Rola automatyzacji i standaryzacji w procesie cyfryzacji przedsiębiorstwa
Wraz z dynamicznym rozwojem technologicznym, przedsiębiorstwa – również te działające na rynku transportu, spedycji i logistyki (TSL) – stają przed wyzwaniem adaptacji do coraz szybszych zmian w tym obszarze. Nie sposób wyobrazić sobie dziś organizacji, która choć w pewnym zakresie nie wdraża systemów i narzędzi informatycznych. Jednak, aby mieć pewność, że cyfryzacja przynosi pożądane, pozytywne rezultaty, warto poświęcić uwagę również zagadnieniom automatyzacji i standaryzacji, czyli rozwiązaniom wspierającym proces cyfryzacji.
Automatyzacja polega na wdrożeniu systemów i narzędzi wspomagających wykonywanie zadań bez potrzeby angażowania ludzi. Standaryzacja jest to natomiast ujednolicenie procesów, procedur oraz dokumentów. Połączenie tych dwóch koncepcji stanowi solidny fundament cyfryzacji prowadzącej do osiągnięcia takich korzyści jak wyższa efektywność, większa konkurencyjność czy skuteczniejsza skalowalność działań.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Czym są automatyzacja i standaryzacja w kontekście cyfryzacji?
- Dlaczego same narzędzia cyfrowe to za mało bez odpowiednich procesów?
- Jak automatyzacja wpływa na efektywność pracy w firmie?
- Jakie procesy można zautomatyzować w branży TSL?
- Dlaczego standaryzacja jest kluczowa dla skutecznej cyfryzacji w TSL?
- Jak standaryzacja wspiera integrację systemów i bezpieczeństwo danych w TSL?
Automatyzacja zwiększa skuteczność cyfryzacji
Najczęściej cyfryzacja i automatyzacja są wdrażane jednocześnie, ponieważ ich synergiczne działanie przynosi wiele korzyści (choć oczywiście istnieją sytuacje, gdy cyfryzacji nie towarzyszy automatyzacja, i odwrotnie).
Cyfryzacja, czyli optymalizacja procesów dzięki wykorzystaniu technologii cyfrowych, może odnosić się do takich przykładowych procesów jak:
- obieg dokumentów (w branży TSL to np. administracja eCMR oraz innymi dokumentami transportowymi),
- przechowywanie danych w chmurze (w branży TSL to również archiwizacja dokumentów przez obowiązkowy okres 5 lat),
- monitorowanie i zarządzanie firmą (w branży TSL to m.in. śledzenie pojazdów i przesyłek czy optymalizacja przejazdów).
Automatyzacja, czyli uwolnienie ludzi od konieczności wykonywania rutynowych zadań, może być stosowana między innymi w tych obszarach:
- zbieranie i kompilacja danych (w branży TSL to np. integracja systemów w celu automatycznego tworzenia i aktualizowania dokumentów),
- komunikacja z dostawcami i klientami (w branży TSL to m.in. automatyczne udostępnianie dokumentów, alerty i powiadomienia o zmianach w transporcie).
Połączenie cyfryzacji i automatyzacji procesów – tak jak dzieje się to w systemie elektronicznego obiegu dokumentów GreenTransit – przynosi szereg korzyści takich jak:
- optymalizacja kosztów i przyspieszenie procesów,
- lepsze wykorzystanie czasu pracy personelu,
- dostępność danych w czasie rzeczywistym,
- poprawa komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej,
- eliminacja błędów ludzkich,
- optymalizacja wykorzystania zasobów,
- większe bezpieczeństwo.
Standaryzacja to podstawa efektywnej cyfryzacji
Niezależnie od tego, czy plany cyfryzacji dotyczą procesów czy dokumentów, jednym z kluczowych obszarów wymagających uwagi jest standaryzacja. Ma ona znaczenie z kilku powodów, wśród których na szczególną uwagę zasługują poniższe aspekty:
- Spójność – dzięki standaryzacji można ujednolicić procesy i dokumenty, co eliminuje chaos i błędy wynikające z różnych interpretacji i działań w podobnych sytuacjach.
