracuje na jednym cyfrowym dokumencie. To znacząco oszczędza czas poświęcany dotychczas na żmudną administrację, ale też minimalizuje wiele ryzyk wynikających z pracy manualnej, takich jak błędy wypełnienia dokumentacji, uszkodzenia papierowych egzemplarzy, braki danych czy braki podpisów.
- Weryfikacja zleceń rozpoczyna się już podczas załadunku. Kierowca potwierdza, które zlecenia zostały faktycznie przyjęte do realizacji. Dzięki temu system od początku operuje na rzeczywistym zakresie przewozu, a wszystkie strony procesu otrzymują aktualne informacje dotyczące realizowanego zlecenia.
- Zwroty palet i rozbieżności są rejestrowane w miejscu ich powstania. Podczas rozładunku kierowca zapisuje informacje dotyczące zwrotów palet, braków, uszkodzeń oraz innych rozbieżności związanych z dostawą. Dane trafiają bezpośrednio do systemu i nie wymagają późniejszego przepisywania ani dodatkowej administracji.
- Cały proces rozliczenia palet odbywa się na podstawie jednego źródła danych. Połączenie dokumentacji przewozowej i paletowej sprawiło, że cały proces rozliczania nośników logistycznych opiera się na jednym źródle informacji. Dane wykorzystywane podczas dostawy są jednocześnie podstawą późniejszych rozliczeń. Ogranicza to liczbę niezgodności oraz eliminuje konieczność uzgadniania informacji pochodzących z różnych dokumentów.
- Dokumentacja jest dostępna natychmiast po zakończeniu operacji. Po wykonaniu dostawy wszystkie informacje są dostępne dla uprawnionych użytkowników bez oczekiwania na powrót kierowcy do oddziału czy dostarczenie dokumentów papierowych. Przyspiesza to proces rozliczeń, obsługi reklamacji oraz analiz operacyjnych prowadzonych przez operatora logistycznego.
Komentarz przedstawicieli FM Logistic:
“Wdrożenie systemu GreenTransit w naszych operacjach to krok w stronę ekologii i eliminacji papierowych dokumentów, ale przede wszystkim głęboka optymalizacja naszych codziennych procesów. Przekształcenie listu przewozowego i kwitu paletowego w jeden zintegrowany cyfrowy strumień informacji znacząco odciążyło naszych kierowców i wyeliminowało potrzebę żmudnego, ręcznego uzupełniania dokumentacji. Cieszymy się, że dzięki temu rozwiązaniu, pomimo obsługi wielu odbiorców w ramach jednego transportu, zachowujemy pełną przejrzystość, bezpieczeństwo danych i gotowość do dalszego skalowania naszych usług. ” – Radosław Urbański, Senior Process, Project and Software Development Manager CE, FM Logistic
Jaki wniosek płynie z tego wdrożenia dla Twojej firmy? Cyfryzację transportu możesz rozpocząć już dziś!
Ponadto, analizując przebieg tego wdrożenia warto też zauważyć, że cyfryzacja dokumentów transportowych nie musi być uzależniona od jednoczesnej gotowości wszystkich uczestników łańcucha dostaw ani od pełnego wdrożenia nadchodzących regulacji prawnych.
Nie musisz więc czekać na cyfryzację dokumentów u swoich klientów i partnerów biznesowych. Możesz stopniowo porządkować i usprawniać własne procesy oraz budować cyfrowy obieg informacji wewnątrz organizacji, przy zachowaniu kompatybilności z procesami realizowanymi u uczestników rynku działającymi jeszcze w modelu tradycyjnym, papierowym.
W perspektywie najbliższych lat znaczenie cyfrowej dokumentacji transportowej będzie systematycznie rosło. Od 9 lipca 2027 roku organy kontrolne w całej Unii Europejskiej będą zobowiązane akceptować dane z dokumentów transportowych w formie elektronicznej, a w Polsce trwają prace legislacyjne, które umożliwią stosowanie na terytorium Polski elektronicznych dokumentów przewozowych.
Lata 2026–2027 są więc ostatnim momentem na spokojne przygotowanie firmy do nadchodzących zmian regulacyjnych dotyczących cyfrowych dokumentów transportowych. Wdrożenie w FM Logistic pokazuje, że budowę cyfrowych procesów warto rozpocząć wcześniej, wykorzystując istniejące technologie i stopniowo przygotowując się do funkcjonowania w coraz bardziej zdigitalizowanym środowisku logistycznym.
Chcesz dowiedzieć się więcej o cyfryzacji dokumentów przewozowych?
Zapraszamy do kontaktu – porozmawiajmy, jak wdrożyć e-dokumenty w Twojej firmie!
FAQ: Najczęstsze pytania na temat cyfryzacji dokumentów przewozowych w transportach drobnicowych
Ponieważ w jednym przewozie uczestniczy wielu odbiorców, a każdy z nich wymaga osobnej obsługi dokumentowej i dostępu wyłącznie do własnych danych. To ten element był dotychczas jedną z największych barier cyfryzacji dokumentów transportowych. Obecnie, rozwiązanie proponowane przez GreenTransit odpowiada na to wyzwanie i całkowicie rozwiązuje ten problem.
Tak. Właśnie dla takich operacji zostało zaprojektowane rozwiązanie GreenTransit dostosowane do specyfiki transportów drobnicowych. Narzędzie uwzględnia sytuację, gdy jeden pojazd obsługuje wielu odbiorców, a każdy z nich wymaga osobnej obsługi dokumentowej.
Dostawa towaru i obrót paletami to dwie części tego samego procesu operacyjnego, choć dotychczas działały zazwyczaj w formie dwóch odrębnych procesów. Połączenie ich w jeden obieg danych pozwala szybciej identyfikować rozbieżności, ograniczać liczbę sporów oraz uzyskać pełniejszy obraz realizacji dostawy.
Wręcz przeciwnie. W transporcie drobnicowym kierowca wykonuje te same czynności przy każdym punkcie dostawy, dlatego największe znaczenie ma ograniczenie liczby powtarzalnych działań. Dzięki automatyzacji dokumentów i pracy na jednym procesie operacyjnym kierowca nie wykonuje tych samych działań kilkukrotnie.
Absolutnie nie. Operator logistyczny może uporządkować i zdigitalizować własny proces niezależnie od poziomu cyfryzacji klientów czy odbiorców. To pozwala osiągać korzyści operacyjne niezależnie od działań podejmowanych przez partnerów w łańcuchu dostaw.
