System elektronicznego obiegu dokumentów transportowych GreenTransit najczęściej jest kojarzony wyłącznie z tworzeniem i obsługą dokumentu eCMR. W rzeczywistości potencjał tej platformy sięga znacznie dalej.
Dziś mamy przyjemność opowiedzieć o kolejnym ważnym wdrożeniu systemu GreenTransit – w firmie Coverock. Jest ono szczególnie istotne, ponieważ pozwala dostrzec korzyści z alternatywnego wykorzystania platformy oraz cyfryzacji dokumentów dostawy.
Cyfryzacja dokumentów dostawy w firmie Coverock
W większości sytuacji system GreenTransit jest stosowany w celu automatyzacji obiegu wszystkich dokumentów przewozowych – w tym do generowania, udostępniania, podpisywania i przechowywania zarówno eCMR, jak również pozostałych dokumentów towarzyszących transportowi. Tym razem sytuacja była nieco inna.
Firma Coverock jest znana jako producent nowoczesnych materiałów izolacyjnych, ale również jest ceniona za innowacyjne i elastyczne podejście do prowadzenia biznesu. Chcąc wykorzystać potencjał, jaki niesie cyfryzacja, nasz klient zdecydował się dzięki platformie GreenTrasit częściowo odejść od papierowych dokumentów. Jednak nie przez wdrożenie eCMR, lecz przez usprawnienie procesu udostępniania, podpisywania i przechowywania dokumentów dostawy (tzw. delivery note).
Wykorzystany w Coverock obieg dokumentów dostawy wprowadza tę firmę w erę cyfrową, nie obciążając jej jednak koniecznością wdrożenia pełnej automatyzacji w zakresie obsługi dokumentów przewozowych. Proces odbywa się w kilku krokach i zajmuje dosłownie chwilę. Nadawca, spedytor, kierowca i odbiorca mogą więc zająć się swoimi kluczowymi zadaniami, a firma zaoszczędzony czas i pieniądze może spożytkować na ważniejsze kwestie niż administracja czy biurokracja.
Krok 1. Dokument dostawy jest wgrywany do systemu GreenTransit w formacie PDF.
Krok 2. Kierowca automatycznie otrzymuje na swój telefon lub tablet link do dokumentu.
Krok 3. Dokument jest podpisywany w formule „on screen” po dostarczeniu ładunku.
Krok 4. Firma jest powiadamiana o zakończeniu dostawy, a dokument jest archiwizowany.
„Dzięki zastosowaniu elektronicznego obiegu dokumentów dostawy na platformie GreenTransit, w istotnym dla nas zakresie usprawniliśmy nasze procesy logistyczne. Przede wszystkim, możemy teraz na bieżąco monitorować status przesyłki oraz finalizować wszelkie kwestie formalne natychmiast po otrzymaniu powiadomienia o zakończeniu dostawy. Dodatkowo, oszczędzamy znaczącą ilość czasu, ponieważ nie musimy już kontrolować przekazywania dokumentów, a także mailowo lub telefonicznie przypominać o konieczności podpisania i odesłania dokumentów. To świetne rozwiązanie, które bardzo dobrze sprawdziło się w naszych transportach.” – podsumowuje Mateusz Paczkowski, Logistics Director w firmie Coverock Insulation.
Korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów dostawy
Innowacje w zarządzaniu transportem nie zawsze muszą być skomplikowane. Udowadnia to między innymi nasza współpraca z firmą Coverock.
Dokumenty dostawy to niewielki wycinek całego obiegu dokumentacji transportowej oraz świetny obszar do rozpoczęcia swojej przygody z koncepcją paperless oraz zwiększenia efektywności swojej firmy. Zmiany w tym zakresie – przy wykorzystaniu systemu GreenTransit – nie wymagają dużych inwestycji czasu i pieniędzy. A przy tym nie są potrzebne żadne dodatkowe sprzęty czy kompetencje techniczne – i to zarówno na etapie wdrożenia, jak też codziennego stosowania.
Mimo to, przy takim minimalnym zaangażowaniu, z platformą GreenTransit można osiągnąć wiele wymiernych i ważnych korzyści.
Cały elektroniczny obieg dokumentów dostawy na platformie GreenTransit odbywa się online, dzięki czemu cały proces jest znacząco szybszy i tańszy!
- Cyfryzacja ogranicza ryzyko błędnego uzupełnienia, utraty lub uszkodzenia dokumentu.
- Aby cały proces przebiegł bez zakłóceń, system wysyła automatyczne powiadomienia.
- Kontrola transportu jest łatwa, bo dostęp do aktualnej wersji jest zapewniony online.
- Kierowca potrzebuje jedynie smartfonu lub tabletu, bo dostaje tylko link do dokumentu.
- Po alercie o zakończeniu dostawy firma może od razu wystawić fakturę za transport.
- Dokument dostawy jest przechowywany przez minimum 5 lat na bezpiecznych serwerach.
- A mniejsze zużycie papieru i energii to korzyść i dla firmy, i dla środowiska naturalnego.
Chcesz, żeby Twoja firma też czerpała korzyści płynące z cyfrowej rewolucji?
Może więc zaczniesz nie od eCMR, ale od elektronicznych dokumentów dostawy?
Skontaktuj się z nami i przetestuj GreenTransit – przez miesiąc wszystkie funkcjonalności systemu możesz wykorzystywać bezpłatnie i bez żadnych zobowiązań!
