Korzyści z wdrożenia eCMR z perspektywy operacji celnych
O korzyściach płynących ze stosowania eCMR pisaliśmy na naszym blogu już wielokrotnie. Prezentowaliśmy benefity osiągane przez producentów, przewoźników, spedytorów, a nawet klientów. W tym artykule chcielibyśmy spojrzeć na ten temat z jeszcze jednej bardzo istotnej perspektywy, jaką jest realizacja procesów celnych z użyciem eCMR – zarówno przez wewnętrzne działy celne w firmach, jak również przez agencje celne.
Usprawnienie przepływu informacji
Wdrożenie eCMR znacząco poprawia przepływ informacji między wszystkimi uczestnikami procesu transportowego. Dzięki cyfryzacji wszystkie niezbędne dane są dostępne online w czasie rzeczywistym, co umożliwia szybką i efektywną komunikację między nadawcą, przewoźnikiem a urzędnikiem celnym. Transparentność i dostępność informacji minimalizują ryzyko opóźnień wynikających z braku kluczowych dokumentów, a także pozwalają na natychmiastowe reagowanie na ewentualne problemy, co znacznie zwiększa efektywność całego procesu logistycznego.
Przyspieszenie odprawy celnej
Elektroniczny list przewozowy pozwala znacząco przyspieszyć cały proces odprawy celnej. Dzięki wcześniejszemu dostępowi do dokumentów, agenci celni mogą przygotować kompletną niezbędną dokumentację jeszcze przed załadunkiem towarów. Taka proaktywna organizacja pracy umożliwia szybsze przeprowadzenie kontroli celnej oraz zmniejsza czas oczekiwania na granicach. W rezultacie, przepływ towarów jest płynniejszy, a koszty operacyjne związane z długim oczekiwaniem na odprawę celną są istotnie zredukowane.
Ograniczenie błędów i ich powtarzalności
Automatyzacja obiegu dokumentów transportowych za pomocą eCMR znacząco redukuje ryzyko wystąpienia błędów oraz ich powtarzalności. Tradycyjne, papierowe dokumenty są narażone na liczne pomyłki, które mogą wynikać z nieczytelnego pisma, błędnego wypełnienia czy nawet zgubienia dokumentu. CMR w wersji cyfrowej minimalizuje te zagrożenia przez automatyczne wprowadzanie i weryfikację danych, co umożliwia szybsze wykrycie i skorygowanie ewentualnych błędów. Powoduje to, że cały proces logistyczny staje się bardziej niezawodny i bezpieczny.
Uniknięcie kosztów przestojów
Korzystanie z eCMR pozwala uniknąć kosztów związanych z przestojami, które mogą wynikać z nieścisłości w dokumentacji transportowej. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia weryfikację i korektę danych jeszcze przed załadunkiem towarów, co minimalizuje ryzyko wystąpienia problemów podczas kontroli celnej. W ten sposób przewoźnicy mogą uniknąć opóźnień, które generują dodatkowe koszty operacyjne oraz utrudniają terminowe dostarczenie towarów. Poprawa efektywności operacyjnej dzięki eCMR przekłada się bezpośrednio na lepsze wyniki finansowe firm transportowych.
Przezwyciężenie bariery językowej
Jedną z istotnych zalet wdrożenia eCMR jest możliwość przezwyciężenia barier językowych, które często utrudniają proces odprawy celnej. Elektroniczne dokumenty przewozowe mogą być łatwo tłumaczone i udostępniane w różnych językach, co znacząco usprawnia komunikację między stronami z różnych krajów. Przyspiesza to procedury celne, ale także redukuje ryzyko nieporozumień wynikających z błędów tłumaczeniowych. Umożliwia to również sprawniejszą współpracę międzynarodową i zwiększa efektywność transgranicznych operacji logistycznych.
