Cyfryzacja dokumentów wspiera budowanie przewagi konkurencyjnej na rynku transportu i logistyki
Wraz z dynamicznym rozwojem technologii, cyfryzacja dokumentów stała się kluczowym elementem transformacji między innymi w sektorze transportu i logistyki. Wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań w obszarze zarządzania dokumentacją przynosi firmom liczne korzyści, nie tylko zwiększając efektywność codziennej działalności, ale także umożliwiając budowanie pozytywnego wizerunku oraz wzmacnianie relacji z klientami.
Zrozumienie roli cyfrowych rozwiązań w obszarze administracji dokumentacją przewozową staje się kluczowe dla przedsiębiorstw, które chcą skutecznie dostosować się do dynamicznie zmieniających się warunków rynkowych oraz osiągnąć strategiczną przewagę konkurencyjną.
Korzyści z cyfryzacji dokumentów – dla dostawców i ich klientów
Z punktu widzenia zarówno dostawców usług transportowych i logistycznych, jak również ich klientów, rozwiązania dostępne w ramach systemów elektronicznego obiegu dokumentów – takich jak GreenTransit – to szereg ważnych korzyści płynących z cyfryzacji dokumentacji przewozowej.
Spośród wszystkich tych benefitów warto wymienić między innymi:
- Zwiększenie efektywności działań – firmy mogą dobrze planować przesyłki ładunków, minimalizować opóźnienia, ograniczać ryzyka i redukować koszty operacyjne.
- Skrócenie czasu procesów transportowych – informacje o wysyłkach, dostawach czy fakturach są dostępne w każdej chwili, co pozwala szybko przetwarzać zamówienia i płatności.
- Obniżenie kosztów – eliminacja potrzeby przechowywania i przetwarzania papierowych dokumentów przekłada się na oszczędności finansowe dostawcy, a tym samym na cenę dla klienta.
- Eliminacja błędów – elektroniczne systemy mogą automatycznie pobierać i synchronizować informacje zawarte w dokumentach, co ogranicza ryzyko powstawania nieścisłości oraz pomyłek.
- Usprawnienie komunikacji klienta z dostawcą usług – klienci zyskują aktualne informacje o statusie zamówienia, lokalizacji przesyłki, czasie dostawy, podpisach na dokumentach czy zmianach w przebiegu transportu.
- Szybki dostęp do informacji – zamiast przeszukiwania papierowych archiwów, pracownicy całego łańcucha dostaw, w tym dostawcy i klienci, mogą szybko odnaleźć wszystkie potrzebne dane, co skraca procesy logistyczne.
Sprawna wymiana informacji między uczestnikami łańcucha dostaw
Jednym z bardzo ważnych aspektów budowania profesjonalnego wizerunku firmy jest zapewnienie klientom stałej komunikacji i sprawnego przepływu informacji. Ma to duże znaczenie w każdej firmie, ale w branży TSL nabiera szczególnej wagi. Dzieje się tak dlatego, że szybka i precyzyjna wymiana danych o przewozie daje partnerom i klientom pewność, że przesyłki są pod stałą kontrolą, a to buduje zaufanie i lojalność.
Wykorzystanie elektronicznego obiegu dokumentów transportowych, na przykład na platformie GreenTransit, zapewnia efektywną wymianę informacji między partnerami biorącymi udział w przewozie, czyli nadawcą, spedytorem, przewoźnikiem oraz odbiorcą.
Pełna transparentność działań w ramach całego łańcucha dostaw
Wybierając dostawców i partnerów biznesowych, firmy często decydują się na nawiązanie współpracy z tymi podmiotami, które gwarantują im otwartość w komunikacji i przejrzystość działań. Dostęp do danych i transparentność operacyjna są to więc czynniki, które w realny sposób kształtują pozytywne doświadczenia klientów i budują reputację firmy. Przejrzystość w łańcuchu dostaw staje się standardem, który pozwala firmom nie tylko skutecznie konkurować, ale również dynamicznie rozwijać się.
Transparentność w łańcuchu dostaw staje się bardzo ważnym aspektem zwiększania przewagi konkurencyjnej, ponieważ współcześni klienci (zarówno nadawcy, jak i odbiorcy ładunków) oczekują rzetelnych, stałych i łatwo dostępnych informacji na temat przebiegu procesu przewozu oraz lokalizacji i stanu przesyłek.
Stały dostęp do dokumentów związanych z usługą transportową
Stały dostęp do dokumentów transportowych to kolejny ze sposobów na wzmocnienie relacji z klientami. Chodzi tu o takie dokumenty typowe dla procesów logistycznych jak CMR, krajowy list przewozowy, dokument WZ, protokół odbioru czy faktura.
Klienci mają większe zaufanie i są bardziej lojalni wobec tych dostawców, którzy są w stanie zapewnić rozwiązania do monitorowania dokumentów przewozowych, a tym samym śledzenia statusu przewozów i sprawdzania szczegółów transakcji.
Dbałość o środowisko naturalne i redukcję śladu węglowego
Dziś wiele firm decyduje się na współpracę z tymi podmiotami, które nie tylko oferują im najlepszą ofertę, ale także aktywnie angażują się w działania proekologiczne oraz przywiązują wagę do wartości zrównoważonego rozwoju. Dla dużej części przedsiębiorstw jest to wyrazem odpowiedzialności społecznej, ale też długofalową strategią wzrostu.
Firmy, które inwestują w ekologiczne rozwiązania takie jak cyfryzacja dokumentów, nie tylko przyczyniają się do ochrony środowiska, ale również budują pozytywny wizerunek w oczach swoich klientów oraz zyskują ich zaufanie i lojalność.
Dotyczy to również branży TSL, gdzie troska o planetę ma szczególne znaczenie – między innymi w kontekście konieczności zmniejszania śladu węglowego w procesach transportowych:
- Wykorzystanie elektronicznych dokumentów zamiast ich wersji papierowych przyczynia się do redukcji zużycia papieru, co wpływa na mniejsze wycinki drzew.
- Aż 160 mln kartek można zaoszczędzić każdego roku, zastępując papierowe dokumenty przewodowe ich wersjami elektronicznymi (przy średniej wynoszącej 3 kopie każdego dokumentu).
- Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów przewozowych pozwala również ograniczyć zużycie energii, sprzętu, tonerów i czasu potrzebnych do obsługi wersji papierowych.
Chcesz wzmocnić przewagę konkurencyjną swojej firmy dzięki cyfryzacji dokumentów?
Kliknij tutaj i wypróbuj bezpłatnie elektroniczny obieg dokumentów na platformie GreenTransit!
