System GreenTransit to niezwykle kompleksowe rozwiązanie, w którym można zrealizować pełny obieg dokumentów używanych podczas procesów transportowych. Można tu generować, udostępniać, podpisywać i archiwizować zarówno eCMR, jak również wszystkie inne dokumenty przewozowe.
Tak bogata funkcjonalność nie oznacza jednak, że tylko w ten jeden całościowy sposób można pracować na platformie GreenTransit. Gdy pełne przejście na elektroniczną administrację dokumentami transportowymi jest niemożliwe albo wydaje się być zbyt dużym wyzwaniem, wtedy warto skupić się tylko na kluczowych lub newralgicznych obszarach bądź wdrażać nowe rozwiązania krok po kroku.
W tym artykule poznasz alternatywne sposoby użycia systemu GreenTransit:
- Cyfryzacja dokumentów transportowych to nie tylko eCMR.
- Cyfrowy obieg można zastosować dla wybranych dokumentów lub procesów.
- System GreenTransit to też współdzielenie dokumentów i współpraca online.
- Podpisy „on screen” usprawniają i przyspieszają obieg dokumentacji.
- GreenTransit umożliwia stopniowe wdrażanie dokumentów i procesów cyfrowych.
Cyfryzacja tylko wybranych dokumentów lub procesów
W wypadku korzystania z systemu GreenTransit, to klient decyduje, które dokumenty i procesy cyfryzuje, automatyzuje i usprawnia.
Korzystanie z platformy można ograniczyć do tworzenia, udostępniania i podpisywania tylko jednego rodzaju dokumentu. Może to być oczywiście eCMR, ale również krajowy list przewozowy, dokument WZ, protokół szkody, kwit paletowy, dokument dostawy, dokument zwrotu towaru albo inny plik w formacie PDF.
Istnieje również opcja, żeby automatyzować wyłącznie te procesy, które są najbardziej problematyczne. Można więc skupić się na konkretnym wycinku całego procesu administracji dokumentacją transportową. Być może wyzwaniem jest eliminacja błędów przy tworzeniu dokumentów. Może istnieje potrzeba generowania dokumentów na podstawie danych z innych systemów. A może trzeba udostępniać dokumenty bez konieczności wysyłania ich pocztą lub kurierem.
Współdzielenie dokumentów oraz współpraca online
Na pewno nikogo nie trzeba przekonywać, że szybki, sprawny i precyzyjny przepływ informacji oraz dokumentów jest kluczowy dla sukcesu każdego przewozu. Z tego powodu wielu klientów GreenTransit bardzo ceni sobie możliwość współdzielenia dokumentów przewozowych w formule online.
Praca na dokumentach współdzielonych na platformie GreenTransit minimalizuje ryzyko pojawienia się błędów lub nieścisłości. Gdy któryś z uczestników przewozu zauważy jakiś problem w dokumencie, może natychmiast zasygnalizować uwagi, zmiany lub poprawki, co przyspiesza proces logistyczny.
Przechowywanie dokumentów online to także stały dostęp do najbardziej aktualnych wersji dokumentów. Nawet, gdy nie wszyscy uczestnicy transportu korzystają z systemu GreenTransit, to łatwo mogą śledzić status przesyłki i być na bieżąco – bez ryzyka korzystania z nieaktualnych informacji.
Cyfryzacja w tym zakresie przynosi także oszczędności czasu oraz pieniędzy. Eliminuje potrzebę drukowania, skanowania i przesyłania wersji papierowych. Dodatkowo, na platformie GreenTransit kierowca może podać godzinę przyjazdu na miejsce załadunku lub rozładunku, co pozwala zoptymalizować dostawę i procesy magazynowe.
Podpisy „on screen”, czyli bez konieczności wysyłki oryginałów
Tradycyjny sposób gromadzenia podpisów jest czasochłonny i kosztowny, bo wymaga przewożenia lub przesyłania dokumentów. Wydłuża też proces otrzymywania płatności za zrealizowaną usługę transportową. GreenTransit to alternatywne rozwiązanie, które pozwala uzyskiwać podpisy w formie elektronicznej w prosty i efektywny sposób.
Podpisy elektroniczne to dziś codzienność wielu firm. Niestety często wymaga zakupu drogich rozwiązań. A tymczasem na platformie GreenTransit można w rozsądnej cenie uzyskiwać podpisy od swoich partnerów. Dzięki temu nawet najmniejsze firmy zyskują możliwość szybkiego i bezpiecznego zatwierdzania dokumentów, których potrzebują, żeby szybciej wystawić fakturę i uzyskać płatność za zakończony transport.
