O systemie

GreenTransit – System elektronicznego obiegu dokumentów w transporcie

Przetestuj bezpłatnie

System GreenTransit umożliwi firmom z branży transportu, spedycji oraz logistyki wyeliminowanie dokumentacji w wersji papierowej i korzystanie z eCMR oraz cyfrowych wersji pozostałych dokumentów transportowych.

Znacznie więcej niż e-CMR

Temat wycofania dokumentacji papierowej w branży TSL jest coraz popularniejszy w krajach Unii Europejskiej. System GreenTransit jest czymś znacznie więcej niż tylko elektronicznym listem przewozowym (eCMR). Jest to platforma, dzięki której każdy dokument występujący w procesie przewozu można zmienić z wersji papierowej na wersję elektroniczną.

GreenTransit można zintegrować z systemami obecnie stosowanymi w przedsiębiorstwach, aby jak najszerzej usprawnić procesy. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jakie możliwości i korzyści może osiągnąć Twoja firma, wdrażając system elektronicznego obiegu dokumentów GreenTransit!

Istotne oszczędności pieniędzy i czasu

Realia transportu, które towarzyszyły nam podczas tworzenia GreenTransit uświadamiały nam, że wypełnianie oraz dalsza obsługa papierowych wersji dokumentów zabiera zdecydowanie za dużo czasu. Naszym priorytetem było skrócenie tego procesu oraz zapewnienie jak największego poziomu intuicyjności systemu elektronicznego obiegu eCMR i pozostałych dokumentów przewozowych i magazynowych.

Poniższe wyliczenia opierają się na danych przedstawionych w analizie wykonanej przez SIRA Consulting Research dla Ministerstwa Transportu w Danii. Przeciętny godzinowy koszt pracy wymagał rozszerzenia o średnie krajowe i koszty ponoszone przez pracodawcę związane z utrzymaniem pracownika. Obliczenia zostały wykonane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia w III kwartale 2020 r. W tabelach przedstawione są koszty związane z obsługą procesu przewozu, z uwzględnieniem czynności występujących po realizacji usługi transportu.

Tabela 1. Koszty czasu pracy związane z obsługą dokumentacji papierowej

Wykorzystanie papierowych wersji CMR i innych dokumentów w transporcie

Tabela 2. Koszty czasu pracy związane z obsługą dokumentacji elektronicznej

System elektronicznego obiegu dokumentów w transporcie i eCMR dla branży TSL

W tabeli nr 2 został przedstawiony przypadek kosztów obsługi dokumentacji przy stosowaniu elektronicznego listu przewozowego (eCMR). Operacje 1 oraz 2 nie występują z powodu generowania listu przewozowego na podstawie danych z systemu lub zamówienia. Kontrola ładunku przebiega identycznie jak w przypadku stosowania dokumentacji w wersji papierowej. Nie występuje jednak przekaz oraz archiwizacja dokumentów z powodu elektronicznego dostępu do danych posiadanego przez wszystkich uczestników procesu transportowego w czasie rzeczywistym.

Tym samym czas potrzebny do obsługi dokumentów transportowych zmalał z 23 do 9 minut, co niesie redukcję kosztów związanych z obsługą dokumentacji z 15,61 zł do 6,11 zł.

 

Stosując system elektronicznego obiegu eCMR i pozostałych dokumentów – GreenTransit, całą niezbędną dokumentację może przygotować spedytor w dowolnym momencie i przesłać je do kierowcy, który nie musi poświęcać swojego cennego czasu na obsługę stosu kartek.

Prostota w działaniu i bezpieczeństwo

System GreenTransit przechowuje dane w chmurze S3 serwisu AWS (Amazon Web Services), co gwarantuje poziom trwałości na poziomie 99,999999999%, natomiast dostępność systemu jest utrzymywana na poziomie 99,99% w ciągu roku. Oznacza to jedno z największych poziomów dostępności – system będzie działać wtedy, kiedy go potrzebujesz. 

 

Wykorzystywana technologia PWA zapewnia dostępność systemu na komputerze, telefonie oraz tablecie za pomocą przeglądarki. Co w przypadku braku dostępu do Internetu podczas kontroli? Bez obaw, ostatnie otworzone karty mogą zostać zapisane w historii przeglądarki, co umożliwi przedstawienie dokumentów do kontroli nawet w razie braku dostępu do Internetu.

