6 kroków do skutecznej cyfryzacji łańcucha dostaw – Część 2
Od identyfikacji obszarów wymagających optymalizacji, przez wybór i wdrożenie odpowiednich technologii, po monitorowanie rezultatów – każdy z tych kroków jest niezwykle ważny dla sukcesu cyfryzacji łańcucha dostaw.
W poniższym artykule kontynuujemy temat rozpoczęty w poprzedniej publikacji i przedstawimy ostatnie 3 z 6 kroków, które warto podjąć, aby móc w swojej firmie skutecznie wdrażać rozwiązania cyfrowe.
Zapraszamy również do zapoznania się z pierwszą częścią tego opracowania, w której prezentujemy początkowe 3 z 6 kroków: „6 kroków do skutecznej cyfryzacji łańcucha dostaw – Część 1”.
Krok 4. Wdrożenie rozwiązań technologicznych
Po przeprowadzeniu analizy potrzeb, przygotowaniu strategii cyfryzacji oraz wyborze optymalnego rozwiązania technologicznego (o czym pisaliśmy w pierwszej części tego opracowania), przychodzi czas na wdrożenie wybranej opcji.
Gdy firma decyduje się na samodzielne stworzenie narzędzia, pracę dobrze jest rozpocząć od dokładnego przygotowania w odniesieniu do infrastruktury, funkcjonalności, struktury, widoków, powiązań z innymi systemami, przebiegu procesów i innych kluczowych elementów.
Gdy natomiast firma dokonała wyboru gotowego rozwiązania, wtedy warto zastanowić się, czy wystarczy tylko skonfigurować system w ramach domyślnie dostępnych opcji czy może potrzebne będzie dostosowanie go do specyfiki działalności firmy (np. personalizacja lub integracja).
Proces wdrożenia w wypadku gotowych rozwiązań – takich jak system elektronicznego obiegu dokumentów transportowych GreenTransit – często jest niezwykle prosty, szybki oraz łatwy, nawet dla osób mających mało czasu i tylko podstawowe kompetencje obsługi komputera.
Bardziej skomplikowane jest dopasowanie gotowego systemu do indywidualnych potrzeb, ale często jest to proces realizowany przez dostawcę za jednorazowe wynagrodzenie. W ten sposób integracja i personalizacja odbywają się w GreenTransit – to my zajmujemy się wszystkim w imieniu klienta!
Zanim nowe rozwiązanie zostanie przekazane jego użytkownikom, należy przeprowadzić szczegółowe testy całego systemu, aby upewnić się, że cyfrowy proces przebiega bez zakłóceń, a wszystkie funkcjonalności działają poprawnie oraz spełniają oczekiwania użytkowników.
Niezwykle ważnym etapem wdrożenia jest odpowiednie przeszkolenie pracowników z używania nowego oprogramowania, aby w ten sposób zapewnić ich zaangażowanie oraz płynnie przejść na pracę z wykorzystaniem nowego podejścia oraz systemu.
Gdy nowe narzędzie jest już używane, warto na bieżąco monitorować jego działanie i dokonywać ewentualnych optymalizacji, aktualizacji i poprawek. Równie istotne jest zapewnienie użytkownikom wsparcia merytorycznego i technicznego, aby mogli poprawnie z tego systemu korzystać.
Krok 5. Zmiana kultury organizacyjnej
Powyżej opisaliśmy szereg dość technicznych aspektów związanych z wdrażaniem rozwiązań cyfrowych. W procesie cyfryzacji nie można jednak zapominać o bardziej miękkich obszarach, bo w dużej części to od nich zależy sukces cyfryzacji – również w firmach z branży transportu, spedycji i logistyki.
Jednym z kluczowych tego rodzaju zagadnień jest kultura organizacyjna, czyli – mówiąc w pewnym uproszeniu – przygotowanie pracowników do zmian i nowego sposobu realizacji procesów.
Zmiana kultury organizacyjnej przy cyfryzacji łańcucha dostaw jest kluczowa z kilku powodów:
- Transformacja cyfrowa wymaga zmiany sposobu myślenia i zrozumienia, że nowe technologie przynoszą korzyści i poprawiają efektywność, a nie stanowią zagrożenie.
