Czy stosowanie elektronicznej dokumentacji przewozowej w procesie transportu jest zgodne z prawem?
W przepisach krajowych w Polsce zastosowanie formy dokumentowej jest dozwolone, w transporcie międzynarodowym wiele zależy od postanowień przepisów poszczególnych krajów. Z pomocą przychodzi wersja hybrydowa.
Opieramy się tutaj o pełne wykorzystanie funkcjonalności platformy GreenTransit. Całość procesu odbywa się tak samo jak w przypadku wykorzystania eCMR z naszej platformy, jedyną różnicą jest wydrukowanie jednej kopii papierowej na czas przewozu na wypadek kontroli.
Dokumenty generowane są tak jak w przypadku wersji cyfrowych (tj. dane automatycznie pobierają się z systemów firmy i na ich podstawie tworzą się dokumenty), każdy z podmiotów biorący udział w transporcie ma wgląd do przewozu i dokumentów 24/7, podpisy zbierane są za pomocą naszego systemu. Po zakończeniu przewozu dokument z podpisami zostaje w naszym systemie, natomiast kopię papierową możemy zutylizować. Dokument powinien być wydrukowany po złożeniu podpisów przez nadawcę i przewoźnika.
Całość procesu hybrydowego wygląda następująco:
- Automatyczne wygenerowanie przewozu i dokumentu na podstawie danych z systemu np. TMS. W tym momencie pozostałe podmioty biorące udział w transporcie, które korzystają z naszego systemu otrzymują do nich dostęp. Jeżeli któraś z firm biorąca udział w przewozie nie korzysta z naszego systemu, udostępniany jest link do dokumentów.
- Zebranie podpisu nadawcy i przewoźnika za pomocą platformy lub linku.
- Wydrukowanie jednej kopii dokumentu do kontroli.
- Podpis odbiorcy za pomocą platformy.
- Transport zakończony, podpisany dokument pozostaje w formie elektronicznej na platformie GreenTransit przez 5 lat. Utylizacja papierowej kopii.
