Ile kosztuje obieg papierowych dokumentów transportowych? 5 kosztów, których nie widać w Excelu
Z analiz przeprowadzonych przez ekspertów GreenTransit wynika, że obieg jednego dokumentu transportowego w wersji papierowej kosztuje średnio 15,61 zł i pochłania średnio 23 minuty pracy. Papier, toner i koperty to w tym rachunku pozycja marginalna i jednocześnie jedyna, którą większość firm ma policzoną. Cała reszta tej kwoty powstaje wokół tej jednej kartki: ktoś ją przecież wypełnia, ktoś wozi, ktoś czeka z fakturą, aż wróci oryginał, ktoś przepisuje z niej dane do systemu i ktoś jej szuka pół roku później, gdy klient wstrzymuje płatność z powodu jednego brakującego egzemplarza.
Rozmawiając z firmami transportowymi i produkcyjnymi, widzimy, że większość z nich ma dobre rozeznanie w kosztach materiałów biurowych i prawie żadna nie ma jednego arkusza z pełnym kosztem obiegu dokumentów transportowych. Te koszty są rozproszone po całej firmie: część znajduje się w wynagrodzeniach spedytorów i pracowników magazynu, część w terminach płatności, część w korektach faktur, część w powierzchni archiwum i czasie spędzonym na szukaniu. Każda z nich księgowana jest gdzie indziej i żadna z osobna nie przekracza progu, przy którym ktoś w firmie zaczyna się nią zajmować.
A zatem, gdzie konkretnie pojawiają się koszty związane z obiegiem papierowych dokumentów transportowych? Poniżej wskazujemy poszczególne, często „ukryte” koszty, które generuje obsługa dokumentacji w tym modelu.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Gdzie dokładnie powstają koszty obiegu papierowych dokumentów transportowych i dlaczego żaden dział nie widzi ich w całości?
- Ile realnie kosztuje obsługa jednego dokumentu w wersji papierowej, a ile w cyfrowej?
- Co zmienia rozporządzenie eFTI i dlaczego warto policzyć te koszty przed lipcem 2027 roku?
- Jak policzyć koszt obiegu dokumentów w swojej firmie, przy swoim wolumenie i swoich stawkach?
- Jak bezpłatnie sprawdzić koszt papierowej dokumentacji w swojej firmie w kalkulatorze GreenTransit?
1. Czas pracy ludzi, który mógłby być lepiej wykorzystany
Przy papierowym dokumencie CMR albo WZ każda osoba w łańcuchu dostaw dokłada swoje kilka minut do całego procesu. Spedytor wypełnia i drukuje komplet egzemplarzy, kierowca odbiera je, wozi i pilnuje przez całą trasę, magazynier lub odbiorca sprawdza i podpisuje, ktoś przy wyjściu robi skan albo zdjęcie telefonem, ktoś w biurze przepisuje dane do systemu TMS lub ERP, a na końcu ktoś wpina oryginał do segregatora. Pojedynczy krok zajmuje dwie, trzy minuty, więc nikt nigdy nie zgłasza go jako czegoś do poprawy.
A tymczasem wszystkie te kroki zsumowane dają średnio aż 23 minuty na obsługę i administrację jednego dokumentu. Przy tysiącu dokumentów miesięcznie to prawie 400 godzin, czyli ponad dwa pełne etaty zajęte wyłącznie obsługą papieru, rozłożone po całej firmie w taki sposób, że w żadnym dziale nie widać etatu, który dałoby się przesunąć do innych zadań. To najdroższa pozycja z całej omawianej piątki kosztów i jedyna, której nie da się pokazać na fakturze.
