ROI nie kłamie – Cyfrowe dokumenty przewozowe to mierzalne oszczędności, a dokumentacja papierowa to przeszłość
W branży transportu, spedycji i logistyki, gdzie opóźnienia mogą wiązać się z konsekwencjami w postaci dodatkowych kosztów, dotkliwych strat czy wysokich odszkodowań, a błędy w dokumentacji przewozowej mogą skutkować zatrzymaniem transportu lub karami finansowymi. Nieadekwatność papierowych listów przewozowych do współczesnych warunków rynkowych staje się oczywista.
Choć cyfryzacja w bardzo dużym zakresie wkroczyła do niemal każdego sektora gospodarki, to branża transportowa i logistyczna z różnych przyczyn wciąż ma wiele do nadrobienia w tym zakresie. Dziś to się zmienia. Zbliżające się zmiany prawne, rosnące koszty operacyjne, coraz większe wymagania klientów i mocna konkurencja powodują, że cyfrowe dokumenty przewozowe to już nie nowinka technologiczna dla wybranych firm, ale konieczność operacyjna i strategiczna dla wszystkich.
Realne korzyści potwierdzone danymi
W GreenTransit nie kończymy pracy w momencie wdrożenia naszego systemu. Regularnie analizujemy realizowane przez nas projekty, aby upewnić się, że nasi klienci rzeczywiście osiągają wymierne efekty dzięki przejściu z papierowych dokumentów na nasz system cyfrowego obiegu dokumentacji.
Stworzyliśmy autorską metodologię obliczania oszczędności i zwrotu z inwestycji (ROI), która pozwala precyzyjnie ocenić efektywność konkretnego wdrożenia. Dzięki temu nasi klienci mają jasność co do wartości dodanej, jaką niesie dla nich cyfryzacja dokumentów na platformie GreenTransit.
W naszych analizach sprawdzamy, jak bardzo możemy skrócić czas transportów i jak mocno możemy zredukować koszty operacyjne. Te kalkulacje przynoszą dane, którymi chcielibyśmy podzielić się w tym artykule.
Rzeczywiste koszty papieru w transporcie
Tradycyjne dokumenty transportowe generują szereg kosztów, których łatwo można uniknąć i które bywają pomijane w analizach i kalkulacjach operacyjnych. Szacując koszty wykorzystywania dokumentacji papierowej trzeba uwzględnić pozycje takie jak czas pracy, drukowanie, przechowywanie, przesyłanie, zabezpieczanie, utrzymanie drukarek i fizycznych archiwów, a nawet ryzyko związane z błędami, niepełnymi danymi, uszkodzeniami czy utratą dokumentów. Dla firmy realizującej setki lub tysiące transportów rocznie oznacza to straty liczone nawet w tysiącach złotych.
Z analiz przeprowadzanych przez GreenTransit wynika, że użytkownicy naszego systemu elektronicznego obiegu dokumentów przewozowych – po przejściu z dokumentów papierowych na cyfrowe – są w stanie zaoszczędzić w niektórych przypadkach nawet do 85% nakładów finansowych przeznaczanych na administrację dokumentacją transportową!
W branży TSL każda minuta jest ważna
Czas przewozu ładunku bezpośrednio przekłada się w branży transportowej na koszty i jakość. Procesy generowania, przesyłania, podpisywania i archiwizowania dokumentów wliczają się w czas realizacji transportu i w przypadku wersji papierowych mogą zająć nawet kilka dni, gdy w grę wchodzi przesyłanie papierów pocztą lub kurierem. W rezultacie wydłuża się cały proces logistyczny, co wpływa negatywnie na efektywność operacyjną i satysfakcję klientów. W dobie cyfryzacji staje się to coraz mniej akceptowalne, a potrzeba automatyzacji i przyspieszenia obiegu dokumentów wychodzi na pierwszy plan.
Kalkulacje przeprowadzane przez GreenTransit i bazujące na realnych danych pochodzących od naszych klientów, pokazują, że rzeczywista oszczędność czasu po zastosowaniu naszego systemu może sięgać średnio około 60%, a w niektórych sytuacjach dochodziła nawet do pułapu 84%!
