Czy stosowanie elektronicznej dokumentacji przewozowej w procesie transportu jest zgodne z prawem?
Cyfryzacja procesów transportowych przestaje być przewagą konkurencyjną, a staje się operacyjną koniecznością. Jednym z kluczowych obszarów tej transformacji jest dokumentacja przewozowa – ta tradycyjnie papierowa coraz częściej jest zastępowana wersją elektroniczną. W praktyce przedsiębiorcy w branży TSL stają jednak przed zasadniczym pytaniem: „Czy eCMR i elektroniczne dokumenty przewozowe są w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami prawa?”.
Z tego artykułu dowiesz się więcej o wersji hybrydowej eCMR:
- Jaki jest status prawny elektronicznej dokumentacji przewozowej?
- Czym jest hybrydowy model eCMR i dokumentacji przewozowej?
- Jak działa proces hybrydowy w praktyce, na przykładzie GreenTransit?
- Jakie korzyści operacyjne płyną z zastosowania modelu hybrydowego?
W przepisach krajowych w Polsce zastosowanie formy dokumentowej jest dozwolone, w transporcie międzynarodowym wiele zależy od postanowień przepisów poszczególnych krajów. Z pomocą przychodzi wersja hybrydowa.
Opieramy się tutaj o pełne wykorzystanie funkcjonalności platformy GreenTransit. Całość procesu odbywa się tak samo jak w przypadku wykorzystania eCMR z naszej platformy, jedyną różnicą jest wydrukowanie jednej kopii papierowej na czas przewozu na wypadek kontroli.
Dokumenty generowane są tak jak w przypadku wersji cyfrowych (tj. dane automatycznie pobierają się z systemów firmy i na ich podstawie tworzą się dokumenty), każdy z podmiotów biorący udział w transporcie ma wgląd do przewozu i dokumentów 24/7, podpisy zbierane są za pomocą naszego systemu. Po zakończeniu przewozu dokument z podpisami zostaje w naszym systemie, natomiast kopię papierową możemy zutylizować. Dokument powinien być wydrukowany po złożeniu podpisów przez nadawcę i przewoźnika.
Całość procesu hybrydowego wygląda następująco:
- Automatyczne wygenerowanie przewozu i dokumentu na podstawie danych z systemu np. TMS. W tym momencie pozostałe podmioty biorące udział w transporcie, które korzystają z naszego systemu otrzymują do nich dostęp. Jeżeli któraś z firm biorąca udział w przewozie nie korzysta z naszego systemu, udostępniany jest link do dokumentów.
- Zebranie podpisu nadawcy i przewoźnika za pomocą platformy lub linku.
- Wydrukowanie jednej kopii dokumentu do kontroli.
- Podpis odbiorcy za pomocą platformy.
- Transport zakończony, podpisany dokument pozostaje w formie elektronicznej na platformie GreenTransit przez 5 lat. Utylizacja papierowej kopii.
FAQ: Najczęstsze pytania dotyczące wersji hybrydowej eCMR:
Hybrydowa wersja eCMR zaimplementowana w systemie GreenTransit to model, w którym cały proces tworzenia, udostępniania i podpisywania listu przewozowego odbywa się elektronicznie, a na czas przewozu jest drukowany jeden egzemplarz papierowy na potrzeby ewentualnej kontroli drogowej. Dokument źródłowy, podpisy oraz archiwum mają postać cyfrową, a papier pełni wyłącznie funkcję zabezpieczającą tam, gdzie praktyka kontrolna nie jest jeszcze w pełni dostosowana do eCMR.
Kluczowym powodem jest bezpieczeństwo prawne w warunkach niejednolitego i nie w pełni uregulowanego otoczenia prawnego. Posiadanie papierowej kopii na czas przewozu na wypadek kontroli działa jak zabezpieczenie dowodowe i operacyjne. Wersja hybrydowa eCMR minimalizuje ryzyko zakwestionowania dokumentów podczas kontroli, przestojów pojazdu czy sporów interpretacyjnych z organami kontrolnymi.
W modelu hybrydowym wdrożonym w GreenTransit rdzeniem procesu pozostaje elektroniczny dokument eCMR – generowany systemowo, udostępniany stronom w czasie rzeczywistym, podpisywany i archiwizowany cyfrowo. Wersja papierowa pełni wyłącznie funkcję pomocniczą na czas transportu. W praktyce to kompromis między zgodnością prawną a efektywnością operacyjną – pozwala korzystać z automatyzacji, integracji z TMS/ERP, redukcji błędów i komunikacji cyfrowej, przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka prawnego w środowisku, które nie jest jeszcze w pełni dostosowane do wyłącznie elektronicznej dokumentacji przewozowej.
Tak. W systemie GreenTransit, z punktu widzenia procesu i archiwizacji, dokumentem źródłowym jest wersja elektroniczna, zawierająca między innymi dane systemowe, podpisy, aktualizacje czy adnotacje stron. Papierowa kopia ma charakter pomocniczy i tymczasowy – po zakończeniu przewozu może zostać zutylizowana, a eCMR jest przechowywany w systemie w formie cyfrowej, co zapewnia pełną identyfikowalność, integralność i dostępność danych.