2. Opóźnione fakturowanie, czyli pieniądze zamrożone w drodze
Faktura za transport w praktyce czeka na papierowy dokument. Dopóki podpisany oryginał nie wróci do biura, dokument nie trafia do systemu, a bez kompletu dokumentów wielu klientów nie przyjmuje faktury albo odsyła ją do wyjaśnienia. Kierowca przywozi komplet dopiero po kilku dniach, a czasem po zakończeniu całej rotacji. Bywa, że przesyłki odbywają się pocztą lub kurierem. A potem dochodzi do tego jeszcze czas na posortowanie, sprawdzenie kompletności i wystawienie dokumentu sprzedaży.
W efekcie moment wykonania usługi i moment wpływu pieniędzy dzieli okres, który przy obiegu papierowych dokumentów sięga nawet 111 dni. Ten koszt widać dopiero w cash flow, w wykorzystaniu limitu na rachunku bieżącym i w rozmowach o faktoringu. Im dłuższy czas między transportem a płatnością, tym więcej kapitału obrotowego trzeba finansować, żeby firma normalnie pracowała.
3. Zaginione i uszkodzone oryginały, czyli niepotrzebny chaos i stres
Dokument transportowy, który nie wrócił, oznacza fakturę, która nie zostanie wystawiona i zapłacona. A zatem trzeba się tym zająć – zaczyna się od telefonów do kierowcy, potem są telefony do odbiorcy, prośba o odszukanie kopii, wystawienie duplikatu, czasem podpis musi zostać zebrany po raz drugi, a w tle rośnie ilość czasu i liczba osób zaangażowanych w sprawę, czego nie było w planie na dany tydzień.
I dochodzi do tego, że jest już piątkowe popołudnie, a klient sygnalizuje, że nie zapłaci za całą partię przewozów, bo w komplecie brakuje jednego dokumentu CMR z zeszłego miesiąca. Koszt tej jednej kartki to kilka godzin pracy kilku osób, przesunięcie płatności o kolejny cykl rozliczeniowy i klient, który przy następnych fakturach skrupulatnie sprawdza komplet dokumentów, zanim je przyjmie. Przy obiegu dokumentacji papierowej zdarza się to bardzo często, bo część oryginałów gdzieś ginie po drodze.
4. Błędy przepisywania danych, które utrudniają rozliczenia
Każde ręczne przepisanie danych z papieru do systemu to okazja do pomyłki, a takich przepisań w typowym obiegu papierowych dokumentów jest kilka: numer zlecenia, waga, liczba palet, numer rejestracyjny, data rozładunku itd. Pomyłka w jednej cyfrze potrafi przejść przez cały proces niezauważona, bo nikt nie weryfikuje dokumentu drugi raz, dopóki nie pojawi się powód do kontroli danych.
Powód pojawia się zwykle po kilku tygodniach – przy rozliczeniu miesiąca albo przy reklamacji. Trzeba wtedy odnaleźć oryginał, ustalić, gdzie powstała różnica, wystawić korektę faktury i wyjaśnić sprawę z klientem, czyli znów zaangażować cenny czas i kilka osób w coś, co przy poprawnym wprowadzeniu danych zajęłoby minutę.
5. Archiwizacja i odszukiwanie dokumentów
Tysiąc dokumentów miesięcznie to dwanaście tysięcy dokumentów rocznie do zarchiwizowania i przechowywania przez cały wymagany okres. A przy CMR mówimy o kilku egzemplarzach jednego dokumentu krążących między stronami przewozu, co jeszcze zwiększa te liczby. Koszt jest ukryty w czasie potrzebnym na uporządkowanie i opisanie dokumentów, w powierzchni, która musi być przeznaczona na archiwum, oraz w czasie przeszukiwania segregatorów i teczek, gdy dokument jest potrzebny.
Odszukiwanie dokumentów kosztuje najwięcej, bo potrzeba pojawia się zazwyczaj nagle, bez zapowiedzi. Kontrola, spór z ubezpieczycielem albo reklamacja dotycząca dostawy sprzed kilku miesięcy oznacza, że ktoś musi sprawdzić segregatory i znaleźć jeden konkretny dokument, mając do dyspozycji często tylko datę i nazwę odbiorcy. W obiegu cyfrowych dokumentów jest to jedno proste zapytanie w wyszukiwarce, a w obiegu papierowych to pół dnia pracy osoby, która miała robić coś zupełnie innego.