- Kultura organizacyjna sprzyjająca cyfryzacji powinna promować otwartość, współpracę i przejrzystość, czyli pracownicy muszą być gotowi do dzielenia się wiedzą.
- Firma i jej pracownicy muszą być elastyczni i otwarci na zmiany, aby mogli szybko reagować na wyzwania rynkowe, wprowadzać udoskonalenia i wzmacniać konkurencyjność.
- Transformacja cyfrowa często prowadzi do lepszego zrozumienia i lepszej obsługi klienta za pomocą nowoczesnych narzędzi, czyli zwiększa przewagę konkurencyjną firmy.
Aby kultura organizacyjna wspierała cyfryzację, warto wdrożyć przynajmniej kilka wymienionych poniżej działań:
- Zaangażowanie kierownictwa, aby dobre praktyki, motywacja, nowe sposoby działania i pozytywne przykłady płynęły z góry hierarchii organizacyjnej.
- Włączenie pracowników w proces cyfryzacji od samego początku prac – od etapu przygotowań, przez wybór i testowanie narzędzi, po zbieranie feedbacków.
- Stała i bezpośrednia komunikacja z pracownikami na temat celów, korzyści i procesu, aby zwiększać świadomość oraz akceptację zmian po ich stronie.
- Szkolenia i rozwój kompetencji, aby pracownicy mogli zrozumieć zmiany, nauczyć się narzędzi oraz przystosować się do nowych technologii i wymagań.
- Stałe wsparcie dla pracowników oraz utrzymywanie wśród nich wysokiej motywacji i pożądanego zaangażowania, np. przez nagradzanie postępów i osiągnięć.
Krok 6. Monitoring procesów i rezultatów
Transformacja cyfrowa to proces, który właściwie nigdy się nie kończy. Można byłoby powiedzieć, że zamyka go etap monitorowania efektów, ale to nie do końca prawda.
W rzeczywistości, ten krok zamyka pierwszy cykl zmian i otwiera kolejny, gdyż w cyfryzacji niezwykle ważne jest stałe usprawnianie procesów, czyli ciągłe wdrażanie ulepszeń po przeanalizowaniu dotychczas uzyskanych rezultatów.
Monitoring w procesie cyfryzacji łańcucha dostaw jest ważny z kilku powodów:
- Pozwala ocenić efekty i postępy prac, a także zgodność z założonymi celami.
- Umożliwia identyfikację ewentualnych problemów i szybkie ich rozwiązywanie.
- Dostarcza rzetelnych danych na temat obszarów, które wymagają ulepszenia.
- Pomaga reagować na potencjalne zagrożenia oraz ryzyka związane z cyfryzacją.
Aby jednak monitoring był naprawdę pomocny, warto przestrzegać kilku istotnych zasad:
- Przed rozpoczęciem procesu cyfryzacji należy jasno określić cele monitorowania.
- Ważne jest też wybranie odpowiednich wskaźników, które będą miarą efektów.
- Monitorowanie powinno być przeprowadzane regularnie oraz systematycznie.
- Zebrane dane muszą być na bieżąco analizowane w celu wyciągnięcia wniosków.
- Na podstawie monitoringu wyników należy dostosowywać strategię cyfryzacji.
Etap monitoringu kończy nasz poradnik, ale nie proces cyfryzacji łańcucha dostaw. Warto mieć świadomość tego, że transformacja cyfrowa może przynieść każdej firmie liczne korzyści, takie jak wyższa efektywność, niższe koszty, lepsza obsługa klienta czy większa przewaga konkurencyjna.
Chcesz poznać początkowe 3 kroki procesu cyfryzacji?
Przeczytaj: „6 kroków do skutecznej cyfryzacji łańcucha dostaw – Część 1”.
Jeśli Twoja firma staje przed wyzwaniem transformacji cyfrowej, nie musisz wszystkiego robić samodzielnie. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc Ci osiągnąć sukces.
Rozważasz cyfryzację obiegu dokumentów przewozowych?
Kliknij tutaj i zyskaj bezpłatny, miesięczny dostęp do systemu GreenTransit!
