Obserwując polski rynek, można zauważyć, że polscy przedsiębiorcy – również z branży transportu i logistyki – często obawiają się wdrażania innowacji. Jedną z przyczyn jest obawa, że nowoczesne narzędzia są skomplikowane do zaimplementowania oraz wymagają poniesienia wysokich kosztów wdrożenia i późniejszej obsługi.
Inną barierą dla zwiększania innowacyjności polskich firm z segmentu TSL jest pogląd, że zmiana stosowanych dotychczas rozwiązań na najnowsze technologie wiąże się z dodatkowym ryzykiem. Wpływ mają na to między innymi potencjalne problemy i zakłócenia w codziennej pracy, konieczność szkolenia i nauki obsługi nowych systemów, brak czasu czy brak osoby odpowiedzialnej za wdrożenie oraz obsługę nowego rozwiązania.
Powyższe obawy nie są jednak uzasadnione, gdy w grę wchodzi cyfryzacja dokumentów przewozowych w systemie GreenTransit – wdrożenie eCMR i pozostałych elektronicznych dokumentów transportowych nie jest ani kosztowne, ani skomplikowane.
eCMR to rozwiązanie korzystne dla całego łańcucha dostaw
W procesach transportowych bierze udział wiele podmiotów. Mogą to być zleceniodawcy, nadawcy, spedytorzy, przewoźnicy i odbiorcy. Każde z ogniw łańcucha dostaw odgrywa istotną rolę w tym procesie. A transport ma znacznie większą szansę zostać zrealizowany bez problemów oraz w terminie, gdy każdy uczestnik sprawnie i bezbłędnie realizuje swoje zadania.
System elektronicznego obiegu dokumentów przewozowych GreenTransit jest platformą łączącą w jednym miejscu wszystkie te podmioty oraz wszystkie stosowane przez nie dokumenty przewozowe. Cyfryzacja dokumentów przewozowych daje nie tylko możliwość automatyzacji procesów, ale także stały dostęp do kompletnych i aktualnych informacji o przewozie.
Co więcej, z platformy GreenTransit nie muszą korzystać wszyscy uczestnicy danego transportu. Gdy część partnerów nie korzysta z tej platformy, wtedy udostępnianie dokumentacji odbywa się przez przesyłanie na adres email lub numer telefonu linków, pod którymi można dodawać, podpisywać oraz pobierać dokumenty występujące w konkretnym przewozie.
Cyfryzacja dokumentów przewozowych również dla sektora MŚP
Zazwyczaj duże firmy oraz korporacje częściej i łatwiej podejmują decyzje o wdrażaniu innowacji. W podmiotach z sektora MŚP cyfryzacja bywa odsuwana w czasie aż do chwili, gdy jest absolutnie konieczna lub wymagana prawnie. Dzieje się tak m.in. ze względu na mniejsze możliwości finansowe oraz brak dostępu do wysoko wykwalifikowanych i bardzo dobrze opłacanych ekspertów.
Z drugiej strony, małe i średnie firmy działające w branży transportu i logistyki są szczególnie narażone na ryzyko utraty konkurencyjności względem większych podmiotów. Właśnie to powoduje, że szczególnie mniejsze podmioty z rynku TSL powinny zainteresować się elektronicznym obiegiem dokumentów transportowych.
Standardowe wdrożenie systemu GreenTransit nie wymaga ani specjalistycznej wiedzy, ani długiego czasu, ani wysokich nakładów finansowych. Korzystanie z tego rozwiązania pozwala właścicielom firm lepiej kontrolować i optymalizować swoje wydatki.
Oszczędności finansowe związane z cyfryzacją dokumentów przewozowych
System GreenTransit to rozwiązanie, które obniża koszty obiegu dokumentów transportowych nawet o 40% poprzez:
- znacząco mniejsze nakłady pracy na administrację dokumentami,
- brak konieczności przesyłania pocztą lub kurierem dokumentów papierowych,
- brak potrzeby archiwizowania papierowej dokumentacji,
- ograniczenie kosztów zakupu papieru, energii czy tonerów do drukarek,
- przyspieszenie procesu fakturowania, co wpływa na krótszy termin płatności oraz poprawę płynności finansowej.
Usprawnienie procesu transportowego dzięki cyfryzacji dokumentów
System GreenTransit poprawia komunikację, oferując wszystkim uprawnionym osobom z każdej firmy biorącej udział w transporcie:
- możliwość tworzenia i uzupełniania eCMR oraz innych dokumentów – minimalizuje to ryzyko opóźnień w załadunku i rozładunku, a także ryzyko poniesienia kar,
- dostęp do aktualnej dokumentacji w czasie rzeczywistym (dotyczy to nie tylko opcji przeglądania i podpisywania dokumentów, ale także generowania ich i dodawania do nich uwag oraz korekt błędów) – zmniejsza to ryzyko finansowe w razie szkody oraz eliminuje potrzebę wprowadzania danych i poprawek do różnych systemów,
- możliwość sprawdzania na bieżąco statusu transportu i innych ważnych informacji (np. jakie auto przyjedzie, o której godzinie i kto odbierze lub dostarczy dany towar) – skraca to czas oczekiwania aut na załadunek lub rozładunek oraz przyspiesza proces kontroli dokumentów,
- automatyczne powiadomienia na temat załadunku i dostawy – eliminuje to konieczność stałego kontaktowania się z załadowcą, przewoźnikiem czy odbiorcą.
Ograniczenie ryzyka prawnego dotyczącego cyfryzacji dokumentów
Część firm działających w transporcie i logistyce obawia się przejścia z papierowych na elektroniczne dokumenty eCMR – z powodu niejednoznacznych regulacji prawnych i związanego z tym ryzyka prawnego.
Biorąc pod uwagę obowiązujące w polskiej branży TSL ramy prawne, najbezpieczniejszym obecnie rozwiązaniem jest wersja hybrydowa eCMR, która jest dostępna w systemie GreenTransit. Łączy ona korzyści płynące z cyfryzacji dokumentów przewozowych z bezpieczeństwem prawnym.
Polskie przepisy nie zabraniają korzystania z elektronicznej formy dokumentów. Jednak polskie ustawodawstwo nie mówi wprost o akceptowalności elektronicznych dokumentach transportowych. Polska ustawa o transporcie drogowym nie wskazuje jednoznacznie formy dokumentu, który należy przedstawić podczas kontroli, a mówi jedynie o tym, że należy okazać dokument lub inny nośnik informacji.
Dodatkowo, protokół uzupełniający do konwencji CMR, do którego Polska przystąpiła we wrześniu 2019 roku, jednoznacznie stwierdza możliwość korzystania z elektronicznych listów przewozowych.
Co więcej, Parlament Europejski przyjął rozporządzenie eFTI w sprawie elektronicznych informacji w transporcie towarowym. Ma ono wejść w życie 21 sierpnia 2024 roku, a od 2026 roku organy kontrolujące, które działają na terytorium Unii Europejskiej, będą miały obowiązek akceptowania cyfrowych dokumentów przewozowych.
Chcesz dowiedzieć się, jak eCMR może pomóc Twojej firmie?
Skontaktuj się z nami, aby porozmawiać o możliwościach, jakie daje GreenTransit!
