6 kroków do skutecznej cyfryzacji łańcucha dostaw – Część 1
Współczesne przedsiębiorstwa stają w obliczu coraz większej presji, aby dostosować swoją działalność do szybko zmieniających się warunków rynkowych i technologicznych. W tym kontekście cyfryzacja łańcucha dostaw staje się kluczowym elementem strategii biznesowych, umożliwiając firmom zwiększanie efektywności, redukowanie kosztów i poprawianie jakości obsługi klienta. Jednak przejście od tradycyjnych, manualnych procesów do cyfrowych rozwiązań nie jest zadaniem łatwym oraz wymaga przemyślanej strategii oraz odpowiedniego podejścia.
W poniższym artykule przedstawimy pierwsze 3 z 6 kroków, które warto podjąć, aby móc w swojej firmie skutecznie wdrażać rozwiązania cyfrowe.
Zapraszamy również do zapoznania się z drugą częścią tego opracowania, w której prezentujemy kolejne 3 z 6 kroków: „6 kroków do skutecznej cyfryzacji łańcucha dostaw – Część 2”.
Krok 1. Analiza sytuacji i potrzeb firmy
Wprowadzenie technologii cyfrowych do procesów transportowych, zarządzania zapasami czy monitorowania przesyłek może znacząco usprawnić efektywność, obniżyć koszty oraz zwiększyć zadowolenie klientów. Jednak, aby osiągnąć te cele, pierwszym krokiem do skutecznej cyfryzacji łańcucha dostaw jest analiza, na którą składa się kilka kluczowych zadań.
Przeprowadzenie analizy obecnej sytuacji oraz posiadanych zasobów.
Analiza stanu obecnego jest punktem wyjścia do wszystkich kolejnych działań. Polega na dogłębnym zrozumieniu specyfiki branży, działań podejmowanych przez konkurencję, własnych procesów biznesowych, posiadanych zasobów (finansowych i rzeczowych, ale też ludzkich i czasowych), stosowanej infrastruktury technologicznej oraz wyzwań, z jakimi boryka się przedsiębiorstwo.
Analiza tego rodzaju pozwala zidentyfikować obszary, w których cyfryzacja może przynieść największe korzyści. Ocena istniejących systemów może wskazać rozwiązania wymagające integracji lub modernizacji. Zaś przegląd potencjalnych problemów jest ważny pod kątem przygotowania zasobów, odpowiedzi na opór ludzi czy obawy związane z bezpieczeństwem danych.
Zidentyfikowanie potrzeb własnej firmy, ale też jej partnerów i klientów.
Wykonanie tego zadania umożliwia lepsze zrozumienie specyfiki działalności oraz wyzwań, z którymi trzeba się uporać na drodze do skutecznej cyfryzacji.
Dodatkowo, rozpoznanie potrzeb partnerów pozwala zintegrować i zharmonizować wspólne procesy, a przez to poprawić efektywność całego łańcucha dostaw.
Natomiast uwzględnienie oczekiwań klientów prowadzi do lepszego dostosowania oferty i usług do wymagań rynku, co może zwiększyć przewagę konkurencyjną, ale też satysfakcję i lojalność klientów.
Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za realizację procesu cyfryzacji
To ważny element, ponieważ zaangażowanie właściwych osób pozwoli na skuteczne przygotowanie do wdrożenia nowych technologii. Powinien być to zespół złożony z osób, które nie boją się nowych technologii, a być może wręcz są ekspertami w tej dziedzinie, ale również z osób, które reprezentują działy operacyjne i mają wiedzę na temat funkcjonowania procesów w ramach łańcucha dostaw.
Współdziałanie pracowników zajmujących się cyfryzacją oraz osób, które będą w praktyce bezpośrednio korzystały z nowych rozwiązań to klucz do sukcesu. Często kluczową rolę odgrywa właśnie osoba wspomagająca przyszłych użytkowników, która pomoże im w procesie włączania cyfryzacji w ich codzienne zadania. Rolą takiej osoby jest zapewnienie, że proponowane rozwiązania będą odpowiadały rzeczywistym potrzebom użytkowników i będą przez nich akceptowane.
Krok 2. Strategia cyfryzacji łańcucha dostaw
Czasem wdrożenie nowej technologii jest łatwe, szybkie, tanie, sprawne i przynosi natychmiastowe rezultaty. Tak dzieje się w wypadku domyślnej konfiguracji systemu elektronicznego obiegu dokumentów transportowych GreenTransit.
Ale gdy zmiany mają być szeroko zakrojone, wymagają personalizacji lub integracji systemów, mają dotykać wielu aspektów działania firmy, a może nawet procesów na styku firmy oraz jej partnerów i klientów, wtedy do procesu transformacji cyfrowej warto podejść strategicznie.