Stosując GreenTransit, podpisy w formule „on screen” można zbierać na przykład na dokumentach WZ, dokumentach dostawy oraz listach przewozowych – od nadawcy, spedytora, magazyniera, kierowcy czy odbiorcy. Nie potrzeba więc drukowania, skanowania i wysyłania dokumentów w formie papierowej. Każda uprawniona osoba ma stały dostęp online do najbardziej aktualnej wersji każdego dokumentu. Dokumenty są bezpieczne i chronione przed nieautoryzowanym dostępem. A cały proces jest w 100% zgodny z obecnie obowiązującymi regulacjami prawnymi (przeczytaj też artykuł: „eCMR w wersji hybrydowej”).
Stopniowe przygotowanie do pełnej cyfryzacji i zmian prawnych
Zmiany realizowane krok po kroku mają znacznie większą szansę na sukces niż duże, jednorazowe wdrożenia. Stopniowe modyfikacje procesów z pomocą systemu GreenTransit pozwalają bezstresowo przetestować nowe rozwiązanie zanim zostanie ono wdrożone na szerszą skalę. Takie podejście daje też większą kontrolę – łatwiej jest monitorować efektywność zmian i wprowadzać ewentualne poprawki.
Powolne przyzwyczajanie swojej firmy i jej współpracowników do korzystania z dokumentów cyfrowych na platformie GreenTransit ma większą szansę na sukces. W małe zmiany prościej jest zaangażować personel oraz partnerów biznesowych, ponieważ nie wymaga to uczenia się wszystkiego na raz. Nawet niewielki zakres automatyzacji w zakresie obiegu dokumentów przewozowych ułatwia pracę, więc wszyscy – widząc korzyści – będą bardziej otwarci na dalsze zmiany.
Dodatkowo, 21 sierpnia 2024 roku wejdzie w życie rozporządzenie eFTI, a od 2027 roku organy kontrolujące, które działają na terytorium Unii Europejskiej, będą miały obowiązek akceptowania cyfrowych dokumentów przewozowych. W związku z tym można spodziewać się też, że poszczególne kraje w przyszłości zaczną wprowadzać regulacje nakładające obowiązek stosowania cyfrowych dokumentów przewozowych. Jeśli zatem firma rozpocznie testowanie i wdrażanie rozwiązań cyfrowych wcześniej, będzie lepiej przygotowana do zmian, a jej pracownicy i partnerzy będą już świetnie wiedzieli, co mają robić w nowej sytuacji!
Chcesz przetestować system GreenTransit?
Zyskaj miesięczny dostęp do platformy bez żadnych opłat!
Sprawdź, które ze wszystkich możliwych zastosowań GreenTransit jest optymalne dla Twojej firmy!
FAQ: Najczęstsze pytania o alternatywne sposoby wykorzystania GreenTransit:
Tak, w wypadku platformy GreenTransit cyfryzacja nie ogranicza się do zastosowania eCMR. Można tu cyfryzować inne dokumenty transportowe, takie jak dokumenty dostawy czy zlecenia przewozowe, a także procesy obiegu dokumentów – generowanie, udostępnianie, podpisywanie i archiwizowanie. Dzięki temu cały obieg dokumentów staje się szybszy, bardziej przejrzysty i łatwiejszy do kontrolowania. Nawet bez eCMR można uzyskać realne oszczędności i poprawić efektywność operacyjną.
Tak, system GreenTransit umożliwia współpracę – dokumenty można przeglądać, poprawiać, komentować, ustawiać alerty i powiadomienia oraz podpisywać. Każda strona ma dostęp do zawsze aktualnej wersji dokumentu, co eliminuje problemy z wersjonowaniem i opóźnienia w komunikacji. W rezultacie komunikacja w całym łańcuchu dostaw staje się automatyczna, łatwa i niemal natychmiastowa.
Podpis elektroniczny typu „on-screen” zastosowany w systemie GreenTransit przyspiesza cały proces obiegu dokumentów – nie trzeba przesyłać dokumentów w formie papierowej tam i z powrotem. Dzięki temu można szybciej wystawiać faktury i rozliczać usługi transportowe, co poprawia płynność finansową firmy. Podpis „on-screen” zwiększa też bezpieczeństwo danych, ponieważ wszystkie podpisy i dokumenty są przechowywane w systemie cyfrowym i dostępne w czasie rzeczywistym.
Tak, przy wykorzystaniu systemu GreenTransit cyfryzację można wdrażać etapami, np. zaczynając od jednego dokumentu, a następnie rozszerzając ją na kolejne. Alternatywnie można zacząć od jednego procesu, np. generowania i udostępniania dokumentów, a potem dodawać kolejne funkcje, takie jak podpisy elektroniczne, alerty czy powiadomienia. Takie podejście pozwala spokojnie prowadzić cyfryzację, bez chaosu i presji. System GreenTransit jest w pełni skalowalny, dzięki czemu można stopniowo optymalizować wszystkie etapy obiegu dokumentów.