Pełny obraz kosztów: papier 15,61 zł kontra e-dokument 6,11 zł
Gdyby zsumować wszystkie koszty obiegu papierowych dokumentów transportowych, również te “ukryte”, które omówiliśmy powyżej, rachunek wyglądałby, jak w poniższym zestawieniu.
| Pozycja | Obieg dokumentów papierowych | Obieg dokumentów cyfrowych |
|---|---|---|
| Czas obsługi jednego dokumentu | 23 minuty | 9 minut |
| Koszt obsługi jednego dokumentu | 15,61 zł | 6,11 zł |
| Koszt roczny przy 1 000 dokumentów miesięcznie | 187 320 zł | 73 320 zł |
Różnica dla jednego dokumentu to 9,50 złotych i 14 minut, czyli 61% kosztu i czasu. Przy tysiącu dokumentów miesięcznie obsługa papieru kosztuje firmę ponad 187 tysięcy złotych rocznie, a przejście na obieg cyfrowy zostawia w firmie około 114 tysięcy złotych rocznie i zwalnia blisko 2.800 godzin pracy, czyli równowartość niemal półtora etatu.
Skąd te liczby? Powyższa kalkulacja opiera się na średnim koszcie pracy według danych GUS z 2020 roku i obejmuje czas wszystkich osób wykonujących jakieś zadanie z dokumentem od wystawienia do archiwizacji, a także materiały, obieg oryginałów oraz przechowywanie. Stawki i proces w konkretnej firmie oczywiście będą inne (szczególnie, że od roku 2020 trochę już się zmieniło w wynagrodzeniach w branży transportu i logistyki), ale proporcje zwykle utrzymują się na tym poziomie i największą pozycją jest zazwyczaj czas pracy zespołu.
Realne koszty warto poznać też ze względu na zmiany wynikające z eFTI
Warto wszystko to policzyć w swojej firmie już teraz z jeszcze jednego powodu. Rozporządzenie eFTI (UE 2020/1056) wprowadza od 9 lipca 2027 roku obowiązek przyjmowania przez służby kontrolne w całej Unii Europejskiej danych przewozowych w postaci elektronicznej.
Firmy, które zaczną przygotowania do zmian z wyprzedzeniem, wejdą w ten termin z przetestowanym procesem obiegu dokumentów i zamkniętą integracją systemów. Pozostałe będą działać pod presją czasu. Podobnie było przy wprowadzaniu e-faktur – zadziałał ten sam mechanizm: liderzy przygotowali się wcześniej, ale większość wdrożeń skumulowała się w ostatnich miesiącach, terminy u dostawców integracji się wydłużyły, a część firm dopłacała za szybkie tempo prac.
Koszty warto znać jednak niezależnie od zbliżających się nowych regulacji prawnych, bo 114 tysięcy złotych rocznie przy tysiącu dokumentów miesięcznie to koszt, który trzeba ponosić co rok, jeśli nie zmienione zostaną procesy.
Policz realne koszty ponoszone w Twojej firmie
Twoje wyliczenia na pewno będą inne niż prezentowane w tym artykule, bo inaczej wyglądają Twoje stawki, Twój wolumen i sposób obiegu dokumentów. Możesz je jednak poznać bez poświęcania na to długich godzin – wystarczy, że skorzystasz z naszego kalkulatora kosztów obiegu papierowych dokumentów transportowych. Wpisz liczbę dokumentów, które generujesz miesięcznie, i sprawdź, ile kosztuje cię dziś papier.