Papier może być źródłem wielu problemów
W branży transportowej każda pomyłka w liście przewozowym i każdy brak w danych mogą mieć poważne konsekwencje. Papierowe dokumenty transportowe są narażone na wiele ryzyk – mogą zostać uszkodzone, zgubione, zniszczone lub błędnie wypełnione. W natłoku zleceń nietrudno o przeoczenie czy pomyłkę, która opóźni dostawę lub uniemożliwi jej rozliczenie. Brak jednego dokumentu lub drobny błąd ludzki mogą skutkować przestojem w płatnościach, reklamacjami, a nawet karami umownymi czy odszkodowaniami. Takie sytuacje nie tylko generują zbędne koszty, a naprawianie błędów zajmuje cenny czas, ale również wpływają negatywnie na reputację firmy.
W ramach analiz prowadzonych wśród naszych klientów sprawdzamy również, czy system GreenTransit obniża ryzyko błędów. Użytkownicy wskazują jako ważną zaletę naszego rozwiązania fakt, że minimalizuje błędy dzięki m.in. automatyzacji, stałemu dostępowi do dokumentów oraz możliwości ich sprawdzania i poprawiania czy zaciąganiu danych z systemów typu TMS, WMS i ERP.
Zmiany prawne wspierają cyfryzację dokumentów transportowych
Analizując wymierne korzyści płynące z cyfryzacji dokumentów przewozowych, nie sposób pominąć również aspektów regulacyjnych. Nadchodzące zmiany w przepisach krajowych i unijnych otwierają przed firmami z branży TSL zupełnie nowe perspektywy na optymalizację czasu i kosztów działalności.
Choć obecnie najbardziej bezpiecznym rozwiązaniem pozostaje model hybrydowy (czyli przeprowadzanie całego obiegu dokumentacji elektronicznie i drukowanie tylko jednego egzemplarza listu przewozowego na potrzeby kontroli), to już wkrótce będzie możliwa pełna cyfryzacja. To milowy krok w stronę nowoczesnej, zautomatyzowanej logistyki.
Z jednej strony, Unia Europejska intensyfikuje działania w zakresie cyfryzacji, przewidując, że od 9 lipca 2027 roku unijne organy kontrolujące będą miały obowiązek akceptowania cyfrowych wersji dokumentów przewozowych. Z drugiej, w Polsce trwają prace legislacyjne mające na celu umożliwienie wystawiania listu przewozowego w formie pisemnej – w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, co oznacza, że na terytorium Polski podczas kontroli drogowej kierowca będzie mógł okazać dokument związany z przewożonym ładunkiem w postaci elektronicznej, z użyciem środków komunikacji elektronicznej.
Cyfryzacja dokumentów to oszczędności na wielu płaszczyznach
Inwestycja w cyfryzację dokumentów przewozowych przekłada się na wymierne oszczędności, lepszą organizację pracy i większą efektywność operacyjną. Co ważne, wdrożenie takich rozwiązań przynosi zwrot z inwestycji szybciej niż można byłoby się tego spodziewać – niemal natychmiast. A benefity nie wiążą się tylko z niższymi kosztami i krótszym czasem obsługi.
Jeśli szukasz rozwiązania, które realnie usprawni procesy transportowe i przyniesie konkretne oszczędności dla Twojej firmy, skontaktuj się z nami. Porozmawiajmy o rozwiązaniu na miarę potrzeb i możliwości Twojej firmy, dzięki któremu możesz:
- skrócić czas tworzenia i obiegu dokumentów transportowych,
- przyspieszyć wystawianie faktur i otrzymywanie płatności za zrealizowane usługi,
- zredukować koszty operacyjne związane z obsługą dokumentacji,
- zminimalizować ryzyko błędów takich jak nieczytelność, pomyłki czy braki danych,
- poprawić komunikację między zleceniodawcą, przewoźnikiem i odbiorcą,
- usprawnić archiwizację oraz zyskać stały i łatwy dostęp do dokumentów,
- zwiększyć bezpieczeństwo danych, chroniąc dokumenty przed ich utratą,
- spełnić wymagania klientów, a tym samym zdobyć przewagę konkurencyjną,
- zapewnić klientom dostęp do monitorowania przewozów w czasie rzeczywistym,
- zadbać o środowisko naturalne przez zmniejszenie zużycia zasobów,
- przygotować się na cyfryzację zgodną z nadchodzącymi regulacjami prawnymi.
Możesz również samodzielnie założyć konto do bezpłatnych testów – przez miesiąc bez żadnych limitów i zobowiązań – klikając tutaj!