 

Tworząc system GreenTransit naszym celem było zoptymalizowanie każdego procesu związanego z dokumentami potrzebnymi do wykonania transportu, dlatego dużą uwagę przywiązaliśmy do codziennych użytkowników systemu – kierowców i magazynierów. Są to osoby, które każdego dnia borykają się z czasochłonnym wypełnianiem oraz problematycznym przechowywaniem dokumentów. Po analizie pracy użytkowników dostosowaliśmy interfejsy do wyświetlania najważniejszych i najpotrzebniejszych funkcji, co pozwala uzupełnić i podpisać dokumenty za pomocą kilku kliknięć. Zajmuje to zdecydowanie mniej czasu, a proces implementacji naszego systemu elektronicznego obiegu dokumentów jest niesamowicie prosty i szybki.

Czas to pieniądz

Firmy działające w branży TSL borykają się z ogromnymi karami i kosztami za nieterminowe załadunki i rozładunki. Bardzo często związane jest to ze źle wypełnionymi dokumentami i nieporozumieniami w przepływie informacji.

 

Wdrożenie systemu GreenTransit ogranicza te problemy do minimum. Obecnie każdy kierowca posiada telefon lub inne urządzenie elektroniczne, które pozwala odczytywać dokumenty oraz pracować w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Połączenie każdego ogniwa w łańcuchu dostaw przez nasz system, umożliwia nadawcom oraz odbiorcom towarów przygotować się na sprawny załadunek i rozładunek. Magazynierzy jeszcze przed przyjazdem auta na miejsce wiedzą dokładnie, jakie auto przyjedzie, kto jest kierowcą, a także mają wgląd do dokumentów.

 

Płatność za używanie systemu GreenTransit następuje po zakończonym miesiącu rozliczeniowym. Znaczy to, że nie pobieramy żadnych opłat na poczet korzystania z systemu, a nasi klienci płacą tylko za przestrzeń i dokumenty, które wykorzystali w poprzednim miesiącu. Jest to niesamowicie proste oraz tanie w porównaniu do kosztów związanych z obsługą dokumentów papierowych.

CZY WIESZ ŻE?

Dzięki szybkiemu potwierdzeniu dostawy towaru za granicę, nie trzeba odprowadzać VAT od sprzedanych produktów. Według holenderskiego związku transportowego TLN (Transport Logistiek Nederland), sektor transportu – dzięki elektronicznej dokumentacji – jest w stanie zaoszczędzić nawet 180 mln €.

Szacuje się, że aż 60% kosztów administracyjnych w całej branży TSL mogłoby być zaoszczędzone, na czym skorzystaliby wszyscy operatorzy transportu drogowego, z których 99% to MŚP.

Ponadto dzięki eliminacji papierowych dokumentów w transporcie można zaoszczędzić rocznie około 160 mln kartek papieru (przy średniej wynoszącej 3 kopie każdego dokumentu na transport).

Przekłada się to na 360 mln drzew rocznie!

Papierowa wersja dokumentów

  • Czas od wykonania transportu do płatności dochodzi nawet do 111 dni!
  • Uzyskanie szybszej płatności wiąże się z wysłaniem oryginałów dokumentów pocztą, a co za tym idzie generowaniem dodatkowych kosztów, które w skali roku tworzą niebotyczne kwoty.
  • Konieczne jest ręczne wypełnianie każdego z dokumentów, często skutkuje to błędami i dodatkowym zużyciem papieru.
  • Przechowywanie dokumentacji transportowej wymagane jest przez 5 lat. Przy dużej liczbie zleceń skutkuje to zajęciem ogromnej przestrzeni, za którą zwykle trzeba zapłacić.
  • Zgubienie dokumentów lub błąd w dokumentach = brak płatności.

GreenTransit

  • Rozpoczęcie procesu fakturowania zaraz po zakończonym transporcie.
  • Koszty generowania oraz przechowywania dokumentów nawet 4 razy mniejsze!
  • Usprawnienie procesu administracji dokumentów przez stworzenie folderów, w których łatwo można znaleźć wszystkie dokumenty i uwagi dotyczące jednego transportu.
  • Bezpieczeństwo przechowywanych danych.
  • Szybka identyfikacja statusu przesyłki w czasie rzeczywistym.
  • Sprawna komunikacja między wszystkimi uczestnikami procesu transportowego.
  • Wszystkie dokumenty transportowe w jednym miejscu.
  •  

Elektroniczny obieg dokumentów w systemie GreenTransit

GreenTransit - System elektronicznego obiegu dokumentów i eCMR w transporcie

Chcesz bezpłatnie przetestować system GreenTransit i eCMR?​

Zarejestruj się i wykorzystaj darmowy okres próbny!​

Sprawdź elektroniczny obieg dokumentów przewozowych na realnych dokumentach Twojej firmy przez miesiąc. Tym samym zrobisz pierwszy krok w kierunku cyfryzacji eCMR i pozostałych dokumentów niezbędnych w procesie transportu.

Zarejestruj się