FAQ: Najczęstsze pytania o koszty obiegu dokumentów transportowych
Różnice 9,50 zł i 14 minut powstają na każdym pojedynczym dokumencie, więc rachunek wygląda tak samo przy stu i przy dziesięciu tysiącach dokumentów miesięcznie. Zmienia się tylko to, jak szybko kwota staje się widoczna w budżecie. Przy 100 dokumentach miesięcznie jest to ponad 11 tysięcy złotych i blisko 300 godzin pracy rocznie, przy 1.000 dokumentach – 114 tysięcy złotych i 2.800 godzin rocznie. A zatem rezygnacja z papieru opłaca się nawet już przy kilkudziesięciu dokumentach miesięcznie, bo koszty i czas obsługi spadają natychmiast. Firmy o mniejszym wolumenie zwykle zaczynają cyfryzację obiegu dokumentów od rozliczenia za używanie systemu IT za pojedynczy dokument i przechodzą na abonament wtedy, gdy obieg cyfrowy obejmie większość przewozów.
Protokół dodatkowy do Konwencji CMR, który dopuszcza stosowanie elektronicznego listu przewozowego, obowiązuje w Polsce od 11 września 2019 roku. Jednak polskie przepisy krajowe nie są w tym zakresie w pełni spójne, dlatego w GreenTransit rekomendujemy posiadanie jednego papierowego egzemplarza dokumentu na potrzeby kontroli drogowej. Rozporządzenie eFTI porządkuje tę sytuację od 9 lipca 2027 roku, gdy służby kontrolne w całej Unii Europejskiej będą musiały przyjmować dane przewozowe w postaci elektronicznej.
W wypadku zastosowania systemu GreenTransit odbiorca e-dokumentów nie potrzebuje własnego systemu ani konta. Dokument otwiera z linku w przeglądarce, podpisuje na ekranie i dostaje gotowy plik. Podpis może odebrać również kierowca. Tam, gdzie kontrahent zostaje przy papierze, obieg działa hybrydowo: część przewozów realizowanych jest cyfrowo, reszta bez zmian. W hybrydowym wdrożeniu GreenTransit w firmie Avon oszczędność wyniosła 73% czasu i 73% kosztu obsługi dokumentu, a przy pełnym obiegu elektronicznym 84% czasu i 85% kosztu.
W wypadku GreenTransit start bez integracji jest możliwy od razu: dokumenty wystawiasz i podpisujesz w przeglądarce, bez zmian w systemach, których używasz dzisiaj. Integracja z TMS, WMS lub ERP jest możliwa, a czas trwania zależy od tego, jakie API udostępnia system po stronie klienta. Typowa kolejność wygląda tak, że firma uruchamia obieg cyfrowy na wybranej relacji albo dla jednego klienta, a integrację dokłada wtedy, gdy proces jest już przetestowany na realnych przewozach.
Kierowcy wystarczy telefon z przeglądarką internetową. Kierowca otwiera dokument z linku, sprawdza dane i podpisuje na ekranie, a odbiorca robi to samo przy rozładunku. Nie trzeba instalować aplikacji ani kupować terminali. Najwięcej uwagi w pierwszych tygodniach wymaga przyzwyczajenie kierowców i magazynów do nowego przebiegu procesu, dlatego wdrożenie warto zacząć od ograniczonego zakresu przewozów.
E-dokumenty są przechowywane w archiwum cyfrowym razem z całą historią zdarzeń: kto wystawił dokument, kto i kiedy go podpisał. Zamiast przeszukiwać segregatory, można szybko i łatwo odnaleźć dokument po numerze zlecenia, dacie, przewoźniku albo odbiorcy i udostępnić go linkiem lub plikiem PDF. Przy sporze z ubezpieczycielem albo reklamacji sprzed kilku miesięcy liczy się właśnie ten ślad zdarzeń – w obiegu dokumentów papierowych trzeba go odtwarzać z podpisów i pieczątek na kilku egzemplarzach, w obiegu cyfrowym zapisuje się sam.