- Automatyzacja – jest możliwa do wdrożenia wyłącznie wtedy, gdy podlegające jej dokumenty oraz procesy są niezmienne i powtarzalne, a więc ustandaryzowane.
- Szybkość i łatwość w zarządzaniu – dzięki standaryzacji można sprawniej i skuteczniej monitorować postępy, identyfikować problemy oraz wprowadzać ulepszenia.
- Integracja systemów – gdy dokumenty i procesy są zgodne z określonymi standardami, wtedy łatwiej można połączyć różne systemy, co z kolei poprawia efektywność pracy.
- Bezpieczeństwo danych – standaryzacja to również jednolite procedury dotyczące przechowywania, udostępniania i przetwarzania informacji, a więc lepsza ochrona danych.
- Współpraca z partnerami i klientami – stosowanie powszechnie akceptowanych standardów ułatwia wymianę informacji, co przyspiesza procesy i poprawia relacje biznesowe.
Znaczenie standaryzacji w branży TSL
W branży transportu, spedycji i logistyki, temat standaryzacji jest niezwykle ważny z jeszcze jednego powodu – rozporządzenia na temat elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego (Electronic Freight Transport Information, eFTI), które w pełni wejdzie w życie 9 lipca 2027 roku.
Od tego momentu wszystkie organy kontrolujące na terytorium Unii Europejskiej będą musiały mieć możliwość odbierania elektronicznych informacji dotyczących transportów oraz będą miały obowiązek akceptowania cyfrowych wersji dokumentów przewozowych.
Zaś wszystkie platformy od dostawców rozwiązań eFTI – takie jak system GreenTransit – będą musiały przejść proces certyfikacji oraz wykorzystywać ściśle ustrukturyzowane dane, czyli zastosować standaryzację.
Chcąc przygotować się do tych zmian, na platformie GreenTransit już teraz został wdrożony wzór komunikatu EDI dla eCMR, czego efektem jest uzyskanie certyfikatu potwierdzającego, że dokumenty eCMR generowane i udostępniane na platformie GreenTransit spełniają wytyczne GS1 Polska – organizacji, która tworzy globalne standardy w celu zwiększenia efektywności łańcucha dostaw.
Rozważasz cyfryzację obiegu dokumentów transportowych w swojej firmie?
Kliknij tutaj i zyskaj bezpłatny, miesięczny dostęp do systemu GreenTransit.
FAQ: Najczęstsze pytania o automatyzację i standaryzację w procesach cyfryzacji biznesu
Sama cyfryzacja przenosi procesy do systemów, ale dopiero automatyzacja pozwala ograniczyć ręczną pracę. Dzięki niej wiele czynności wykonuje się samoistnie, bez angażowania pracowników. To przyspiesza operacje i zmniejsza ryzyko błędów. W efekcie firma działa sprawniej i może obsługiwać więcej zleceń.
Standaryzacja oznacza ujednolicenie sposobu działania w całej organizacji, np. w dokumentach czy procedurach. Dzięki temu procesy są przewidywalne i łatwiejsze do zarządzania. Jest to też warunek konieczny do skutecznego wdrożenia automatyzacji. Bez spójnych danych i schematów systemy nie będą działały efektywnie.
Umożliwiają one szybsze przetwarzanie dokumentów i lepszy przepływ informacji między uczestnikami transportu. Pracownicy nie muszą wykonywać powtarzalnych zadań, co pozwala im skupić się na bardziej wartościowych działaniach. Jednocześnie łatwiej jest kontrolować procesy i reagować na problemy. To poprawia organizację pracy i jakość usług.
Kluczowe jest stopniowe wdrażanie rozwiązań cyfrowych, zaczynając od najbardziej czasochłonnych i powtarzalnych procesów. Równolegle warto zadbać o standaryzację danych i procedur, aby umożliwić dalszą automatyzację i integrację systemów. Istotne jest także śledzenie zmian regulacyjnych oraz dostosowywanie się do nowych wymogów rynkowych. Firmy, które inwestują w elastyczne i skalowalne rozwiązania, będą lepiej przygotowane na przyszłe wyzwania.