Porady agencji celnej na temat stosowania eCMR
Nasz partner, firma AC Porath – agencja celna, która oferuje pełną organizację wszystkich procedur i usług celnych, od załadunku aż do dotarcia do urzędu celnego przeznaczenia, wraz z kontrolami – rekomenduje, w jaki sposób można lepiej przygotować się do realizacji operacji celnych.
Joanna Tymińska, Marketing & Development Manager w AC Porath podpowiada:
„Jedną z najczęstszych przyczyn opóźniającej się odprawy są błędnie lub nieprawidłowo wypełnione dokumenty bądź ich brak. Elektroniczne wersje dokumentów szybko i sprawnie można zweryfikować, co pozwala na przyspieszenie procesów celnych.”
Eksperci z AC Porath wskazują również, co powinien zawierać dokument eCMR (oprócz standardowych danych):
- dokładne dane dotyczące towaru (zgodne z dokumentami handlowymi) – m.in. opakowanie zbiorcze oraz jego waga i liczba; opakowanie jednostkowe oraz jego waga i liczba; masa brutto i netto;
- kod celny towaru;
- wszystkie inne dane dotyczące ewidencji towaru – np. numer seryjny zapewniający możliwość zidentyfikowania towaru;
- dla niektórych grup towarowych potrzebne są też inne dane – m.in. metry sześcienne lub kwadratowe, litry, zawartość alkoholu;
- przy tranzytach ważny jest numer urzędu, w którym ma się pojawić kierowca na zamknięcie tranzytu;
- reguły handlowe Incoterms, które określają obowiązki i odpowiedzialność zarówno kupującego, jak i sprzedającego.
System GreenTransit usprawnia operacje celne dzięki dostępowi do dokumentu CMR jeszcze przed załadunkiem towaru. Jest to niezwykle ważne, ponieważ agent celny może przeprowadzić odprawę celną oraz przygotować całą dokumentację dopiero wtedy, gdy otrzyma dane z listu przewozowego. Gdy otrzymuje ten dokument w postaci skanu lub zdjęcia, może być on nieczytelny. A oczekiwanie na papierową wersję zajmuje zbyt wiele jego cennego czasu. Rozwiązaniem jest zatem elektroniczna wersja CMR, którą można wygenerować, udostępnić, podpisać i zarchiwizować na platformie GreenTransit.
Wewnętrzne działy celne firm również dostrzegają korzyści z eCMR
Jedną z firm, z którą mieliśmy przyjemność realizować procesy transportowe z odprawą celną, była firma Avon, która tak podsumowała te przewozy:
„Z perspektywy cła, główną zaletą eCMR jest łatwa i czytelna archiwizacja dokumentu oraz jego dostępność na każdym etapie. Czasem potrzebujemy otrzymać dokumenty alternatywne do eksportów, dla których urząd graniczny nie potwierdził wywozu. Wtedy zwracamy się do przewoźników o przesłanie CMR potwierdzonego przez odbiorcę towaru. Dzięki platformie GreenTransit mamy dostęp do konkretnego dokumentu CMR, bez konieczności pozyskiwania go z zewnątrz.” – wyjaśnia Magdalena Ciesielska, Customs Agent, Deployment & Customs, Avon Operations Polska Sp. z o.o.
System GreenTransit to platforma do elektronicznej obsługi wszystkich dokumentów występujących w transporcie, spedycji i logistyce – umożliwia łatwe i szybkie generowanie, udostępnianie, podpisywanie i archiwizowanie całej dokumentacji przewozowej, w tym eCMR. Dodatkowo, w systemie GreenTransit istnieje możliwość wgrywania własnych dokumentów w formacie PDF. Dzięki temu można do przewozu dodać, oprócz eCMR, wszystkie inne niezbędne dokumenty, takie jak packing list, dokument odbioru czy dokumenty celne.
Chcesz sprawdzić, jak w praktyce działa eCMR i system GreenTransit?
Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o wdrożeniu eCMR w Twojej firmie!
Lub wejdź tutaj, załóż konto do testów i korzystaj bezpłatnie przez miesiąc!