Po analizie sytuacji i potrzeb, w procesie cyfryzacji łańcucha dostaw przychodzi więc czas na kolejny krok, czyli opracowanie strategii, na co składa się szereg działań, spośród których na szczególną uwagę zasługują poniższe:
- Zdefiniowanie celów – mogą być to na przykład: redukcja kosztów, optymalizacja procesów administracyjnych, skrócenie czasu dostawy, zwiększenie elastyczności działań, usprawnienie monitoringu przesyłek czy poprawa obsługi klienta.
- Określenie priorytetów – warto oprzeć się na wynikach analizy obecnych procesów, z uwzględnieniem obszarów wymagających pilnej poprawy i wytypowanych jako quick wins, czyli działania, które można szybko zrealizować i które przynoszą natychmiastowe korzyści.
- Opracowanie harmonogramu – zdefiniowanie konkretnych terminów dla poszczególnych etapów cyfryzacji łańcucha dostaw pozwoli skutecznie zarządzać całym procesem wdrażania zmian, koordynować postępy prac, a także minimalizować ryzyko opóźnień.
- Przygotowanie budżetu – wyznaczenie konkretnych ram finansowych dla całego procesu cyfryzacji umożliwi bezpieczne planowanie wydatków, zapewnianie niezbędnych zasobów oraz zapobiegnie ewentualnym przekroczeniom kosztów.
- Komunikowanie się z zespołem i partnerami – w strategii ważne jest też zaangażowanie wszystkich interesariuszy w proces oraz zapewnienie efektywnej komunikacji z nimi. Tylko otwarta i stała komunikacja może zapewnić zrozumienie i akceptację nowych procesów i technologii przez wszystkie strony.
- Monitorowanie wyników – istotnym elementem strategii cyfryzacji łańcucha dostaw jest określenie sposobów monitorowania postępów prac. Regularne przeglądy pozwolą zidentyfikować ewentualne problemy oraz dostosować działania do zmieniających się warunków rynkowych.
Krok 3. Wybór rozwiązania technicznego
Aby nowoczesne technologie realnie zwiększały efektywność łańcucha dostaw i umożliwiały usprawnianie procesów transportowych, bardzo ważnym elementem transformacji cyfrowej w branży TSL jest wybór optymalnej technologii.
Pierwszą decyzją, z którą musi zmierzyć się każda firma planująca cyfryzację, jest ten trudny dylemat: budować własne systemy czy korzystać z gotowych produktów dostępnych na rynku?
Największą korzyścią płynącą z przygotowywania własnych rozwiązań jest możliwość dostosowania technologii do indywidualnych potrzeb konkretnej firmy. Ale procesy tworzenia, rozwijania i utrzymywania takich systemów bywają czasochłonne i kosztowne, a dodatkowo wymagają wysokich kompetencji technicznych oraz inwestycji w rozwój zasobów ludzkich i infrastrukturalnych.
Gotowe rozwiązania dostępne na rynku zazwyczaj są tańsze i szybsze we wdrożeniu i stosowaniu oraz zapewniają dostęp do doświadczenia i ekspertyzy dostawców. Może jednak okazać się, że nie będą w pełni odpowiadać unikalnym potrzebom firmy, co może prowadzić do kompromisów w efektywności działania albo kosztów związanych z personalizacją i integracją (choć te wydatki i tak często są dużo niższe niż tworzenie własnych narzędzi).
Przed podjęciem decyzji o zakupie jakiegoś rozwiązania, konieczny jest również przegląd dostępnych na rynku narzędzi odnoszących się do konkretnego procesu, który ma być cyfryzowany.
Analiza wszystkich opcji powinna uwzględniać potrzeby i cele biznesowe konkretnej firmy, aby wybrane rozwiązanie jak najlepiej odpowiadało jej specyfice i wymaganiom. Co istotne, proces wyboru technologii powinien uwzględniać zarówno obecne potrzeby, możliwości oraz ograniczenia firmy, jak również perspektywy rozwoju firmy i branży w przyszłości.
Istotnym aspektem jest także bezpieczeństwo nowych technologii, szczególnie w kontekście przesyłania i przechowywania danych na temat klientów, partnerów, przewozów oraz przesyłek. Warto ponadto skorzystać z możliwości, jakie daje wiele narzędzi – w tym system elektronicznego obiegu dokumentów GreenTransit – czyli sprawdzenia wszystkich funkcjonalności w ramach dostępu testowego.
Chcesz poznać kolejne 3 kroki procesu cyfryzacji?
Przeczytaj: „6 kroków do skutecznej cyfryzacji łańcucha dostaw – Część 2”.
***
W GreenTransit zawsze zachęcamy naszych klientów do realizacji procesu cyfryzacji łańcucha dostaw zgodnie z 6 krokami, o których piszemy w naszym poradniku.
Na każdym z tych etapów z zaangażowaniem wspieramy naszych klientów, aby w maksymalnym stopniu odciążyć ich w procesie zmian, a jednocześnie zapewnić wysoką efektywność.
Rozważasz cyfryzację obiegu dokumentów transportowych?
Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o usprawnieniu Twojej firmy.
Lub kliknij tutaj i zyskaj bezpłatny, miesięczny dostęp do GreenTransit!
